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Gestione privacy dei dati dei candidati

  1. Introduzione

    Generix Group SaS e le sue filiali (di seguito “Generix”) si impegnano a proteggere i tuoi dati personali in qualità di responsabili del trattamento.
    Lo scopo della presente politica di protezione dei dati personali dei “candidati” è quello di fornire informazioni trasparenti sulla gestione dei dati personali o delle informazioni personali da parte di Generix. Garantiamo che le informazioni fornite o che raccogliamo attraverso vari canali (in particolare il nostro sito web, le piattaforme di reclutamento dei partner affiliati, le agenzie di reclutamento, i siti web su cui è disponibile il vostro CV o un profilo, la nostra corrispondenza, le conversazioni o i colloqui con i nostri dipendenti) siano utilizzate solo per gli scopi indicati in questa politica.
    La presente politica è in linea con le normative, in particolare con:

    • La normativa europea sulla protezione dei dati, in particolare il Regolamento 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016;
    • Québec, relativa alla legge sulla protezione dei dati personali nel settore privato, modificata dalla legge per la modernizzazione delle disposizioni legislative sulla protezione dei dati personali, nota come disegno di legge 25;
    • E qualsiasi altra normativa applicabile, come, ad esempio, la legge nazionale portoghese n. 58/2019, dell’8 agosto 2019 sulla protezione dei dati personali (di seguito, insieme, la “Normativa applicabile”).

  2. A chi interessa la presente politica di protezione dei dati personali dei “candidati” ?

    La presente informativa si rivolge alle persone che si candidano per una o più offerte di lavoro di Generix, direttamente sul nostro sito web, o in occasione di fiere, forum, per posta, per e-mail, o indirettamente tramite agenzie di reclutamento, dipendenti (nel contesto della cooptazione), siti di lavoro o social network (come LinkedIn, Welcome to the jungle, ecc.) o qualsiasi altro mezzo utile per trovare candidati.
    Nel caso in cui sia necessario accertare una referenza, ciò avverrà nell’ambito del quadro normativo vigente (previo accordo con il candidato). Di conseguenza, questa politica si applica anche ai referenti dei candidati, i cui dati personali possono essere raccolti durante il processo di verifica.

  3. Quali sono i principi che Generix si impegna a rispettare in materia di protezione dei dati personali?

    Generix si impegna a rispettare i seguenti principi fondamentali:

    • Raccolta, utilizzo o trattamento dei dati personali dell’utente solo per le finalità indicate nella presente politica sulla privacy o per scopi specifici condivisi con l’utente e/o per i quali l’utente ha fornito il proprio consenso separato.
    • Rispetto del principio di minimizzazione, ovvero raccogliamo e conserviamo solo i dati di cui abbiamo bisogno.
    • Adozione di adeguate misure atte a garantire l’aggiornamento e l’accuratezza dei dati personali raccolti.
    • Conservazione dei dati personali per il periodo necessario ai fini del trattamento o secondo quanto previsto dalla legge.
    • Garanzia del fatto che le vostre informazioni personali non saranno condivise, vendute, affittate o divulgate in alcun modo diverso da quanto descritto nella presente Informativa sulla privacy.

  4. Quali sono le misure di sicurezza e riservatezza adottate da Generix?

    Adottiamo tutte le misure di sicurezza appropriate a garantire la sicurezza dei tuoi dati personali, al fine di proteggerli da qualsiasi divulgazione, perdita, distruzione accidentale, alterazione, indisponibilità o accesso non autorizzato. Ad esempio, implementando le misure raccomandate dai più severi standard di sicurezza. Ci assicuriamo che l’accesso ai tuoi dati personali sia limitato ai dipendenti di GENERIX per svolgere le loro mansioni. Si prega di notare, tuttavia, che la sicurezza di trasmissione di informazioni su Internet non può mai essere garantita al 100%.
    Il trattamento sicuro dei dati è fondamentale per noi. Quando ci affidiamo a dei subappaltatori o fornitori di servizi, valutiamo attentamente in base a dei criteri il livello di qualità e sicurezza che sono in grado di offrire. A tal fine, imponiamo ai subappaltatori e fornitori di servizi regole di sicurezza in grado di soddisfare i nostri standard elevati.

