Facturación electrónica: ¿Qué nos dejó el 2018?

Facturación regulada en materia fiscal

Cumpliendo con los requisitos comerciales, legales, contables y fiscales, la factura es un documento importante para la empresa ya que certifica la compra o venta de un producto o servicio. Debe incluir varias declaraciones obligatorias para cumplir con el Código de Comercio, el Código General Tributario y el Libro de Procedimientos Tributarios.

Si se presta especial atención a la preparación de las facturas (tanto en papel como en formato electrónico), es porque los Estados desean garantizar sus medios de recaudación del IVA, que representa, por ejemplo,casi el 50% de los recursos en Francia, frente al 30% o 40% en el mundo.

Para verificar las buenas prácticas de facturación, coexisten 2 métodos de control de facturas:

• El llamado enfoque Post audit (utilizado en América del Norte y en la mayoría de los países de la Unión Europea): la auditoría es llevada a cabo a posteriori por una brigada especial que interviene en las organizaciones para comprobar que las facturas están correctamente redactadas;

• El llamado método de liquidación (utilizado en países con altos índices de fraude fiscal como Rusia, Turquía, América Latina, China, India, etc.): la administración lleva a cabo el control incluso antes de enviar la factura al cliente.

Cada vez son más los países que se acercan al modelo de verificación en tiempo real y continua, como Polonia, España y los Estados Bálticos. En Portugal, por ejemplo, desde 2014, las empresas están obligadas a enviar sistemáticamente sus facturas y documentos de transporte a la administración (formato SAFT-AT). En el futuro, este método podría convertirse en la norma con el uso generalizado de las facturas electrónicas.

Digitalización de facturas en la UE

De conformidad con la Ley Nº 2000-23 de 13 de marzo de 2000, por la que se adapta el derecho de la prueba a las tecnologías de la información y a la firma electrónica, todo documento escrito presentado en forma electrónica se considera legalmente como prueba con valor jurídico (artículo 1316 del Código Civil).

Por lo tanto, la digitalización de las facturas y la desaparición del original en papel es posible, siempre que se respeten las normas establecidas por las directivas europeas y las autoridades fiscales: garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas desde su emisión hasta el final de su período de conservación obligatorio.

De acuerdo con el artículo 22 de la Directiva 2010/45/UE, 3 procesos IT son aceptados en  Europa para cumplir con estas obligaciones:

1. el expediente protegido por una auditoría fiable: aplicación de un proceso de control de gestión en cada fase de la tramitación de las facturas para garantizar la relación entre la operación comercial efectuada, la factura emitida y el pago efectuado;;

2. el fichero firmado: añadir una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma;

3. Intercambio electrónico de datos (EDI): utilización de procedimientos para garantizar la autenticidad e integridad de la factura.

Conforme al apartado V del artículo 289 del Código General de Impuestos, una factura en papel digitalizada no puede considerarse electrónica. Sin embargo, una modificación del texto en 2017 permite digitalizar una factura en transmisión y recepción para hacer desaparecer su copia en papel.

¿Cuál es la diferencia entre facturas digitales y electrónicas?

Como recordatorio, una factura digitalizada es cualquier factura creada en papel que haya sido digitalizada. Los procedimientos de digitalización de las facturas en papel se definieron en un decreto de 22/03/2017 adoptado de conformidad con el artículo L102B del Libro de procedimientos fiscales.

La factura escaneada debe estar en conformidad con el original, acompañada de un formato digital, con fecha, legible, integrada y almacenada en formato PDF o PDF/A-3. La Administración acepta que una factura en papel pueda ser enviada en formato digital siempre que la versión informatizada de la factura esté firmada y su versión en papel se mantenga en paralelo. Esta práctica se tolerará hasta 2020 como máximo, dependiendo del tamaño de la empresa.

Por lo que se refiere a la facturación electrónica, las normas vigentes se recogen en el Boletín Oficial de Finanzas Públicas (BOFIP) de 18 de octubre de 2013 y corresponden a la transposición al Derecho francés de la Directiva europea 2010/45/UE. Según este documento, la preparación de las facturas puede encomendarse a un tercero encargado de garantizar la facturación (un auditor jurado de cuentas, por ejemplo). Sin embargo, la empresa sigue siendo responsable de las declaraciones de impuestos relacionadas con las transacciones realizadas, a pesar de la existencia de un mandato.

