Mattel met en place la facturation électronique - Generix Group

Mattel implémente un projet de facture électronique

Amélioration effective de la gestion de l'entreprise

Réduction de la charge administrative et bureaucratique

Réduction du temps de transaction et traçabilté des transactions futures

Elimination des incidents associés au processus sur support papier



Pourquoi mettre en place la facture électronique ?

Mattel est une entreprise spécialisée dans la commercialisation et la distribution de jouets.

Mattel Portugal a contacté Generix Group pour déployer une solution qui permettrait d'accélérer la réception des commandes, la gestion de stocks et la vente de produits et de produire simultanément des effets visibles de solidité dans l'échange d'informations interne et externe, domaine qui s'est révélé de plus en plus important pour une meilleure gestion des processus relatifs à l'activité de Mattel Portugal.

Generix Group a pour mission de gérer toutes les informations de facturation par voie électronique avec les clients du secteur de la grande distribution de Mattel Portugal. « Les outils dont disposait Mattel Portugal étaient plus rudimentaires et il fallait un logiciel qui permette de libérer facilement la charge administrative, en favorisant une gestion des activités plus stratégique, proactive et attentive au marché dans lequel la marque s'insère », déclare Paulo Barroso, directeur financier de Mattel Portugal.

La solution choisie

  • NetIXOne est un service basé sur un moteur de traduction any2any qui permet de transformer, surveiller et gérer la communication des messages dans les deux sens.
     
  • Invoice Manager est responsable de la validation, l'authentification et l'archivage électronique des factures électroniques conformément aux dispositions légales en vigueur dans les divers pays où Mattel Portugal intervient.

La mise en place du projet a impliqué la coordination entre les équipes techniques de Generix Group et de Mattel Portugal et Espagne, qui ont travaillé en syntonie pour résoudre les diverses questions techniques et administratives associées à ce projet.

Résultats obtenus avec la solution EDI + Dématérialisation de factures

« Les solutions de Generix Group choisies : Invoice Manager et NetIXone sont celles qui nous ont offert le plus de garanties pour améliorer effectivement la gestion de notre entreprise, sans créer d'impact sur les tâches déjà en cours au sein de Mattel Portugal », affirme Paulo Barroso, directeur financier de Mattel Portugal. Le projet de facture électronique s'est avéré être une plus-value pour la gestion des comptes de nos clients, notamment dans le secteur de la distribution. « Invoice Manager a contribué à la réduction de la charge administrative et bureaucratique associée à la relation commerciale de Mattel avec ses clients de la grande distribution », déclare Paulo Barroso.

Actuellement, nous pouvons assurer un contrôle quotidien rigoureux de la traçabilité de la facture, le temps de transaction des documents ayant été optimisé, tout en éliminant les incidents reliés au même processus sur support papier. La relation commerciale avec les clients s'est améliorée et a apporté de la valeur ajoutée à la gestion des processus de Mattel Portugal, de la réception d'une commande à son expédition et à sa livraison au lieu souhaité. « La dématérialisation fiscale des factures grâce à Invoice Manager, disponible en régime d'externalisation pour que Mattel Portugal permette de bénéficier d'un service à haute disponibilité sans recourir à l'achat d'un hardware spécifique ou dédié », affirme Paulo Barroso.

Le modèle « pay-per-use » utilisé par Mattel a permis de rentabiliser les coûts associés à l'utilisation du service, le paiement étant fait en fonction de l'utilisation : le support technique et la maintenance du système sont à la charge de Generix Group, Mattel Portugal n'ayant aucun type de ressource technique à mettre à disposition à cet effet. « Avec les solutions de Generix Group – Invoice Manager et NetIXone – Mattel Portugal a réalisé une économie annuelle d'environ 3 500 € en matériel d'économat, tel que papier, timbres ou enveloppes, ce montant ne comprenant pas la partie administrative et bureaucratique que la facture électronique résout à la perfection », conclut Paulo Barroso.