    .

  5. Come vengono raccolti i dati personali dei candidati?

    1. Automaticamente, utilizzando i cookie
      Quando visiti il sito web, Generix raccoglie automaticamente i dati utilizzando i cookie. A questo proposito, ti invitiamo a consultare la nostra “politica di riservatezza”, accessibile direttamente sul sito Generix.
    2. Direttamente dall’utente e generati da Generix
      Quando vi candidate per un posto di lavoro presso Generix o un’entità Generix, i dati vengono raccolti dal momento della creazione del profilo di candidato e dal processo di reclutamento fino all’assunzione finale.
    3. Attraverso terze parti
      I dati personali possono esserci trasmessi anche da terze parti, quali agenzie di reclutamento, dipendenti del Gruppo Generix (nel contesto della cooptazione), job board o social network professionali (LinkedIn, ecc.). In questi ultimi due casi, si precisa che non siamo responsabili del trattamento dei dati personali effettuato da queste terze parti (con le quali avete un rapporto indipendente), ricoprendo Generix il ruolo di destinatario.

  6. Quali dati personali vengono trattati?

    1. Durante il processo di selezione della domanda, possiamo trattare vari tipi di dati personali, tra cui:
      • Dati identificativi (ad es. cognome, nome, dati di contatto, ecc.);
      • Dati personali del curriculum (ad esempio le informazioni personali contenute nel Curriculum Vitae (CV));
      • Dati relativi alla vostra vita professionale, in particolare le informazioni fornite nel vostro CV (ad es. formazione, diplomi, percorso professionale, competenze e qualifiche, ecc;)
      • Dati dichiarativi (ad esempio, le informazioni fornite nelle domande precedenti all’invio della candidatura, i colloqui di assunzione se rilevanti per l’elaborazione della candidatura);
      • Informazioni provenienti dalle risposte ai vari strumenti utilizzati nel processo di reclutamento (ad esempio, test di personalità);
      • Dati provenienti da soluzioni innovative (ad esempio, colloqui video per la preselezione dei candidati);
      • Dati relativi al profilo, quando accedi alla tua area personale (ad esempio, il nome utente e la password);
      • Dati provenienti da dispositivi di videosorveglianza e da dispositivi di registrazione delle comunicazioni elettroniche in conformità alle norme applicabili in materia (ad esempio, le telecamere di sorveglianza della nostra sede in caso di intervista fisica);

      In determinate situazioni, Generix può anche richiedere ed elaborare informazioni aggiuntive se ciò è necessario per valutare la compatibilità con la funzione specifica. Ad esempio, se una posizione implica mansioni come la guida di veicoli, è possibile che ti venga richiesta la patente di guida. Si prega di notare che la legislazione locale potrebbe richiedere a Generix ulteriori informazioni su di te. Indichiamo nella descrizione del lavoro quando tali dati sono necessari per valutare la tua candidatura o per soddisfare i requisiti legali.

      Generix ti informa inoltre che, a seconda del paese di residenza e della legge applicabile, i dati sensibili possono includere dati che rivelano il Paese d’origine o l’etnia, dati relativi alla salute, dati relativi a condanne penali o reati e numeri di identificazione rilasciati dal governo (numero di passaporto, numero di identificazione, numero di previdenza sociale, ecc.). In linea di principio, Generix non tratta dati sensibili che ti riguardano, a meno che la natura del lavoro non richieda il trattamento di tali informazioni e solo quando autorizzato dalla normativa applicabile. Ad esempio, può essere importante condividere informazioni su una disabilità al fine di adattare la postazione di lavoro. Generix può anche trattare i tuoi dati personali sensibili se richiesto dalla legge locale. In tal caso, ti informeremo in anticipo. A seconda dell’ubicazione della posizione per la quale ti stai candidando, potremmo essere tenuti a raccogliere tali dati in virtù di un obbligo legale, normativo o contrattuale che incombe su di noi, e più in particolare in virtù di un accordo o di un impegno assunto con le autorità di regolamentazione o stipulato nel contesto di un contenzioso di qualsiasi tipo.

