Software di gestione magazzino: come implementarlo al meglio

1. Quali sono gli impatti dell'implementazione di un software di gestione magazzino?

Gli impatti sono numerosi e si ripercuotono a vari livelli all'interno di un'azienda:

1. le funzioni del core business devono adattarsi a una nuova gestione degli ordini e della fatturazione;
2. alcune operazioni di preparazione, imballaggio e spedizione effettuate più rapidamente impattano sul dimensionamento del lavoro e sui fabbisogni di attrezzature;
3. per quanto riguarda i sistemi informativi, bisogna prevedere una sincronizzazione dei dati, in particolare con l'ERP;
4. i processi operativi devono tener conto del fatto che non sarà più possibile lavorare al di fuori del sistema dopo l'implementazione;
5. si dovrà prevedere una nuova allocazione dei compiti (amministrativi e operativi) con la conseguente formazione del personale coinvolto.

Per le aziende si tratta di una vera e propria trasformazione che dovrà essere valutata in maniera approfondita per poter essere condotta con rigore, rispettando un piano di azione completo che va oltre il mero ambito del WMS. Soltanto grazie a questo lavoro preliminare, il progetto di implementazione di un Software Gestione Magazzino (WMS) potrà diventare una leva di sviluppo per l'azienda.

2. Quali sono gli obiettivi del lavoro preliminare all'implementazione?

Il lavoro propedeutico condotto prima dell'implementazione del WMS servirà a:

1. pianificare le attività in modo pragmatico;
2. identificare le difficoltà a monte al fine di intervenire il più rapidamente possibile;
3. garantire la realizzazione del progetto all’interno dei termini concordati, in particolare per il budget e le scadenze;
4. ottimizzare il valore aggiunto e il ROI dello strumento

3. Quali sono i vantaggi attesi sul piano operativo?

Uno studio preliminare condotto in modo rigoroso consente di offrire una visione strutturata dell'implementazione dello strumento con una suddivisione del progetto in fasi, ma anche di stabilire una chiara pianificazione e l'ordine di priorità delle azioni da realizzare. Infine, offre l'opportunità di proporre un miglioramento dell'organizzazione e di lavorare sull'efficienza operativa del magazzino.

4. Quale metodologia adottare? Quali sono le fasi da rispettare?

Nell'ambito dei progetti Generix Group, si procede attraverso 4 fasi importanti:

1. Comprensione del business model dell'azienda sulla base di un'analisi della domanda e delle previsioni. Volumi e picchi di attività, tipologia degli ordini, studio dello storico dei dati, ecc.
2. Verifica delle operazioni e dell'organizzazione del sito, che vuol dire verifica operativa (sfide quotidiane ed esigenze future, miglioramento delle performance) e della struttura del sistema informativo (governance dei dati, interfacce, ecc.).
3. Analisi del progetto e phasing ottimizzato delle operazioni di implementazione
4. Realizzazione dei deliverable con l'integrazione delle nostre raccomandazioni

5. Come e perché analizzare le domande e le previsioni di flusso?

Prima dell'implementazione di un WMS per le attività di stoccaggio, bisogna assicurarsi del corretto dimensionamento delle zone operative a lungo termine. Vale la pena quindi di interrogarsi su diversi indicatori strategici:

1. I flussi di prodotti: quali sono le esigenze per lo stoccaggio e la preparazione degli ordini?
2. La scelta delle unità di confezionamento: pallet, cartoni, box, ecc.
3. La stagionalità: quali sono i cicli e i picchi di attività di cui occorre tener conto per velocizzarne la gestione e gestire le priorità?
4. La rotazione: qual è la frequenza di riordino degli articoli in stock (alto e basso rotanti)?

6. Come si svolge la verifica operativa?

L'analisi dell'organizzazione fisica del sito logistico si svolge in 3 tempi:

1. Agli operatori viene inviato un questionario per preparare la visita in loco. Il questionario servirà a individuare le risorse chiave nel magazzino e le opportunità di miglioramento, a raccogliere il punto di vista dei dipendenti e a conoscere le sfide che essi devono affrontare giorno dopo giorno.
2. Si effettua quindi una visita dettagliata del sito, volta a comprendere i processi operativi e individuare eventuali problematiche/discrepanze. Il controllo delle operazioni in tempo reale permette anche di identificare le difficoltà e sapere come vengono gestite le eccezioni. Durante l'audit vengono verificate anche l'infrastruttura informatica e la copertura Wi-Fi.
3. Viene poi condotto un riesame delle attrezzature di manutenzione e delle aree di lavoro, per esaminare la capacità delle aree di stoccaggio e la marcatura con codice dei prodotti. Questo lavoro permette di produrre uno schema delle aree del magazzino ed eventualmente un piano di automazione.

7. Cos'è la mappatura del sistema informativo?

La mappatura del sistema informativo offre una vista esatta della sua struttura attraverso l'acquisizione delle informazioni relative al sistema in essere (ERP, EDI, file Excel, ecc.) e la comprensione della natura dei dati elaborati nell'ERP. Vengono considerate anche le interfacce con i sistemi interni o esterni. Durante questa fase ha inizio l'attività di inserimento delle referenze nell’anagrafica con i relativi dati logistici.

8. Quali sono i deliverable? Come si articola il piano di azione?

Le conclusioni desunte dall'analisi preliminare vengono formalizzate nei deliverable trasmessi al cliente. Questa fase è fondamentale per il prosieguo delle operazioni di implementazione di un software di gestione magazzino perché permette di scegliere e assegnare un ordine di priorità alle azioni da condurre nell'ambito del progetto.

Prima della realizzazione di qualsiasi progetto, Generix Group fornisce una relazione di sintesi che include le raccomandazioni, una mappatura schematica del sistema informativo e dei flussi di informazioni e un piano di azione strutturato corredato da una macropianificazione.

9. Chi può beneficiare dell'implementazione di un programma di gestione magazzino?

Questo tipo di trasformazione è particolarmente pertinente in due casi:

1. per le società sprovviste di un sistema di integrazione degli ordini cliente, che assicurano la gestione delle operazioni manualmente o tramite semplici fogli Excel;
2. per le aziende dotate di un ERP minimo integrato da un'estensione che permette di sfruttare alcune funzionalità WMS, ma limitate rispetto a un vero e proprio strumento di gestione magazzino.

10. Qual è l'assistenza offerta da Generix Group? In quali fasi interviene?

Una volta presa la decisione di implementare un WMS, è importante per l'azienda rivedere l'organizzazione interna e formare i collaboratori coinvolti.

Sostenere il cambiamento assume un'importanza strategica per gestire i timori tipicamente indotti da queste trasformazioni, talvolta considerate come interventi di automazione o di meccanizzazione. Ecco perché Generix Group accompagna i suoi clienti nella loro riflessione durante tutto il processo di implementazione di un Software Gestione Magazzino (WMS).