[Artículo Opinión] Estrategias para la sostenibilidad

Las perspectivas de desarrollo resultante de la transformación digital son vitales para la mayoría de los sectores económicos. Ésta evolución trae consigo nuevas oportunidades de negocio y lleva a las empresas a adoptar nuevas tecnologías en Cloud tales como los portales de colaboración, redes sociales o aplicaciones móviles, entre otras. La velocidad y la estabilidad de las comunicaciones contribuyen a la tendencia natural de comercializar las soluciones en régimen “Software as a Service” (SaaS) como una alternativa a los modelos tradicionales de licencias.

Para obtener fácilmente acceso a la información, Internet se ha convertido en una herramienta indispensable para la toma de decisiones ya que sirven de apoyo a quienes compran un determinado producto o servicio. Además de contribuir a la globalización de los negocios, esta realidad hace que el cliente sea un elemento cada vez más exigente e incluyente en la cadena de consumo.

La competitividad del mercado hace que la ardua tarea de materializar los beneficios en función de la sostenibilidad y el crecimiento de la empresa sea un hecho que lleva a las empresas a pensar y reorganizar sus procesos administrativos, comerciales y logísticos. La combinación de una buena práctica administrativa y una logística fluida y sin complicaciones, contribuye significativamente a la diferenciación en el mercado y permite aumentar la capacidad de respuesta de las organizaciones. Esto implica, que las empresas deben colaborar más y mejor entre sí, planteando inmediatamente un asunto de extrema importancia: ¿Qué prácticas deben abordar las empresas para mejorar y agilizar la comunicación entre ellas?

El uso exclusivo de métodos convencionales de comunicación (correo electrónico, teléfono, fax y carta) para gestionar las relaciones comerciales, hoy en día son insuficientes para satisfacer la demanda de un nivel de servicio más alto. Por ejemplo, preparar, emitir y suministrar un fármaco en dos horas después de haber sido ordenado por el paciente en el mostrador de una farmacia; o entregar por la noche un grupo de alimentos de una compra realizada por la mañana a través de un Portal Online…etc. Las tareas manuales asociadas a la puesta en marcha y el procesamiento de la información en relación al ciclo de compra/venta, premian la rapidez con la que la información fluye entre los actores del proceso y determina el nivel de capacidad de respuesta al cliente. Por tanto, es esencial no sólo identificar los puntos que influyen negativamente en el rendimiento y la calidad de la información tramitados, sino también adoptar modelos para automatizar tareas manuales efectiva, económica y tecnológicamente viables.

La factura electrónica es un ejemplo. Los dos últimos años revelan el creciente impulso de los procesos de desmaterialización de facturas y de los flujos de información asociados a éstas (pedidos, avisos de expedición, etc.) tanto en el sector privado como en las empresas de administración pública. El reconocimiento de la relación coste/beneficio de esta tecnología por parte de las empresas, contribuye a ampliar una red en la que proveedores y clientes generan el impulso necesario para que otras empresas adopten también este tipo de soluciones.

Hay varios estudios que demuestran la reducción de hasta un 80% en costes administrativos en comparación con la facturación basada en papel. Sin importar el tamaño o la madurez de la empresa que desee implementar esta tecnología, hay soluciones de mercado que van desde la simple desmaterialización legal de un PDF o soluciones de facturación EDI, hasta plataformas más completas de gestión de tareas de requisición y compras a proveedores.  Al automatizar y agilizar las tareas administrativas, estas soluciones contribuyen al aumento de la eficiencia en la gestión de procesos que, incluso siendo más complejos, consumen importantes recursos en la empresa.

El papel estratégico de la desmaterialización de facturas asume una gran importancia en las organizaciones no sólo por los aspectos anteriormente mencionados, sino por el efecto que este primer paso revela en la forma en la que las empresas se relacionan entre sí: con una estrategia de negocio de sostenibilidad y responsabilidad ambiental.