De omschakeling naar papierloos: 6 obstakels om dringend te overwinnen!
Gepubliceerd op 9 mei 2018
Hoewel papierloos gaan de eerste stap is in de digitale transformatie van een bedrijf, moeten veel bedrijven zich nog op deze weg wagen. Waarom? Angsten en aarzelingen verhinderen dat digitalisering zich verspreidt in bedrijven. Hier zijn een paar tips om je te helpen deze angsten te overwinnen.
1. Een die-hard afhankelijkheid van papier
Papierloos zijn kan een schok zijn voor langdurige gebruikers van papier. Of deze aarzeling voortkomt uit diepgewortelde gewoonten of een gehechtheid aan fysieke documenten, het zet een aantal bedrijven de nieuwe werkmethoden in de weg.
Om bedrijven bij deze verandering te helpen, moet de bedrijfscultuur volledig opnieuw worden uitgevonden met digitale processen. Het idee is om een beweging op gang te brengen, een overgang naar papierloos, waarvoor het digitaliseren van gegevens een must is.
2. Kosten en tijd
Bedrijven hebben niet altijd de tijd of de middelen om een digitaliseringsproject te starten, wat betekent dat er moet worden geïnvesteerd in tools en clouddiensten om ervoor te zorgen dat de informatiesystemen en -processen die moeten worden geautomatiseerd correct worden gedocumenteerd.
Deze investering levert echter aanzienlijke resultaten op. Het gebruik van papierloze facturen vermindert bijvoorbeeld de doorlooptijden en verbetert de belangrijkste financiële indicatoren, voornamelijk DSO en DPO. Dit vermindert ook aanzienlijk de kosten. Met de oplossingen aangeboden door Generix Group bespaart u gemiddeld €6 voor elke uitgegeven factuur en €10 voor elke ontvangen factuur.
3. Organisatorische obstakels en impacts
Digitalisering van gegevens vereist reorganisatie van werkmethoden en een evolutie in knowhow en verbetermethoden. Deze periode van opleiding en aanpassing kunnen frustratie veroorzaken, omdat sommige werknemers het gevoel kunnen hebben dat ze hun autoriteit of verantwoordelijkheid verliezen, wat kan leiden tot een verminderde productiviteit.
Het gebruik van een digitaliseringsoplossing heeft echter veel positieve effecten: geautomatiseerde transacties, minder geschillen, betere zichtbaarheid, beter beheer van documentlevenscycli, verbeterde beveiliging en integriteit van de gegevens, snellere informatie-uitwisseling, verbeterde gegevenskwaliteit,...
Om dit te doen, moet je idealiter silo's afbreken en direct overstappen op een flexibeler systeem waarmee alle afdelingen hun efficiëntie en gezamenlijke inspanningen vergroten.
4. Angst om de controle te verliezen
Bedrijven staan onder grote druk om hun activiteiten de automatiseren en te standaardiseren. Uit deze druk komt de angst om de controle over bepaalde taken te verliezen als gevolg van het automatiseren van processen.
Sommige werknemers zijn dus op hun hoede voor digitalisering, omdat zij vrezen dat software alle beslissingen voor hen zal nemen. Oplossingen voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk worden gekoppeld aan validatieworkflows. Als zodanig zou het onmogelijk zijn om een taak te valideren zonder toestemming van de verantwoordelijke persoon.
5. Online datalekken
Een ander obstakel dat voorkomt dat bedrijven papierloos gaan is de angst dat hun gegevens die online in een cloud worden opgeslagen, kunnen worden geschonden.
Digitaliseringsoplossingen zijn echter uitgerust met systemen voor het beveiligen van gegevens. Bepaalde elektronische uitwisselingen kunnen bijvoorbeeld worden aangepast aan het niveau van vertrouwelijkheid van het document en benodigde beveiliging.
In ieder geval gaan de beveiligingsoplossingen die worden toegepast op digitale documenten veel verder dan de handmatige maatregelen die kunnen worden toegepast op fysieke documenten: gegevensencryptie, integriteitsbeheer, opslag van bewijskracht, authenticatiebeheer, traceerbaarheid van toegang,...
6. Gebrek aan juridisch inzicht
Digitalisering is niet langer afhankelijk van de grootte van een bedrijf. Wanneer er regels zijn, zijn ze van toepassing op alles: digitale B2G-facturen, loonstroken en belastingaangiften,...
In het beste geval houdt het implementatieschema rekening met de grootte van een bedrijf als een van de fundamenten. Dit is hoe het CHORUS-project werkt in Frankrijk. Het dwingt bedrijven hun klanten in de publieke sector digitaal te factureren volgens een schema dat varieert volgens de bedrijfsgrootte.
Het digitaliseren van gegevens is essentieel voor de digitale transformatie van elk bedrijf. Maar velen van hen zijn nog steeds op hun hoede voor de komst van digitale dingen. Generix Group heeft dus oplossingen ontwikkeld voor het digitaliseren van gegevens die zijn afgestemd op de bedrijfsbehoeften, vooral voor KMO's en middelgrote ondernemingen. Onze oplossingen zorgen voor de beveiliging van de uitgewisselde informatie, wat op zijn beurt zorgt voor een hoge ROI.
Bron afbeelding: Pixabay – myrfa
Sinds 2013 speelt Generix Group een toonaangevende rol op de markt van de dematerialisatie van facturen met zijn aanbod Invoice Managed Services - Onbeperkte forfait.