Facturación transfronteriza y facturación electrónica en la esfera pública

Si tiene relaciones comerciales con países extranjeros, debe cumplir con la normativa vigente en su país de origen de acuerdo con el principio de soberanía nacional. Si la empresa tiene su sede en España, deberán aplicarse las normas españolas a la hora de emitir la factura.

Dependiendo de los países, pueden producirse variaciones en los avisos legales, los formatos de estructuración de los datos, la naturaleza de los certificados y de los organismos autorizados para expedirlos, las certificaciones locales, la organización del archivo y su duración, y la ubicación de los datos.

En cuanto a las relaciones comerciales con el sector público, todos los países europeos están sujetos a las normas establecidas en la Directiva Europea 2014/55/EU, cuyo objetivo es hacer obligatoria la facturación electrónica para 2020.

Por ejemplo en Francia, este reglamento se complementó con la ley habilitante del 01/03/2014 y la Orden 2014-697 del 26/06/2014 que prevé la creación de una plataforma única de recepción de facturas estructuradas (en formato UBL, UNXML y PDF) para las entidades públicas: Chorus Pro.

Nuevos estándares europeos de facturación

A nivel europeo, en el verano de 2017 se impusieron nuevos estándares de facturación electrónica. Se trata de la forma en que deben redactarse las facturas, de la información que debe figurar en ellas, de su ubicación, etc. Todo ello con el mismo objetivo: la normalización de las normas europeas de facturación.

Este es el caso, en particular, de las normas TC 434 del Instituto Europeo de Normalización CEN, que definen un modelo de datos semánticos que debe proporcionarse para cada factura. En ellas se especifica que las sintaxis UN/CEFACT UBL 2.1 y CrossIndustryInvoice D16B deben ser adoptadas por las autoridades públicas para cualquier intercambio electrónico de datos.

Paralelamente, muchos países europeos han dado pasos hacia la digitalización de las facturas en el sector privado. En España, el sistema de facturación del SII, para el "suministro inmediato de información", o sistema de declaración inmediata, entró en vigor el 1 de julio de 2017. Se trata de un nuevo sistema de información en tiempo real de los datos fiscales a través de una plataforma dedicada.

También se acompaña de un sistema de liquidación, que requiere que las empresas españolas proporcionen información clave cada vez que se envía una factura de cliente. Una forma eficaz de reforzar los controles de las declaraciones y de detectar irregularidades y posibles fraudes.

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En Italia, el sistema es esencialmente el mismo que en España, y se llama FatturaPA. Sin embargo, su aplicación ha sido más gradual: el 1 de enero de 2017, el formato utilizado inicialmente para el intercambio de facturas electrónicas con las administraciones públicas se extendió a las empresas del sector privado.

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En la misma línea, países como Hungría, Polonia y Turquía han llevado la digitalización de facturas al siguiente nivel al incorporar la facturación electrónica en su legislación. 

Hacia un mercado digital único basado en la confianza en los servicios

Por último, tenga en cuenta que el 23/07/2014 el Parlamento Europeo y el Consejo de Europa adoptaron el Reglamento nº 910/2014, conocido como eIDAS, que define un marco europeo para las transacciones electrónicas dentro de la Unión Europea. Este texto, que trata de la identificación electrónica y de los servicios fiables, tiene por objeto facilitar la aparición de un mercado único digital. Abarca el tema de la firma electrónica, que puede delegarse en un proveedor de servicios de confianza.

Para aplicar estas medidas, el Comité Europeo de Normalización (CEN) elaboró y publicó el 28/06/2017 una norma europea que define un formato de convergencia entre Francia y Alemania: Factur-X. Se trata de una factura electrónica en formato PDF/A-3 que incluye datos XML. Se trata de un proyecto diseñado para simplificar la transmisión de facturas con una encapsulación de datos estructurados e imágenes en el mismo archivo.