Fatura Eletrónica : Caso de Sucesso Mattel| Generix Group

Mattel Portugal implementa projeto de Fatura Eletrónica

MELHORIA EFETIVA DA GESTÃO DA EMPRESA

REDUÇÃO DA CARGA ADMINISTRATIVA E BUROCRÁTICA

REDUÇÃO DO TEMPO DE TRANSAÇÃO E RASTREABILIDADE DAS FUTURAS

ELIMINAÇÃO DE INCIDENTES ASSOCIADOS AO PROCESSO EM SUPORTE DE PAPEL



Porquê implementar a Fatura Eletrónica?

A Mattel é uma empresa especializada na comercialização e distribuição de brinquedos.
A Mattel Portugal contactou a Generix Group para desenvolver uma solução que tornasse a recepção das encomendas, a gestão de stocks e a venda de produtos mais célere e ao mesmo tempo que produzisse efeitos visíveis de solidez na troca de informação interna e externa, área que se tem verificado cada vez mais importante para uma melhor gestão dos processos inerentes ao negócio da Mattel Portugal.

 

A Generix Group tem por missão gerir toda a informação de facturação por via electrónica com os clientes da área de grande distribuição da Mattel Portugal. “As ferramentas que a Mattel Portugal possuía eram mais rudimentares e era necessário um software que permitisse facilmente libertar a carga administrativa, contribuindo deste modo para uma gestão de negócio mais estratégica, pró-ativa e atenta ao mercado em que a marca se insere“, afirma Paulo Barroso, director financeiro da Mattel Portugal.

A solução escolhida

Após análise, a Mattel Portugal escolheu implementar as soluções EDI e Fatura Eletrónica:
  • NetIXOne é um serviço baseado num motor de tradução any2any que permite transformar, monitorizar e gerir bidireccionalmente a comunicação das mensagens.
  • Invoice Manager é responsável pela validação, autenticação e arquivo eletrónico das faturas eletrónicas de acordo com as disposições legais em vigor nos vários países onde actua.

A implementação do projeto envolveu a coordenação entre as equipas técnicas da Generix Group e da Mattel Portugal e Espanha que trabalharam em sintonia para dar resposta às várias questões técnicas e administrativas associadas ao mesmo.

Resultados obtidos com o EDI e Faturação Eletrónica

As soluções da Generix Group escolhidas: Invoice Manager e NetIXone foram aquelas que nos deram mais garantias para a melhoria efetiva da gestão da nossa empresa, sem criar impacto nas tarefas já em desenvolvimento anteriormente na Mattel Portugal“, afirma Paulo Barroso, diretor financeiro da Mattel Portugal. O projeto da fatura eletrónica revelou-se uma mais-valia na gestão das contas dos nossos clientes, nomeadamente na área da distribuição. “O Invoice Manager contribui para a redução de carga administrativa e burocrática associada à relação comercial da Mattel com os seus clientes da grande distribuição“, afirma Paulo Barroso.

Atualmente, é possível um controlo diário rigoroso da rastreabilidade da fatura, tendo sido otimizado o tempo de transação dos documentos ao mesmo tempo que foram eliminados os incidentes associados ao mesmo processo em suporte de papel. A relação comercial com os clientes melhorou e trouxe valor acrescido à gestão de processos da Mattel Portugal, desde a receção de uma encomenda à expedição e entrega no local pretendido. “A desmaterialização fiscal das faturas através do Invoice Manager, disponibilizado em regime de outsourcing, para a Mattel Portugal permitir usufruir de um serviço de alta disponibilidade, sem recorrer à aquisição de hardware específico ou dedicado“, afirma Paulo Barroso.

O modelo “pay-per-use” utilizado pela Mattel, permitiu rentabilizar custos associados à utilização do serviço, sendo o pagamento feito em função da utilização: o suporte técnico e a manutenção do sistema estão a cargo da Generix Group, não tendo a Mattel Portugal que disponibilizar qualquer tipo de recurso técnico para esse efeito. “A Mattel Portugal com as soluções da Generix Group – Invoice Manager e NetIXone – tem a nível anual uma poupança em material de economato como papel, selos ou envelopes de cerca de 3.500 €, sendo que neste valor não está contabilizada a parte administrativa e burocrática que a factura electrónica resolve na perfeição“, conclui Paulo Barroso.