Facturación electrónica con las administraciones públicas europeas

DIGITAL SINGLE MARKET

La creación de un Mercado Único Digital implica eliminar las barreras nacionales a las transacciones realizadas en línea, tanto en el sector público como privado, y pasar de 28 mercados nacionales a uno que sea único formado por más de 500 millones de personas y potenciales consumidores. 

El sector público desempeña un papel clave en el mercado único digital como organismo regulador. El uso de la facturación electrónica en el sector público contribuirá a la modernización de las administraciones públicas y permitirá a los miembros general importantes beneficios en términos de ahorro, impacto ambiental, reducción de las cargas administrativas e incrementar la transparencia fiscal. 

La comisión europea considera que la adopción de forma generalizada de la facturación electrónica beneficiará al conjunto de la Uninón Europea y contribuirá a aumentar su competitividad. 

La interoperabilidad

La interoperabilidad es la capacidad de un sistema o plataforma para recibir datos de un socio independiente y otra plataforma, como la de un competidor. Se requiere que los sistemas de facturación electrónica alcancen esta interoperabilidad que será clave para alcanzar el Mercado Único Digital, un elemento esencial para hacer posible una tranformación digital. 

Con el fin de solucionar esa falta de cohesión, la Comisión Europea ha creado diversas iniciativas, entre las que destaca el Marco Europeo de la Interoperabilidad (EIF) Se trata de un conjunto de guías, recomendaciones y principios comunes destinados a facilitar y promover la prestación de servicios públicos de forma transfronteriza. Supervisa las distintas estrategias de digitalización de las administraciones públicas de cada país, verificando que cumplen los requisitos mínimos que garanticen la interoperabilidad en la Unión Europea. 

Los estándares Europeos

Con el objetivo de garantizar la máxima interoperabilidad entre todos los Estados Miembro, la Comisión Europea encargó a la asociación europea CEN (Comité Europeo para la Estandarización) la creación de los estándares para la facturación electrónica. Teniendo un estándar europeo reconocido por todos los Estados Miembro, permite a las empresas la oportunidad de vender sus productos y servicios en todo el Mercado Único Europeo. 

Las dos sintaxis aprobadas según el estudio del CEN son las siguientes:

• Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM-CII) 
• Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015

Esto supone que las administraciones públicas adjudicadoras están obligadas a recibir y procesar las facturas electrónicas que cumplan con la normal europea sobre facturación electrónica y cualquier sintaxis que figure en la lista publicada por la Comisión. 

El estándar PEPPOL

PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) es un conjunto de especificaciones diseñado para facilitar la contratación pública entre empresas y administaciones, sin importar la ubicación o los sistemas utilizados. Es decir, es un estándar común e interoperable, clave para el desarrollo de la digitalización transfronteriza. 

El mensaje estandar adoptado por la red PEPPOL se denomina PEPPOL-UBL (Universal Business Languaje) y se trata de una variante del XML. 

Está concebido para su uso en todo tipo de industrias y sectores. De todos modos, hoy en día, el campo más desarrollado es el de la salud. 

Actualmente está operativo en países como Reino Unido, Francia, Noruega, Holanda, Austria, Italia y Bélgica. 

Estado de la factura en países miembro de la UE y otros países europeos

En la siguiente imagen podréis ver un resumen del estado de implementación de la facturación electrónica en diferentes países de Europa. Y más abajo entraremos al detalle de la implementación de la factura electrónica en algunos de los países de la UE.

ESPAÑA

Obligatoriedad
Factura electrónica obligatoria con la Administración Pública desde el 15 de enero de 2015.

Factura Electrónica B2G

Los proveedores de la Administración deben enviar las facturas electrónicas al PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) que cada Administración Pública tiene habilitado y preparado técnicamente para facilitar la recepción de los ficheros. Una vez recibidas las facturas electrónicas en el PGEFe, estas se remitirán de forma automática al registro contable del departamento correspondiente para proceder a su tramitación y pago.

Factura Electrónica B2B

La Ley de Contratos 9/2017 establece la obligatoriedad de uso de la factura electrónica a través de FACeB2B a partir del 1 de julio de 2018 en las relaciones entre subcontratistas y contratistas principales de la Administración Pública cuando el importe de ésta supere los 5.000 euros.

BÉLGICA

Obligatoriedad
Desde julio de 2017 todas las administraciones públicas del gobierno federal deben poder recibir facturas electrónicas. Desde 2018, los proveedores del gobierno federal que participen en licitaciones de más de 135.000€, también están obligados a facturar de manera electrónica. Desde enero de 2020, el gobierno central solamente aceptará facturas electrónicas. En la región de Flandes, desde 2017 tanto sus administraciones públicas como sus proveedores están obligados al uso de la factura electrónica, convirtiéndose en la región más avanzada en material de facturación electrónica de Bélgica. Las otras regiones todavía están trabajando en la implementación de legislación regional sobre la factura electrónica.

