Mattel Portugal implementa EDI y facturación electrónica con Generix | Generix Group

Mattel Portugal implementa un proyecto de facturación electrónica con EDI y e-factura

Mejora efectiva en la gestión empresarial

Reducción de la carga administrativa y papeleo

Reducción del tiempo de transacción y rastreabilidad de facturas

Eliminación de incidentes asociados al proceso basado en papel



¿Por qué implementó la factura electrónica?

Mattel es una empresa especializada en la venta y distribución de juguetes.

Mattel Portugal se puso en contacto con Generix Group para desarrollar una solución que cubriera las órdenes de recepción, gestión de inventario y ventas de productos de una manera más rápida que la que tenían en ese momento. Además, buscaban obtener robusted en el intercambio de la información tanto interna como externamente y ser capaces de mejorar los procesos de gestión intrínsecos de su negocio. 

 

Por ello la misión de Generix Group fue la de gestionar electrónicamente toda la información de facturación con sus principales clientes. "Las herramientas de Mattel Portugal eran más rudimentarias y necesitábamos un nuevo software que nos permitiera reducir nuestra carga administrativa, contribuyendo así a una gestión empresarial más estratégica y proactiva, en sintonía con el mercado en el que nos movemos", afirma Paulo Barroso, Director Financiero de Mattel Portugal.

 

Soluciones escogidas

 
Después de analizar diferentes opciones, Mattel Portugal decidió implementar las soluciones de EDI e Invoice Manager para la facturación electrónica con sus pricinpales clientes:
  • EDI es un servicio basado en un motor de traducción any2any que permite la transformación bidireccional, la supervisión y la gestión de la comunicación de mensajes..
  • Invoice Manager es la solución responsable de validad, autenticar y archivar electrónicamente las facturas electrónicas de acuerdo a las normas legales vigentes en los diferentes países en los que opera.

La ejecución del proyecto supuso la coordinación entre los equipos técnicos de Generix y Mattel, que trabajaron de forma coordinada para abordar las diversas cuestiones técnicas y administrativas asociadas a este proyecto.

Resultados obtenidos con EDI y la facturación electrónica

"Las soluciones escogidas de Generix Group: Invoice Manager y EDI fueron las soluciones que nos ofrecieron las mayores garantías de mejora efectiva para nuestra empresa sin afectar a las tareas que ya estaban en marca en Mattel" afirma Paulo Barroso, CFO de Mattel Portugal. "El proyecto de facturación electrónica resultó ser una ganancia en relación a la gestión de las cuentas con nuestros clientes, en particular en el área de distribución. Invoice Manager nos ayudó a reducir la carga de trabajo administragivo y los trámites asociados con la relación comercial de Mattel y sus principales clientes de distribución", continúa diciendo Paulo. 
 
"Actualmente, somos capaces de monitorizar con precisión la trazabilidad de las facturas diariamente, optimizando el tiempo de transacción de los documentos y eliminando los errores asociados al mismo proceso pero en papel. La relación comercial con los clientes mejoró y aportó un enorme valor añadido a la gestión de los procesos de Mattel, desde la recepción de un pedido hasta el envío y entrega en el sitio deseado. La digitalización fiscal de las facturas proporcionada por Invoice Manager en modo SaaS, nos ha permitido diponer de un servicio de alta disponibilidad sin necesidad de adquirir hardwares propios" afirma Paulo Barroso
 
El modelo de "pago por uso" utilizado por Mattel permite capitalizar los costes asociados al uso del servicio. Con la solución en SaaS: el soporte técnico y el mantenimiento del sistema son soportados por Generix Group sin que Mattel tenga que proporcionar cualquier tipo de recurso técnico para ello. "En Mattel disfrutamos de grandes ahorros anuales en papel, sellos, sobres, de alrededor de 3.500€, sin incluir la parte administrativa y documental que la factura electrónica resuelve estupendamente, desde que contamos con las soluciones aportadas por Generix" concluye Paulo Barroso.