Mattel Portugal implementa projeto de Fatura Eletrónica
MELHORIA EFETIVA DA GESTÃO DA EMPRESA
REDUÇÃO DA CARGA ADMINISTRATIVA E BUROCRÁTICA
REDUÇÃO DO TEMPO DE TRANSAÇÃO E RASTREABILIDADE DAS FUTURAS
ELIMINAÇÃO DE INCIDENTES ASSOCIADOS AO PROCESSO EM SUPORTE DE PAPEL
Porquê implementar a Fatura Eletrónica?
A Mattel é uma empresa especializada na comercialização e distribuição de brinquedos.
A Mattel Portugal contactou a Generix Group para desenvolver uma solução que tornasse a recepção das encomendas, a gestão de stocks e a venda de produtos mais célere e ao mesmo tempo que produzisse efeitos visíveis de solidez na troca de informação interna e externa, área que se tem verificado cada vez mais importante para uma melhor gestão dos processos inerentes ao negócio da Mattel Portugal.
A Generix Group tem por missão gerir toda a informação de facturação por via electrónica com os clientes da área de grande distribuição da Mattel Portugal. “As ferramentas que a Mattel Portugal possuía eram mais rudimentares e era necessário um software que permitisse facilmente libertar a carga administrativa, contribuindo deste modo para uma gestão de negócio mais estratégica, pró-ativa e atenta ao mercado em que a marca se insere“, afirma Paulo Barroso, director financeiro da Mattel Portugal.
A solução escolhida
- O NetIXOne é um serviço baseado num motor de tradução any2any que permite transformar, monitorizar e gerir bidireccionalmente a comunicação das mensagens.
- O Invoice Manager é responsável pela validação, autenticação e arquivo eletrónico das faturas eletrónicas de acordo com as disposições legais em vigor nos vários países onde actua.
A implementação do projeto envolveu a coordenação entre as equipas técnicas da Generix Group e da Mattel Portugal e Espanha que trabalharam em sintonia para dar resposta às várias questões técnicas e administrativas associadas ao mesmo.
Resultados obtidos com o EDI e Faturação Eletrónica
Atualmente, é possível um controlo diário rigoroso da rastreabilidade da fatura, tendo sido otimizado o tempo de transação dos documentos ao mesmo tempo que foram eliminados os incidentes associados ao mesmo processo em suporte de papel. A relação comercial com os clientes melhorou e trouxe valor acrescido à gestão de processos da Mattel Portugal, desde a receção de uma encomenda à expedição e entrega no local pretendido. “A desmaterialização fiscal das faturas através do Invoice Manager, disponibilizado em regime de outsourcing, para a Mattel Portugal permitir usufruir de um serviço de alta disponibilidade, sem recorrer à aquisição de hardware específico ou dedicado“, afirma Paulo Barroso.
O modelo “pay-per-use” utilizado pela Mattel, permitiu rentabilizar custos associados à utilização do serviço, sendo o pagamento feito em função da utilização: o suporte técnico e a manutenção do sistema estão a cargo da Generix Group, não tendo a Mattel Portugal que disponibilizar qualquer tipo de recurso técnico para esse efeito. “A Mattel Portugal com as soluções da Generix Group – Invoice Manager e NetIXone – tem a nível anual uma poupança em material de economato como papel, selos ou envelopes de cerca de 3.500 €, sendo que neste valor não está contabilizada a parte administrativa e burocrática que a factura electrónica resolve na perfeição“, conclui Paulo Barroso.
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