Software di fatturazione elettronica

Un software di fatturazione elettronica è una soluzione gestionale che consente alle aziende di creare, inviare, ricevere e archiviare le fatture elettroniche in un formato conforme (es. Factur-X, UBL, CII).
Lo strumento automatizza la fatturazione verso clienti e fornitori, gestisce preventivi, IVA, pagamenti e garantisce il monitoraggio completo delle operazioni contabili.

Grazie alla dematerializzazione, tutti i dati di fatturazione sono centralizzati in un unico spazio, accessibile ai team contabili, ai clienti e ai fornitori.

Un buon software permette anche di:

• Garantire la conformità alla normativa sulla fatturazione elettronica;
• Ridurre errori e frodi;
• Migliorare la liquidità e la visibilità sullo stato delle fatture (emessa, pagata, in attesa);
• Semplificare gli scambi con l’amministrazione fiscale.

ggi, passare a un software di fatturazione elettronica è indispensabile per qualsiasi azienda che voglia adeguarsi alla riforma IVA e ottimizzare la gestione della fatturazione.
I vantaggi sono molteplici:

• Conformità legale: il software applica automaticamente le norme dell’Agenzia delle Entrate, gli obblighi PA e i formati elettronici riconosciuti.
• Risparmio di tempo: creazione rapida dei preventivi, generazione automatica delle fatture elettroniche senza inserimento manuale, automazione dei solleciti e del monitoraggio dei pagamenti.
• Riduzione dei costi: eliminazione della carta, meno errori e meno attività amministrative.
• Affidabilità contabile: integrazione diretta delle fatture nel software contabile o ERP, controlli automatici dell’IVA e generazione di report precisi.
• Miglioramento della liquidità: visibilità in tempo reale sui pagamenti dei clienti, sui ritardi e sulla gestione dei flussi finanziari.

In sintesi, la fatturazione elettronica consente di lavorare più velocemente, in modo più sicuro e di anticipare le future obbligazioni normative.

Il software di fatturazione elettronica più adatto dipende dal tuo settore, dalla dimensione dell’azienda e dalle tue esigenze normative.
Ecco i criteri essenziali da confrontare prima di scegliere la soluzione giusta:

• Conformità: il software deve essere compatibile con la Piattaforma Autorizzata (PA) e rispettare i formati richiesti (Factur-X, UBL, CII).
• Funzionalità: creazione di preventivi, gestione clienti, IVA, solleciti, pagamenti, dashboard e report contabili.
• Integrazione: possibilità di collegamento con il software contabile, ERP o strumenti di gestione commerciale.
• Sicurezza dei dati: archiviazione elettronica con validità legale, caveau digitale, gestione degli accessi e conformità al GDPR.
• Ergonomia: interfaccia chiara e semplice da usare per i team contabili e amministrativi.
• Prezzi: confronta le formule in base al numero di fatture, utenti o moduli (alcuni strumenti offrono versioni gratuite).
• Supporto e accompagnamento: assistenza tecnica, formazione e aggiornamento normativo continuo.

Consiglio: privilegia una piattaforma SaaS evolutiva e certificata, capace di adattarsi alle future riforme della fatturazione elettronica e alle pratiche di ciascun paese.

Tutte le aziende francesi dovranno progressivamente essere in grado di ricevere fatture elettroniche, mentre le grandi imprese e le medie imprese dovranno anche emetterle.

Il mancato rispetto di questa riforma comporta:

• Sanzioni per mancata trasmissione o non conformità delle fatture;
• Ritardi nei pagamenti dovuti a fatture respinte;
• Rischi aumentati di accertamenti fiscali (IVA, e-reporting);
• Interruzioni dei flussi con clienti e fornitori;
• Maggiore carico amministrativo per correggere le anomalie.

Al contrario, adottare fin da subito un software di fatturazione elettronica garantisce una transizione fluida, dati sicuri e conformità immediata alla normativa francese ed europea.

Ecco le fasi chiave per un passaggio efficace alla fatturazione elettronica:

1. Fare un’analisi dello stato attuale: individua i flussi di fatture verso clienti e fornitori, gli strumenti utilizzati (Excel, PDF, ERP, ecc.) e i processi contabili.
2. Scegliere il software giusto: opta per una soluzione conforme alla Piattaforma Autorizzata, in grado di gestire IVA, preventivi, pagamenti e archiviazione con validità legale.
3. Configurare la piattaforma: imposta i modelli di fattura elettronica, le aliquote IVA, i metodi di pagamento e i permessi degli utenti.
4. Formare il personale: sensibilizza i contabili, il reparto amministrazione vendite e i clienti sulle nuove procedure.
5. Informare i partner: comunica il cambiamento a fornitori e clienti per garantire la compatibilità degli scambi.
6. Monitorare gli indicatori: misura i tempi di pagamento, lo stato delle fatture e la qualità dei dati trasmessi.

Grazie a un software di fatturazione elettronica moderno, questa transizione diventa progressiva, fluida e conveniente.

Il prezzo di un software di fatturazione elettronica dipende da diversi fattori:

• il numero di fatture elettroniche elaborate ogni mese;
• le funzionalità incluse (IVA, reporting, preventivi, pagamenti online);
• il tipo di formula scelta (gratuita, abbonamento mensile, offerta personalizzata);
• la presenza di un modulo di Piattaforma Autorizzata integrato.

In media:

• le piccole e medie imprese possono trovare soluzioni di base a partire da 10-30 € al mese;
• le aziende più strutturate (medie imprese, gruppi multi-paese) optano per offerte modulari tra 50 e 200 € al mese, a seconda del volume di dati e delle integrazioni ERP/EDI.

Da considerare: il costo di una fattura cartacea (8-12 € in media) rispetto a quello di una fattura elettronica (1-2 €).
Il ROI è rapido, soprattutto grazie all’automazione dei pagamenti e all’affidabilità contabile.

No. Un semplice file PDF, Word o Excel non è riconosciuto come fattura elettronica conforme alla normativa.
Per essere valida, una fattura deve essere emessa in un formato strutturato (Factur-X, XML o UBL) che contenga dati utilizzabili dall’amministrazione e dalle Piattaforme Autorizzate.

I software di fatturazione elettronica garantiscono questa conformità e assicurano la trasmissione automatica delle informazioni su IVA, stati delle fatture e pagamenti verso il Portale della Fatturazione Pubblica (PPF).
Continuare a inviare PDF semplici espone a rifiuti, errori di reportistica e conseguenti ritardi nei pagamenti.

Sì, progressivamente.

Tutte le aziende soggette a IVA in Francia, dalle micro-imprese, piccole e medie imprese fino alle grandi aziende, dovranno utilizzare un software di fatturazione elettronica per emettere e ricevere le proprie fatture.
Questo obbligo si applica anche alle entità che beneficiano della franchigia IVA, anche se non addebitano l’IVA.

Il software diventa quindi uno strumento essenziale per garantire la conformità fiscale, facilitare la gestione contabile e rendere più fluidi i pagamenti con clienti e fornitori.

Sì, certamente.
La maggior parte dei software di fatturazione elettronica include anche la gestione dei preventivi, la loro trasformazione automatica in fatture e il monitoraggio dei pagamenti dei clienti.
In questo modo puoi gestire l’intero ciclo commerciale, dal preventivo all’incasso, con avvisi, stati di pagamento e solleciti automatici.
Alcuni software offrono addirittura pagamenti online, firma elettronica e moduli di reporting finanziario per seguire la tua attività in tempo reale.