Skip to main content
By Christophe Viry
on 19 Jun 2017 12:49 PM
  • E-Invoicing
Nous avons récemment abordé les différents motifs de changement de prestataire de service en matière de facturation électronique, ainsi que les critères à suivre pour faire le bon choix. Nous allons maintenant vous donner un aperçu de tout ce à quoi vous pouvez vous attendre durant la migration vers un système de facturation électronique. Une expertise réglementaire, organisationnelle et technique accompagnée d’un calendrier, d’étapes à suivre, d’une analyse de la gestion du risque et des répercussions sur l’activité sont les éléments qui doivent constituer un plan de migration. Un plan de migration parfaitement pensé guidera le chef d’entreprise à chaque étape et lui permettra d’avoir une visibilité totale du processus. Si vous vous sentez déjà un peu perdu, voici les dix étapes les plus importantes à suivre lors de la migration vers une solution cloud de facturation dématérialisée.
 

Phase d’initialisation

C’est la phase durant laquelle le fournisseur de logiciel évaluera l’ensemble des besoins du client, développera un plan de projet détaillé, examinera la structure de la configuration demandée et analysera l’ensemble des flux ainsi que les éventuels pièges.La migration vers la facturation électronique ne peut se faire en douceur tant que ces éléments mobiles n’ont pas d’abord été mis à plat comme il se doit.
 

Phase de spécifications

À ce stade du projet, les données propres aux clients telles que les contacts, les profils, les flux d’activité, la création et la gestion de l’archivage, ainsi que toute entité juridique, sont identifiées et planifiées.
 

Ouverture de comptes

Une fois les flux et les niveaux d’accès déterminés, on procède à l’ouverture des profils et des comptes. Ces comptes seront utilisés lors des tests afin de garantir la sécurité et le bon fonctionnement de chaque accès et de chaque flux. Il s’agit des comptes internes mais aussi externes.
 

Configuration et développement

Dès lors que l’ensemble des spécifications sont en place, le processus de migration peut être configuré et développé dans le respect du plan. C’est le moment de la conception de l’interface. Le calendrier de développement du projet dépend intégralement de l’envergure et de la difficulté du projet de migration à l’étude.
 

Récupération des archives

Une fois la nouvelle solution configurée, toutes les archives sont récupérées et restaurées dans le nouveau système. Tout ancien document numérique restauré dans le nouveau système numérique sécurisé doit observer l’ensemble des lois applicables en matière de conformité.
 

Test produit

Chaque nouveau système de facturation électronique doit faire l’objet de nombreux tests avant son lancement. Les testeurs se confronteront à tout type de flux et de scénarios, devront corriger des bugs de marquage pour ensuite mener des tests de régression. Votre fournisseur collaborera avec vous pour rédiger les différents scénarios de cas d’utilisation propres à votre entreprise.
 

Formation des utilisateurs

La formation peut être délivrée de différentes manières : webinaires, cours sur site, tutoriels, modules, ou encore formation individuelle d’un ou plusieurs collaborateurs qui seront ensuite chargés de former d’autres personnes à leur tour. Dans l’idéal, la formation des utilisateurs doit être réalisée avant le lancement.
 

Lancement en production

Le moment que tout le monde attendait : le jour du lancement ! À ce stade précis, votre ancien système de facturation électronique sera intégralement remplacé par une version live de votre nouveau système, rendant l’ancien obsolète. Votre fournisseur participe très activement à la surveillance du lancement du nouveau système, en garantissant que celui-ci se déroule sans accroche ; tout problème survenant sera d’ailleurs traité sur-le-champ.
 

Étude pilote

Une fois le système de facturation électronique SaaS lancé et en fonctionnement, le lancement initial est étudié en détail afin de garantir qu’aucun élément n’a été oublié au cours des étapes précédentes. Il vaut mieux effectuer cette partie le plus tôt possible car c’est elle qui donne l’assurance qu’aucun bug n’a été trouvé après la migration.
 

Prochaines phases de migration

Si vous disposez de multiples sources de données, ou si vous débutez avec une petite zone pilote, il se peut que vous connaissiez plusieurs phases de migration. Elles auront lieu une fois le lancement initial considéré comme réussi.
 

Fin du projet de migration

Dès lors que la migration du système est entièrement effectuée et que tout fonctionne comme prévu, le projet de migration de facturation électronique peut être considéré comme finalisé.
 

Vérification conformité entreprise

À ce stade, votre entreprise passera en revue le système pour veiller à ce qu’il respecte l’ensemble des politiques de l’entreprise, des processus métiers et des exigences légales déjà applicables.
 

Développement d’un éventuel plan de retour en arrière/de secours

Chaque système devrait disposer d’un plan de secours au cas où il rencontrerait des difficultés ou si vous deviez effectuer un retour en arrière pour une quelconque raison. Cette étape a lieu une fois que le système fonctionne correctement.
 
Tant que vous possédez un plan détaillant toutes les étapes nécessaires, les projets de migration n’ont aucune raison de représenter des tâches pénibles ! Nous espérons que les informations ci-dessus vous seront utiles. Pour en savoir plus sur toutes les transformations du marché de la facturation électronique, n’hésitez pas à consulter notre récent article sur le sujet.
 

Christophe Viry

Expert in EDI, Software integration, e-invoicing…