Caso de éxito
07/04/2025
Automóvil, Banco, Servicios
RCI Bank and Services (Portugal)
Implementación de la factura electrónica: Ventajas directas para el servicio de atención al cliente
Use Case
Breve presentación de Casa do Aido
Pionera en Portugal en la producción de huevos ecológicos, al aire libre y en el suelo, Casa do Aido es una empresa familiar fundada en 1957. Hace 65 años, cuando comenzó la historia de esta empresa, sólo contaban con 200 gallinas, una producción sencilla y las transacciones se hacían in situ. Desde entonces, el negocio ha prosperado y actualmente Casa do Aido cuenta con cerca de 500 mil gallinas, repartidas por varios puntos del país y recibe pedidos de las mayores empresas de distribución de Portugal, como Sonae, El Corte Inglés y Pingo Doce.
Actualmente, Casa do Aido cuenta con unos 75 empleados, distribuidos entre las áreas de producción, clasificación y envasado de huevos, logística, comercial y administrativa. En 2014, aumentaron el Centro de Inspección y Clasificación de Huevos de 30 cajas por hora a 300 cajas por hora. Este salto ha sido posible con el apoyo de la tecnología, en las distintas áreas de la empresa. En el ámbito de la distribución y la logística, la implantación del proyecto Generix EDI ha eliminado la burocracia relacionada con las solicitudes de pedidos de la gran distribución y ha facilitado la transacción electrónica de facturas.
De Casa do Aido a las estanterías del supermercado
Al Centro de Inspección y Clasificación de Huevos de Casa do Aido, los huevos producidos en las naves llegan cada dos días para someterse a un riguroso proceso de inspección, clasificación y envasado.
También es en el Centro de Inspección y Clasificación donde llegan cada día los nuevos pedidos de los operadores de distribución. En esta fase, y teniendo en cuenta el número y el tipo de huevos producidos, se asignan las cantidades a los pedidos de los clientes.
«A partir de ahí, emitimos el albarán y enviamos toda la información, vía EDI, al cliente, conservando todas las facturas electrónicas», dice Luís Almeida e Costa, Administrador de Casa do Aido. Generix actúa como puente entre la empresa y sus clientes, además de sustituir las facturas.
Cifras clave
- 20.000 documentos tramitados
- 15 operadores (Gran Distribución) con flujos de pedidos EDI
- 13 operadores (Gran Distribución) con flujos de facturación EDI
- 8% de cuota de mercado de huevos ecológicos, camperos y de granja
Antes, los pedidos y la facturación eran procesos que llevaban mucho tiempo. Hoy en día, todo es muy rápido. Empezamos a trabajar con archivos (en lugar de documentos y facturas en papel) y sabemos de inmediato cuál será el importe de la facturación y cuándo lo recibiremos. No tenemos que hacer cuentas. Desde que se implantó el sistema, todo es muy fluido. No nos preocupa. Luís Almeida e Costa Administrador Casa do Aido
El proyecto en detalle
Todo comenzó en 2013, con un ambicioso proyecto: Casa do Aido y Generix disponían de un mes para asegurar la implantación de un proyecto EDI para la transacción electrónica de pedidos y facturas con las cadenas Sonae, Pingo Doce y El Corte Inglés.
El elevado volumen de pedidos de estas cadenas de supermercados y la correspondiente emisión de facturas exigían una mayor organización y agilidad de la comunicación. También era esencial unir la tecnología EDI con el software de gestión utilizado por Casa do Aido (ERP SAGE X3), con el fin de garantizar que todas las comunicaciones (documentos comerciales, logísticos y financieros tramitados entre Casa do Aido y sus clientes) estuvieran integradas en la gestión de procesos de la empresa.
Las soluciones Generix implantadas fueron EDI y Facturación electrónica.
Los beneficios no tardaron en aparecer. Las mejoras en la planificación de pedidos y un importante apoyo tecnológico permitieron a Casa do Aido agilizar la comunicación con los operadores y lograr un mayor control, previsibilidad y trazabilidad de los pedidos y las facturas.
El tamaño de Casa do Aido se ha ampliado y el proyecto EDI ha seguido esta evolución. De las tres primeras marcas con flujos EDI, hoy Casa do Aido tramita pedidos con 15 operadores y facturas con 13 operadores.
Compruebe los principales beneficios obtenidos:
Logística más eficaz:
La agilidad que ha supuesto el proyecto EDI ha mejorado los procesos de comunicación de pedidos, con una mayor rapidez en la planificación de las operaciones de distribución;
Reducción de errores:
El paso a la transacción electrónica de pedidos y facturas contribuyó a reducir los errores naturales de los procesos manuales, lo que minimizó las pérdidas de ingresos por errores en las fechas de entrega o las cantidades pedidas, por ejemplo;
Reducción de costes administrativos:
La digitalización de los documentos de pedido y la implantación de la facturación electrónica permitieron reducir los costes relacionados con el consumo de papel, la impresión de documentos, los sellos y el correo.
Soluciones implementadas
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