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Por Christophe Viry
on 08 May 2018 7:50 AM
  • EDI

Parece que el Fax se resiste a desaparecer. Aunque algunos de sus usos se han quedado obsoletos, lo creas o no, el fax sigue siendo muy popular en el mundo de los negocios. Actualmente, se envían más de dos mil millones de faxes al año. De hecho, sigue siendo uno de los medios de comunicación más utilizados en el sector B2B. Al parecer, las empresas siguen viendo importantes ventajas en el fax: es fácil de usar, tiene valor legal y garantiza la trazabilidad de los intercambios. Estas ventajas significan que todavía es utilizado por el 99% de las empresas en la actualidad. El software de intercambio electrónico de datos (EDI) ha permitido a las empresas consolidar y gestionar digitalmente los intercambios postales, de fax y de correo electrónico, pero ahora es el momento de ver qué nos depara el futuro, especialmente en lo que respecta al fax. El SaaS es el futuro del fax, por lo que le sugerimos que continue leyendo y descubra diez buenas razones para migrar su servicio a fax.

Riesgo de obsolescencia del dispositivo

Si utiliza un sistema de fax centralizado internamente, es probable que descubra que su hardware y software tienen fecha de caducidad. Actualmente existe una tendencia hacia el uso de las aplicaciones EDI en SaaS,  porque la migración a la nube evita las molestias de actualizaciones manuales y de tener que mantener el software, a la vez que centraliza los diferentes medios de comunicación

Externalizar la IT al SaaS

La externalización de algunas tareas de IT a Cloud ofrece a su equipo interno de IT la capacidad de dedicar más tiempo a tareas que aporten más valor a su empresa. Esto reduce las restricciones de mantenimiento y actualización del software, ya que todo se gestiona de forma remota, y también permite a la empresa utilizar las tecnologías más modernas.

Consolidar aplicaciones

Migrar su sistema de fax a la nube tiene la importante ventaja de poder combinarlo con otras aplicaciones empresariales. Un servicio gestionado por un fax puede integrarse en una plataforma global de colaboración B2B en la que puede cambiar fácilmente de un medio de comunicación a otro. De Fax a EDI, de EDI a Portales, de Portales a Fax, etc. Hay muchas posibilidades de configurar flujos de acuerdo a los requerimientos de su actividad.

Necesidad de tener un software seguro y compatible

Los servidores de fax analógicos tradicionales presentan algunos riesgos de seguridad en los que no había pensado antes. Las copias no seguras y no cifradas en un servidor o disco duro, las medidas de seguridad obsoletas e incluso los medios confidenciales accesibles a todos, son elemento que ponen a la empresa en riesgo de incumplimiento de las normas vigentes. Una solución SaaS para gestionar el Fax, puede reducir considerablemente estos riesgos tanto durante el intercambio como durante el almacenamiento.

Visibilidad global y reporting

El software integrado basado en la nube proporciona un mayor nivel de visibilidad y una forma más sencilla de gestionar los flujos de trabajo, conserva perfectamente la trazabilidad y la configuración de los servicios de generación de informes para satisfacer las necesidades empresariales.

Niveles de servicio más altos y diferentes

Los SLAs de SaaS ofrecen a los clientes la posibilidad de configurar los servicios según sus necesidades en lugar de comprar un costoso sistema que ofrece servicios que no necesitan o, por el contrario, un sistema que no puede adaptarse a nuevas funcionalidades. Estos niveles de servicio pueden ajustarse a medida que cambian los procesos empresariales.

Mejor apoyo a los usuarios empresariales

Las soluciones de gestión de fax SaaS y el soporte se pueden acordar en los SLAs y en los contratos para satisfacer las necesidades del cliente, una ventaja que el software y hardware de fax tradicional no puede ofrecer.

Falta de experiencia o interés por parte del proveedor

Es probable que un proveedor de servicios de fax tradicional sólo proporcione el hardware y el software básico sin el mantenimiento correspondiente o incluso las actualizaciones del sistema necesarias para los cambios en los procesos empresariales. Esta desventaja lo atrapa en un sistema que fácilmente puede volverse anticuado o incluso obsoleto.

Reducción de gastos

El software de gestión de fax SaaS ayuda a reducir los gastos internos de forma significativa gracias a la capacidad de pago basada en el uso del servicio, lo que permite ahorrar costes durante los períodos de menor demanda. Los costes de mantenimiento, soporte y actualización también están incluidos en la tarifa mensual en lugar de ser cobrados por separado.

Estrategias de transformación digital

Las empresas buscan aprovechar el desarrollo acelerado de las tecnologías digitales en su cadena de suministro, y la idea de poder consolidar el EDI con otros servicios a través de plataformas SaaS es muy atractiva.
 
Migrar su sistema de fax a la Nube es un paso hacia el futuro de los servicios EDI: es una excelente solución de valor que permite a las empresas no sólo consolidar sus aplicaciones sino también desarrollar su eficiencia y evolucionar a un nivel más global.
 
 
Si está interesado en recibir más información de cómo migrar su Fax a la nube, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Uno de nuestros expertos se pondrá en contacto con usted para responderle todas las dudas que pueda tener.
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Christophe Viry

Expert in EDI, Software integration, e-invoicing…