Faturas com QR Code e ATCUD: antecipar e simplificar

Datas para introdução das faturas com QR Code e ATCUD

• 1 de janeiro de 2022: faturas devem incluir obrigatoriamente o QR Code
• 1 de janeiro de 2022: obrigatoriedade de menção do ATCUD nas faturas e outros documentos fiscais relevantes (ver despacho n.º 412/2020.XXII)
• A partir do 2.º semestre de 2021: a AT vai permitir a comunicação de séries documentais, para obtenção dos respetivos códigos de validação.

A faturação da sua empresa já está pronta para estas mudanças?
Antecipar as faturas com QR Code em 2021 permite-lhe responder às obrigações de forma mais robusta, mas também receber benefícios ficais.

Para que servem as faturas com QR Code?

A partir de 2022, todas as faturas que emitir devem passar a incluir um QR Code. Trata-se de uma espécie de código de barras 2D pronto a ser lido pela câmara fotográfica de um smartphone e que, na maioria das vezes, permite aceder a uma página de Internet (é comum ver os códigos QR nas mesas dos restaurantes, por exemplo, para facilitar a consulta online da ementa).

O objetivo da mudança é simples: simplificar a comunicação de faturas sem NIF por parte do consumidor à Autoridade Tributária (AT). Nas faturas com QR Code bastará ao consumidor apontar a câmara fotográfica do smartphone e confirmar a submissão do documento no e-Fatura – tornando mais fácil o processo de registo destas despesas para efeitos de deduções do IRS. Para a AT, esta é também uma forma de aumentar o controlo de operações e combater a fraude e evasão fiscais, incentivando um maior volume de comunicações de faturas.

Que tipo de documentos devem incluir o QR Code?

Todos os documentos fiscalmente relevantes, como faturas, Notas de Crédito, Guias de Transporte e Orçamentos.

Que informação contém o QR Code?

O QR code inclui informação relativa ao documento emitido, com número do documento, data, impostos e taxas.

Novas regras para as empresas e incentivos fiscais

Apontada inicialmente para 2021, através da Portaria 195/2020, a obrigatoriedade das faturas com QR Code foi adiada para 2022, no âmbito das votações na Assembleia da República ao Orçamento do Estado para 2021 (no final de novembro).

Ainda assim, a nossa recomendação é que continue o processo de transição e mantenha a implementação do QR Code em 2021. O motivo? Antecipar as novas regras que se tornarão obrigatórias permite-lhe usufruir de benefícios fiscais relacionados com os custos da implementação. Além disso, é uma forma de preparar esta adaptação da faturação com mais margem em relação ao prazo legal, o que diminui a margem de erro no processo.

Apesar de não ser obrigatória a impressão do QR Code já em 2021, as PMEs que passem a emitir faturas com QR Code já no primeiro trimestre de 2021 podem contabilizar as despesas com aquisição de bens e serviços necessários a esta transição a 140% para efeitos de determinação do lucro tributável em IRC ou IRS com contabilidade organizada. A implementação no segundo trimestre é beneficiada com uma contabilização a 130% e, ao longo do segundo semestre, a 120%. Não deixe para a última: antecipe a legislação e tire partido destes benefícios.

Requisitos para a implementação do QR Code nas faturas

Para as empresas, as faturas com QR Code implicam alterações na configuração dos documentos e novas obrigações. Os requisitos constam da Portaria 195/2020 e incluem a responsabilidade das empresas em garantir que que as faturas com QR Code são corretamente geradas e que o código está absolutamente legível no documento. Nos documentos com mais de uma página, o código deverá constar, obrigatoriamente, na primeira ou última página.

Mais do que uma mera burocracia, as faturas com QR Code permitem simplificar a relação entre empresas, consumidores e Estado, acelerando a evolução digital e a transparência do processo de faturação. Para tirar partido destas mudanças, sem preocupações, é importante preparar-se para os novos procedimentos e saber antecipá-los agilmente. De que forma? Com a ajuda da tecnologia, claro.

Recorrer a serviços de faturação permite-lhe incorporar as novas regras de forma descomplicada. Caberá ao software gerar o código, a par dos demais elementos da fatura, independentemente do tipo de suporte em que o documento for apresentado ao consumidor final. Tudo de forma automática e sem dores de cabeça adicionais.

ATCUD - Código Único de Documento obrigatório em 2022

Além do QR Code, os documentos de faturação irão passar a incluir também um Código Único de Documento (conhecido pela sigla ATCUD): um conjunto de caracteres que inclui uma identificação da série documental (código de validação) e um número sequencial que identifica o documento dentro da série. A implementação do ATCUD é também obrigatória a partir de 2022.

O que é o ATCUD?

O ATCUD - Código único de Documento é uma identificação única de cada fatura – uma espécie de impressão digital do documento, que surgirá imediatamente acima do QR Code – e também um mecanismo que facilita o registo pelo consumidor. Bastará que este preencha o campo respetivo para o ATCUD, no portal e-Fatura.

Tenha em conta, no entanto, que este processo de introdução do ATCUD não é tão imediato como a inserção de um QR Code gerado automaticamente. Será necessário que, previamente à emissão dos documentos, as empresas comuniquem as séries documentais à AT para que lhes sejam atribuídos códigos de validação. De forma a acautelar este passo atempadamente, a comunicação à AT poderá ser feita logo a partir do segundo semestre de 2021. Recomendamos que o faça assim que possível, para estar apto a faturar logo desde 1 de janeiro de 2022 em cumprimento de todas as obrigações legais.

Antecipe e simplifique a introdução do código QR Code e ATCUD nas faturas

A introdução do QR Code e do ATCUD são novidades legais que modernizam e simplificam o processo de comunicação de faturas ao Estado. A sua implementação bem-sucedida depende da agilidade com que as empresas adotem ferramentas capazes de responder aos novos requisitos, de forma fiável e adaptada aos processos de cada organização. ‘Antecipar’ a legislação e ‘simplificar’ a comunicação das faturas são aspetos essenciais nesta mudança.

Na Generix Group, estamos a dar todo o apoio aos nossos clientes para antecipar este processo já a partir do primeiro trimestre de 2021.