[En Bref] Les cinq risques à gérer lors de la transition vers l’archivage numérique
Publié le 3 juillet 2017
Une étude MARKESS a révélé que l’archivage légal des documents numériques est devenu un défi stratégique pour 59 % de l’instance décisionnelle d’une entreprise. Aux fins de garantir le respect de la législation, les politiques générales de gestion de risque d’une entreprise intègrent désormais des normes strictes en matière d’archivage. Concernant la conservation de documents numériques, il existe plusieurs secteurs à risque auxquels une entreprise doit toujours penser.
Risque de non-respect de la réglementation
Certains registres réglementaires imposent l’observation de procédures obligatoires en matière d’archivage des documents numériques. Même si la loi autorise les entreprises à utiliser des documents numériques en tant que preuve recevable, elles doivent aussi être capables de prouver que leur structure d’archivage est conforme à la législation stricte en vigueur. Celles qui ne respectent pas les mesures relatives à la conservation ou à la présentation de documents numériques originaux en cas d’audit s’exposent à des risques de sanctions.
Risque d’audit
Les entreprises doivent pouvoir présenter la version originale de tout document numérique sur demande, en tout temps et dans le cadre de tout type de contrôle juridique ou d’audit. Par exemple, la direction générale de l’entreprise doit mettre à disposition en ligne le format original d’une facture électronique afin qu’elle soit accessible à tout moment. À des fins juridiques, les entreprises doivent s’assurer que tous les documents originaux sont facilement accessibles et lisibles à tout moment.
Risque de perte, dommage ou falsification d’une preuve numérique
Une entreprise doit garantir que tous les documents numériques originaux sont protégés contre la destruction, le dommage ou la falsification, car ils doivent être immédiatement accessibles à tout moment en cas de litige juridique.
Risque de perte du patrimoine et de la culture de l’entreprise
Les entreprises réalisent la valeur potentielle de leur propre patrimoine numérique lorsqu’il est question de conserver des documents propres à la société en lien avec son activité en général. Ces documents ont de la valeur pour le patrimoine et l’économie de l’entreprise, garantir leur protection est donc une décision stratégique.
Risques d’atteinte à la protection des données
Les documents numériques contiennent souvent des informations sensibles qui doivent être sécurisées et protégées. Outre la conformité de l’archivage, la conservation de ces documents doit aussi être régie par des politiques strictes en matière de sécurité.
