Factur-X : nouveau modèle de facturation électronique
Publié le 15 mai 2018
Accélération des délais de paiement et réduction des coûts de traitement : les gains potentiels de la facturation électronique ne sont plus à démontrer. Si les grandes entreprises ont très largement franchi le pas, il n’en est pas de même dans les TPE et PME. Pour permettre à toutes les sociétés de se lancer sur la voie électronique, un nouveau format fait son apparition : la Factur-X. De quoi s’agit-il ? Comment l’utiliser ? Explications.
Objectifs et principes du standard Factur-X
La Factur-X est un nouveau standard de facturation électronique franco-allemand, qui se présente sous la forme d’un fichier PDF/A3. Ce fichier contient une image de la facture et toutes les informations qui s’y rapportent (numéro et date de facture, nom et coordonnées du fournisseur et de l’acheteur, montants HT et TTC…). Objectif : permettre une généralisation de la facture électronique dans les relations commerciales afin que chaque entreprise puisse bénéficier au plus vite de ses avantages.
C’est une solution qui combine les avantages des 2 modes de facturation actuellement utilisés : les fichiers structurés produits par les solutions EDI et les fichiers PDF souvent générés par les petites entreprises. Pour des questions de compatibilité, ce format a été construit en adéquation avec les exigences fixées par la norme sémantique européenne, elle-même définie par le Comité européen de normalisation (CEN).
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Comment se présente le format Factur-X ?
La Factur-X représente une solution technique intéressante pour les entreprises qui souhaitent automatiser le traitement des données de facturation. Concrètement, c’est un nouveau standard de facture électronique standardisé et interopérable qui fusionne les 2 pratiques utilisés par les entreprises (fichier structuré et image PDF).
En insérant l’image de la facture et le fichier structuré dans une enveloppe PDF unique, on peut travailler sur seul fichier exploitable par les machines et lisible par les humains à des fins de contrôle. C’est pourquoi on parle de facture mixte ou hybride (hybrid invoice en anglais). Il est même possible d’intégrer des pièces jointes à la facture. Pour faciliter les démarches en lien avec les administrations publiques, l’AIFE s’est engagée à intégrer le format Factur-X à la plateforme Chorus Pro d’ici le mois de mai 2018.
Créer et utiliser une Factur-X
Le standard Factur-X nécessite l’utilisation d’un éditeur pour compiler les différents niveaux de données dans un fichier unique. Certains ERP, comme SAP, disposent de modules capables de créer des fichiers Factur-X. Un cas qui est cependant loin d’être majoritaire. En cause, un format encore peu utilisé et des éditeurs de logiciels qui ont besoin de temps pour mettre en place cette fonctionnalité. Parallèlement à cette solution, certains prestataires comme Generix Group proposent à leurs clients de générer les fichiers Factur-X à partir de leurs factures PDF et permettent aux acheteurs de gérer des Factur-X en réception.
Dès réception de la facture, le fichier peut être traité de manière automatique grâce aux données structurées ou manuellement à partir de l’image de la facture. En cas de rejet d’une transaction automatisée, il est possible de visualiser le fichier image pour détecter l’anomalie et la corriger.
Face aux difficultés rencontrées par les petites entreprises pour s’équiper en solutions de facturation électronique, les organismes publics ont imaginé un nouveau standard utilisable avec ou sans système de traitement automatique des données. La Factur-X constitue ainsi une opportunité supplémentaire pour les entreprises d’être en conformité à l’horizon 2020, comme l’exige la réglementation européenne. Envie d’en savoir plus ? Consultez dès à présent l’offre Generix Group !
Source image à la Une : Pexels – Hitarth Jadhav