    2. Durante il processo di assunzione, se la tua candidatura viene accettata:
      Se la tua candidatura viene selezionata per un contratto, ti chiederemo le informazioni e i documenti giustificativi necessari per espletare le formalità obbligatorie. La fornitura di queste informazioni è una condizione preliminare per la conclusione di un contratto di lavoro per i candidati idonei. Inoltre, la fornitura di alcune tipologie di informazioni e documenti giustificativi (indirizzo, numero di iscrizione alla previdenza sociale o numero di previdenza sociale, status di residenza o diritto di lavorare nel paese in questione, ecc.) è obbligatoria per i candidati prescelti. Di conseguenza, il mancato conferimento di tali informazioni comporterà l’impossibilità di concludere un contratto di lavoro. Questi dati possono essere:

      • Dati necessari per la redazione del contratto di lavoro (ad es. copia della carta d’identità, copia dei diplomi, copia della tessera sanitaria, ecc.);
      • Dati di cui hai bisogno per dichiarare la situazione lavorativa agli enti pubblici e sociali;
      • Dati necessari per adempiere agli obblighi legali, normativi o di conformità a cui potremmo essere soggetti.
    3. Durante il processo di creazione di un database di CV:
      Se Generix è interessato al tuo backhround, il CV può essere archiviato in una libreria, previo consenso.
      Generix sarà quindi in grado di inviarti contenuti diversi a seconda del tuo profilo:

      • Nuove posizioni disponibili;
      • Contenuti relativi alla vita in Generix;
      • Contenuti relativi alla supply chain e ai software;
      • Inviti a eventi a cui GENERIX parteciperà.

  7. Come garantiamo l’accuratezza dei dati personali dei candidati?

    È responsabilità del candidato assicurarsi che i dati che inviati siano accurati, completi e aggiornati. La trasmissione di dati imprecisi, falsi o incompleti può comportare l’esclusione dalla selezione o la risoluzione di qualsiasi contratto di lavoro tra l’utente e un’entità di Generix. Eventuali modifiche ai dati personali avvenute durante la collaborazione con Generix devono essere comunicate.

  8. Quali sono le basi giuridiche del trattamento effettuato da Generix?

    Se l’utente si trova nell’Unione Europea (UE) o se la normativa europea si applica in altro modo, i dati raccolti sono soggetti a un trattamento basato per:

    • Legittimo interesse di Generix: il trattamento dei tuoi dati personali è necessario per gestire i processi di reclutamento e per valutare e confermare (se applicabile) l’idoneità dei candidati all’assunzione;
    • Contratto: il trattamento è necessario per redigere la tua offerta di lavoro e il tuo contratto, in caso di assunzione;
    • Obbligo legale: il trattamento è necessario per adempiere agli obblighi legali (esclusi gli obblighi contrattuali);
    • E in alcuni casi specifici, previo tuo consenso.

    In caso di selezione non andata a buon fine e per consentirti di candidarti ad altre posizioni aperte presso Generix o per consentirci di contattarti in caso di altre posizioni disponibili che riteniamo adatte al tuo profilo, in conformità con la legislazione locale ti chiediamo di acconsentire alla conservazione dei tuoi dati personali per un periodo massimo che può variare in base alla legislazione locale dalla data della tua candidatura o dalla creazione dell’account dell’utente in conformità con la presente informativa. Se in un secondo momento l’utente desidera opporsi a tale prassi, può revocare il proprio consenso seguendo la procedura descritta nella presente informativa sulla privacy. Se non ti trovi nell’UE, è possibile che la legislazione applicabile del tuo paese di residenza richieda il tuo consenso alla raccolta e al trattamento dei tuoi dati personali. In tal caso, quando ti candidi per un lavoro con Generix, ti chiederemo di acconsentire alla raccolta e all’elaborazione della tua candidatura in conformità con la presente politica.