Sistema
Las facturas electrónicas hacia el sector público pueden enviarse siguiendo el modelo PEPPOL. El gobierno federal tiene una plataforma central de recepción de facturas llamada MERCURIUS, conectada con la red PEPPOL. Todas las entidades públicas del país – tanto centralizadas como descentralizadas – pueden utilizar esta plataforma. Sin embargo, tienen la libertad de elegir una conexión directa con la red PEPPOL.

POTUGAL

Obligatoriedad
Desde el 18 de abril de 2019, las administraciones e institutos públicos centrales ya tienen la obligación de recibir la factura en formato electrónico. A partir del 18 de abril 2020 su uso se extenderá a las administraciones públicas de ámbito local.
Para las grandes empresas, la factura electrónica será obligatoria con la Administración Pública desde diciembre de 2020. Las pymes y pequeñas empresas deberán hacerlo a partir del 30 de junio de 2021.

Sistema
La eSPAP proporcionará una plataforma para la implementación del modelo electrónico en Portugal. Pero no todos los organismos públicos están obligados a utilizarla.

ITALIA

Obligatoriedad
Desde 2014 es obligatorio el uso de la factura electrónica con la Administración Pública. Además, desde 1 de febrero de 2020 también es obligatorio el uso del pedido electrónico con las entidades del Servicio Sanitario Nacional.

Factura Electrónica B2G
La factura electrónica italiana se denomina FatturaPA. El Sistema di Interscambio (SdI) es el portal para el envío de facturas electrónicas a las administraciones públicas. A través de este portal, se reciben las facturas electrónicas y el SdI las redirige a su destinatario identificado con su código IPA.
En el caso de los pedidos electrónicos, se contemplan 3 escenarios de uso, dependiendo de cada situación, estos son enviados a través de la plataforma Nodo Smistamento Ordini (NSO) quien valida los documentos. El formato de los pedidos debe ser UBL PEPPOL

Factura Electrónica B2B-B2C
Desde el 1 de enero de 2019, la factura electrónica también es obligatoria en el ámbito B2B y B2C, entre privados. La transmisión de las facturas se realiza de forma telemática a la plataforma del SdI.

* En el proceso de emisión de facturas con destino la Administración Pública podrá incorporarse firma electrónica cualificada desde dispositivo seguro de creación de firma.** Para la conservación de los documentos se exige que procesos adicionales como la firma electrónica y la marca de tiempo siguiendo las exigencias de la ley de la Conservazione Sostitutiva.

ALEMANIA

Obligatoriedad
La gestión de facturas electrónicas solo es obligatoria para las administraciones públicas a nivel estatal. A partir del 18 de abril de 2020 esta obligación será extendida para las instituciones federales y municipales. Desde noviembre de 2020 además, los proveedores B2G del gobierno central (Bund) y de momento, del estado federal de Bremen estarán obligados a emitir las facturas en formato digital.

Sistema
El sistema de facturación electrónica en Alemania está descentralizado. El punto de entrada para la recepción de las facturas electrónicas de los proveedores en Alemania a nivel nacional es el portal central Zentrales Rechnungseingangsportal des Bundes ZRE. A nivel federal, cada estado puede escoger si quieren utilizar la plataforma del gobierno central u otros sistemas.
El formato de factura electrónica permitidos son el XRechnung y ZUGFeRD. En el caso del XRechnung se trata de un documento XML adaptado con las exigencias de la Unión Europea. Por su parte el ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland), es un formato híbrido, compuesto por un PDF A3 con un XML embebido conforme al estándar europeo.

FRANCIA

Obligatoriedad
Desde el 1 de enero de 2020 todos los proveedores de las Administraciones Públicas deben emitir facturas electrónicas. La declaración, transmisión y recepción de facturas electrónicas B2G se deben realizar en el portal de facturación Chorus Pro.

Sistema
La Autoridad Tributaria francesa (AIFE) ha creado un portal de entrada de facturas a la administración pública llamado Chorus Pro. Por un lado, actúa como un HUB, encargado de concentrar las facturas de los proveedores y de distribuirlas a la Administración Pública correspondiente para su tramitación. Por otro lado, también ofrece funcionalidades propias de un portal web gratuito de emisión, subida y consulta de estados de las facturas electrónicas, dirigido a las microempresas que no cuentan con una solución tecnológica de automatización e integración de datos EDI.

* En el caso de las facturas dirigidas a la administración pública a partir de 2017, se admiten dos tipos de archivos XML: INVOICE UBL V2 Y UN/ CEFACT CII (CCTS/NDR v3.0).** Si bien la obligación legal es de conservar las facturas durante 6 años, es habitual que emisor y receptor conserven los documentos originales durante al menos 10 años por las distintas interpretaciones que se pueden realizar sobre las especificaciones que establecen los distintos códigos franceses.