Disposez d'une visibilité optimale sur les coûts et les délais d'approvisionnement import, afin de mieux les anticiper. Avec le module Grand Import de Generix Collaborative Entreprise vous pouvez prévoir au plus juste les coûts et les délais des importations et bénéficier d'une vision actualisée de l'avancement des approvisionnements.
Administration des achats
Les processus achat diffèrent selon la typologie des produits achetés et les règles d'habilitation identifiées. Dotés d'un véritable outil de modélisation de processus (BPM), GCE personnalise les processus Achats de l'entreprise en fonction de son mode de fonctionnement.
De multiples étapes peuvent être activées ou occultées (appel d'offre, commande, avis de livraison, réception, contrôle qualité, contrôle facture, avoir). Les règles et moteurs de tarification proposent aux utilisateurs les conditions tarifaires des fournisseurs en fonction du contexte de la commande.
Le portail Achats proposé aux équipes Achat apporte de la productivité et procure aux utilisateurs un accès à toutes les informations de l'ERP facilitant la prise de décision, par exemple des comparatifs fournisseurs sont proposés aux utilisateurs.
Le contrôle facture rapproche la facture avec les réceptions contrôlées et positionne ou non le bon à payer.
e-Procurement
Les demandes d'achat (en général sur des flux non marchands) sont saisies dans les différents services ou agences de la structure. GCE propose une saisie simplifiée visant à collecter ces « demandes d'achat » des différents services. Ces demandes sont limitées à un catalogue de produits autorisés ou contrôlées en fonction du montant unitaire de la commande ou du budget autorisé au service. Les demandes peuvent également porter sur des produits hors catalogue qui seront alors sourcés par le service achat.
Le cycle de validation entre alors en jeu et, selon le workflow modélisé, les responsables valident ces demandes, qui se voient ensuite attribuer un fournisseur par les services achat pour transformation en commande d'achat.
Le suivi budgétaire est assuré, la visibilité sur l'avancement des demandes est partagé.
Approvisionnements
L'approvisionnement amont assuré par GCE identifie les quantités à approvisionner en fonction des niveaux de stock, des commandes de vente, ou des prévisions de la demande. Les quantités proposées tiennent compte également des fréquences de livraison des fournisseurs et de la couverture de stock souhaitée par les approvisionneurs. Les besoins sont consolidés en fonction des différents lieux de vente ou de stockage.
Les filières d'approvisionnement (flux direct, flux stockés, transit, ...) les plus adaptées au besoin sont proposées.
Gestion des importations
L'approche Import de GCE s'axe sur deux critères principaux, la connaissance du prix de revient et le respect des délais.
Les prix de revient estimés sont calculés sur les acheminements, ils tiennent compte des prix fournisseurs et y ajoute selon les incoterms les éléments de coûts supplémentaires, (echantillon, frêt, assurance, embarquement, transbordement, douane). Ces frais sont attribués via des matrices de décision prenant en compte le contexte de l'acheminement (type de transport, port de départ, port d'arrivée, incotem) et les caractéristiques produit (poids, volume, valeur).
Le prix de revient estimé est comparé au prix de revient réel a posteriori. De la qualité du prix de revient estimé dépend la rentabilité de l'opération import.
Les délais sont également mis sous surveillance sur ces acheminements import. Des jalons calculés au préalable sont positionnés en fonction du contexte (selon des schémas type modélisés dans GCE). Ces jalons sont ensuite contrôlés lors de l'exécution de l'opération import et les alertes sont générées en cas de dérive. L'acheminement est sous contrôle par ce tracking.
Contrats d'achat et contrôle budgétaires
Les accords passés avec les fournisseurs (contrats GCE) associent des conditions commerciales fournisseur à des engagements de volume ou de chiffre d'affaires. Ces contrats sont directement impactés par les commandes passées auprès des fournisseurs et leur réalisation est contrôlée au fil de l'eau.
Les budgets d'achat mémorisés dans la gestion financière e-Finance de GCE sont incrémentés par les commandes fournisseurs. Des alertes et blocages sont positionnées en cas de dépassement.
Extranet fournisseur et appel d'offre
La publication d'appel d'offre sur un portail fournisseur et la collecte des réponses à ces appels d'offre facilitent le travail des acheteurs. Les réponses sont comparées en fonction de critères prédéterminés, et la meilleure réponse est proposée aux valideurs.