  9. Quali sono le finalità dei trattamenti dei dati raccolti da Generix?

    1. Dal nostro sito web
      I dati raccolti saranno utilizzati nell’ambito delle operazioni di reclutamento e in un’ottica di ottimizzazione delle stesse, in particolare raccogliendo informazioni dai CV o, ancora, per proporti posizioni aperte all’interno del Gruppo che potrebbero essere adatte a te, previa autorizzazione.
      Sarà inoltre possibile tenerti informato su offerte di lavoro, eventi, azioni o pubblicazioni che potrebbero interessarti.
    2. Nel processo di esame della domanda di candidatura
      I dati personali raccolti possono essere utilizzati per le finalità connesse all’elaborazione della candidatura, tra cui :

      • Contattarti telefonicamente o via e-mail, oltre a esaminare il CV;
      • Organizzare test e colloqui se interessati alla tua candidatura;
      • Inviarti avvisi di lavoro;
      • Fornirti soluzioni innovative;
      • Contattarti in caso di future opportunità di lavoro diverse dalla posizione specifica per la quale ti sei candidato;
      • Gestire le richieste di informazioni;
      • Garantire l’inclusività e la non discriminazione;
      • Gestire e organizzare il rispetto degli obblighi legali, normativi, contrattuali e di conformità di GENERIX;
      • Gestire eventuali ricorsi o reclami.
    3. Nel processo di reclutamento
      I dati personali raccolti sono necessari per:

      • Redigere il contratto di lavoro;
      • Prepararci in vista del tuo arrivo presso la nostra sede;
      • Effettuare operazioni di controllo interno;
      • Rispettare i nostri obblighi legali, normativi e di conformità, nonché gli impegni assunti dal Generix.

  10. In che modo Generix gestisce il processo decisionale individuale automatizzato nelle domande di preselezione?

    In alcuni casi, potremmo trattare i dati personali dell’utente con mezzi automatizzati. Ciò significa che la presa di una decisione in merito alla tua richiesta è effettuata da mezzi automatici, senza che alcun essere umano sia coinvolto nel processo decisionale nell’ambito delle domande di preselezione. Prima di procedere a qualsiasi processo automatizzato dei dati, viene richiesto il vostro consenso. In tali casi, forniremo all’utente informazioni chiare sulla descrizione del lavoro, sulla nostra decisione di utilizzare il processo automatizzato, sulla logica applicata e sul significato ed effetti per l’utente. A seconda delle leggi applicabili, l’utente può godere di determinati diritti in relazione al processo decisionale automatizzato, in particolare laddove produca effetti giuridici che lo riguardano. Per ulteriori informazioni su questo argomento, consulta la sezione 14 “Come può l’utente esercitare i propri diritti?”.

  11. Chi riceve i dati personali raccolti da Generix?

    Ci assicuriamo che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati personali raccolti.
    I destinatari possono essere :

