Performance logística em conformidade com o RGPD: como enfrentar o desafio?

Profissionais de logística: inúmeros objetivos a conciliar 

Reter e motivar os colaboradores

De facto, a Supply Chain não é um dos setores mais atrativos. As profissões ligadas ao transporte rodoviário e ao armazenamento estão sob pressão há vários anos, como o OPTL sublinha nos seus últimos relatórios anuais. 

No 3.º trimestre de 2023, por exemplo, havia 25 530 ofertas de emprego para a área de armazenamento e preparação de encomendas no site France Travail (antigo Pôle Emploi) [1]. De acordo com o OPTL, 61% dos colaboradores de armazém estão empregados na respectiva empresa há menos de três anos [2]. A retenção dos profissionais é uma questão crucial para as empresas, porque:

• limita os custos de recrutamento; 
• os colaboradores experientes são mais versáteis e eficientes. 

A escassez de mão de obra está a levar também ao recurso significativo a trabalhadores temporários. Então, como motivar os colaboradores que só permanecem temporariamente no local?

Monitorização da performance de forma não intrusiva

Para avaliar a produtividade, os responsáveis de logística criam ferramentas e indicadores para monitorizar a performance individual. Estes KPIs podem ser utilizados como incentivo (bónus de desempenho). Mas, em contrapartida, podem também ser considerados intrusivos, ou mesmo punitivos, quando revelam, por exemplo, as pausas efetuadas pelos trabalhadores.  

Como demonstrado pelos acontecimentos recentes, o tratamento dos dados pessoais dos colaboradores, nomeadamente no âmbito da gestão e do controlo da performance dos armazéns, deve respeitar as exigências do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). 

Para os empregadores, o desafio é enorme: como gerir da melhor forma a estrutura e os recursos (humanos, materiais, etc.) dentro do quadro imposto por este regulamento? 

KPIs, RMS, WMS… Ferramentas eficientes para envolver os colaboradores 

Co-construir os KPIs: uma garantia de transparência 

A cultura empresarial é um dos fatores que contribuem para a lealdade e motivação dos colaboradores. A taxa de retenção é geralmente mais elevada nas organizações que promovem valores como a comunicação, transparência e confiança. 

Recorrer aos organismos representantes dos colaboradores para definir os KPIs pode ajudar a garantir que estes são mais facilmente aceites. 

"As empresas de logística têm dificuldade em recrutar e reter os seus colaboradores. Ao envolvê-los na definição de KPIs que considerem justos, podemos não só melhorar a marca do empregador, mas também a imagem do setor." - Isabelle Badoc

Dados anónimos para o cálculo das métricas 

As ferramentas informáticas e tecnológicas permitem recolher dados precisos e instantâneos sobre a performance dos colaboradores, nomeadamente o tempo de inatividade. Estas métricas podem ser úteis para a atribuição de bónus ou outras formas de recompensa do trabalho dos operadores. Mas precisam de ser tratados de uma forma não intrusiva. Eis algumas possibilidades a explorar: 

Dar prioridade à análise dos KPIs a posteriori (numa base semanal ou mensal) em vez de processar os dados em tempo real. O tratamento imediato da informação pode ser entendido como uma forma de supervisão abusiva. 

Quando for relevante, como na definição de valores standard, pode ser preferível tornar os dados anónimos para garantir alguma confidencialidade. 

RMS e WMS : optar pela Privacy by Design 

Ao explorar os dados existentes no WMS (Warehouse Management System), a solução RMS (Resource Management System) da Generix Group permite medir a performance global e individual dos colaboradores. A partir desta informação, é possível alocar os recursos certos, no momento certo e no local certo. 

Esta ferramenta pode, nomeadamente, produzir KPIs muito detalhados, num determinado contexto, e ponderar os valores obtidos. Por exemplo, se um colaborador demorar 20% mais tempo do que o padrão definido para efetuar uma operação de picking, o RMS pode ter em conta a distância do artigo no armazém e concluir que o tempo extra de 20% foi justificado. 

"Com este tipo de software, as métricas são vistas com mais objetividade pelos colaboradores e tornam-se uma fonte de motivação." - Isabelle Badoc 

As soluções da Generix Group respeitam os princípios da Privacy by Design. Por outras palavras, a sua própria conceção está em conformidade com o RGPD e baseia-se em boas práticas de tratamento de dados. 

Em suma, os acontecimentos recentes mostram que o setor da logística enfrenta uma questão complexa: encontrar o equilíbrio certo entre o controlo da eficiência operacional e o respeito pelos direitos individuais. Perante a riqueza dos dados atualmente disponíveis, os responsáveis de armazéns deverão apoiar-se em ferramentas fiáveis e competências reconhecidas, como as da Generix Group, de modo a oferecer aos colaboradores um ambiente de trabalho saudável e encorajá-los a permanecer e progredir na organização.