Logistieke prestaties en naleving van de GDPR op elkaar afstemmen: hoe ga je de uitdaging aan?

Gepubliceerd op 26 februari 2024

Isabelle_Badoc
isabelle_Badoc
Geschreven
door
Isabelle Badoc
Categorieën
RMS

Magazijnmanagers staan voor een grote uitdaging op het gebied van human resources: ondanks wervingsproblemen nieuwe werknemers aantrekken en bestaande werknemers behouden. Dus om de prestaties van hun bedrijf zo effectief mogelijk te monitoren, zijn werkgevers geneigd om steeds geavanceerdere tools en KPI's in te zetten... Deze voldoen niet altijd aan de Europese vereisten wat betreft naleving van de GDPR (General Data Protection Regulation). Dus kunnen hoe kunnnen we optimaal gebruik maken van deze statistieken. Hoe kunnen gegevens helpen om de prestaties te controleren en tegelijkertijd de werknemers te motiveren?

Logistieke beroepen: een breed scala aan doelstellingen te combineren

Personeel behouden en motiveren: een grote uitdaging

Het is een feit: de supply chain is niet een van de meest aantrekkelijke sectoren. De beroepen in het wegvervoer en de opslag staan al enkele jaren onder druk zoals het OPTL (Observatoire Prospectif des Métiers et des Qualifications dans les Transports et la Logistique) aangeeft in zijn laatste jaarverslagen.

In het 3e kwartaal van 2023 stonden er bijvoorbeeld 25.530 vacatures open voor opslag en orderpicking op de website van France Travail (voorheen Pôle Emploi) [1]. Volgens het OPTL is 61% van de magazijnmedewerkers minder dan drie jaar in dienst bij hun bedrijf [2]. Het behouden van medewerkers is van groot belang voor bedrijven, omdat:

  • het de wervingskosten beperkt;
  • ervaren werknemers veelzijdiger zijn en beter presteren.

Het tekort aan arbeidskrachten leidt ook tot een groot beroep op uitzendkrachten. Hoe motiveer je deze operatoren, die maar een beperkte tijd op de werkplek blijven? 

Niet-opdringerige prestatiemonitoring

Om de productiviteit te beoordelen, zetten logistiek managers tools en indicatoren in om de individuele prestaties te volgen. Deze KPI's kunnen worden gebruikt als stimulans (prestatiebonus). Maar omgekeerd kunnen ze ook als opdringerig of zelfs bestraffend worden ervaren als ze bijvoorbeeld de pauzes van werknemers onthullen. 

Zoals recente gebeurtenissen hebben aangetoond, moet de verwerking van persoonsgegevens van operatoren, ook in het kader van het beheer en de controle van de prestaties van magazijnen, voldoen aan de vereisten van de General Data Protection Regulation (GDPR).

Voor werkgevers is de uitdaging immens: hoe kunnen ze hun organisatie en haar middelen (personeel, materiaal, ...) het best beheren binnen het kader dat door deze regelgeving wordt opgelegd?

KPI's, RMS, WMS... Krachtige tools om werknemers te betrekken

Het gezamenlijk opstellen van de KPI's: een garantie voor transparantie

De bedrijfscultuur is een van de factoren die bijdragen aan de loyaliteit en motivatie van werknemers. De loyaliteit is over het algemeen hoger in organisaties die waarden als communicatie, transparantie en vertrouwen bevorderen.

Met name het raadplegen van werknemersorganisaties bij het vaststellen van KPI's zou kunnen leiden tot een grotere acceptatie ervan.

"De logistieke beroepen hebben het moeilijk om medewerkers te werven en te behouden. Door hen te betrekken bij de ontwikkeling van KPI's die zij als eerlijk ervaren, kunnen we niet alleen het werkgeversimago, maar ook het imago van de sector verbeteren." - Isabelle Badoc

Anonimiseren van gegevens om standaarden te berekenen

IT en technologische hulpmiddelen maken het mogelijk om nauwkeurige en onmiddellijke gegevens te verzamelen over de prestaties van werknemers, zoals de omstreden tijd van inactiviteit. Deze gegevens kunnen nuttig zijn voor het toekennen van bonussen of andere vormen van beloning voor het werk van werknemers. Maar ze moeten op een niet opdringerige manier worden behandeld. Hier zijn een paar mogelijkheden om te verkennen:

Geef prioriteit aan de analyse van KPI's achteraf (op wekelijkse of maandelijkse basis) in plaats van gegevens in realtime te verwerken. Het onmiddellijk verwerken van informatie kan worden gezien als een vorm van overmatige bewaking.

Waar relevant, zoals bij het vaststellen van standaardwaarden, kan het de voorkeur genieten om de gegevens te anonimiseren om enige vorm van vertrouwelijkheid te garanderen.

RMS en WMS: kiezen voor Privacy by Design

Door gebruik te maken van de gegevens in het WMS (Warehouse Management System) kan de RMS (Resource Management System) van Generix Group de algemene en individuele prestaties van het personeel meten. Deze informatie wordt vervolgens gebruikt om de juiste middelen toe te wijzen, op het juiste moment en op de juiste plaats.

Deze tool kan met name zeer gedetailleerde KPI's produceren in een bepaalde context en de verkregen waarden wegen. Als een operator er bijvoorbeeld 20% langer over doet om een pickbewerking uit te voeren dan de gedefinieerde norm, kan het RMS rekening houden met de afstand van het item in het magazijn en concluderen dat deze 20% extra tijd gerechtvaardigd was.

"Met dit soort software worden statistieken als objectiever gezien door werknemers en worden ze een bron van motivatie.” - Isabelle Badoc

De oplossingen van Generix Group voldoen ook aan de principes van Privacy by Design. Met andere woorden, hun eigenlijke ontwerp voldoet aan de GDPR en is gebaseerd op best practices op het gebied van gegevensverwerking.

Kortom, de recente gebeurtenissen tonen aan dat de logistieke sector nu geconfronteerd wordt met een complexe vergelijking: het vinden van de juiste balans tussen het beheersen van operationele efficiëntie en het respecteren van individuele rechten. Gezien de schat aan gegevens die nu beschikbaar is, zullen warehouse managers moeten vertrouwen op betrouwbare tools en erkende expertise, zoals die van Generix Group, om hun werknemers een gezonde werkomgeving te bieden. En hen zo aan te moedigen om binnen de organisatie te blijven en zich te ontwikkelen!

 

Dit kan ook interessant zijn:  

​​→  ​Productiviteit in het magazijn: 7 KPI's

 

Bronnen:  

[1] https://statistiques.pole-emploi.org/offres/offres?fk=C&ne=0&tu=10&pp=las&ss=1 

[2] Rapport 2023 de l’Observatoire Prospectif des métiers et des qualifications dans les Transports et la Logistique 

Oplossing
generix_group_rms

RMS - Resource Management System

Bekijk de specifieke pagina om alle functies en meer te ontdekken Ontdek
Volg ons