    1. Dipartimenti o entità di Generix
      I dati personali che l’utente ci invia in relazione a una domanda di lavoro vengono trasmessi al soggetto di Generix che ha pubblicato l’offerta stessa.
      Se necessario, possiamo comunicare alcuni dei tuoi dati personali ai vari dipartimenti interessati (consulenti, responsabili e assistenti delle risorse umane, ecc.) e a manager o amministratori all’interno dell’azienda per motivi organizzativi, operativi, amministrativi o di controllo interno o per adempiere ai nostri obblighi legali, normativi o contrattuali, in particolare nell’ambito del processo di reclutamento o di un colloquio con il tuo potenziale manager. I tuoi dati personali possono essere trattati al di fuori del tuo paese di residenza, anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) o del Québec. Ciò può avvenire, ad esempio, nel caso in cui tu decida di condividere i tuoi dati con un recruiter al di fuori del tuo paese di residenza: in questo caso, i tuoi dati personali possono essere soggetti alle leggi applicabili nel paese in questione. Di conseguenza, se ci fornisci i tuoi dati personali per candidarti per una posizione specifica e in particolare se decidi di condividere i tuoi dati personali con recruiter al di fuori del tuo paese di residenza, ciò implica un trasferimento dei tuoi dati personali come descritto nel presente documento. In ogni caso, Generix garantirà che tale trattamento transfrontaliero sia protetto da adeguate garanzie, in conformità con la legge applicabile.
    2. Terze parti
      Durante lo svolgimento delle nostre attività, terze parti possono ricevere o avere accesso ad alcuni dei tuoi dati personali, ad esempio i subappaltatori (per le firme elettroniche), i fornitori di servizi informatici (per l’assistenza al reclutamento) o i consulenti (per il reclutamento esterno).
      In caso ciò avvenga, ci assicuriamo che i trasferimenti o gli scambi necessari siano effettuati al solo scopo indicato nella sezione “Quali sono le finalità dei trattamenti dei dati raccolti da Generix?”, fornendo tutte le garanzie appropriate per la protezione dei dati. In via eccezionale, alcuni dei tuoi dati personali possono anche essere inviati, in conformità con la normativa applicabile, a terze parti in Francia o all’estero allo scopo di stabilire, salvaguardare o difendere un diritto legale, nell’ambito di indagini amministrative o penali da parte di una o più autorità di regolamentazione, per garantire il rispetto degli impegni assunti nei loro confronti o nell’ambito di controversie legali di qualsiasi tipo. Alcuni dei tuoi dati personali potranno quindi essere trasmessi non solo alle autorità di regolamentazione o giudiziarie, ma anche ai legali di Generix e a quelli delle altre parti del procedimento. In tal caso, Generix garantisce che i dati trasferiti o scambiati siano pertinenti e necessari per le finalità di cui sopra.

  12. In quali casi i dati personali vengono trasferiti o consultati al di fuori dell’Unione Europea e del Québec?

    Data l’organizzazione di Generix e la natura internazionale delle attività svolte, i dati personali possono essere trasferiti, in conformità con le finalità del trattamento, a entità del Gruppo, fornitori di servizi, subappaltatori o partner situati in un paese all’interno o all’esterno dell’Unione Europea. Questi ultimi possono contattarti direttamente, utilizzando i dati di contatto che hai fornito, per proporti posizioni all’interno del nostro Gruppo che corrispondono al tuo profilo. In caso di trasferimento in un paese al di fuori dell’UE e al di fuori del Québec, saranno adottate regole adatte a garantire la protezione e la sicurezza di queste informazioni. In particolare, per garantire questo tipo di trasferimento, abbiamo messo in atto idonei strumenti di tutela legale, nel rispetto delle leggi applicabili.

  13. Per quanto tempo Generix conserva i dati personali raccolti?

    1. Applicazione indiretta
      Se non hai fatto domanda direttamente (ad esempio, la tua candidatura è stata attivata da un processo di raccomandazione o introdotta da una terza parte), avrai trenta (30) giorni per accettare la nostra informativa sulla privacy. Se non acconsenti entro questo periodo, i tuoi dati personali saranno cancellati. Se l’utente acconsente, i dati saranno trattati in conformità con la presente informativa sulla privacy dei candidati e, più specificamente, come una “candidatura diretta”.
    2. Applicazione diretta
      Nel caso in cui l’utente si sia rivolto direttamente a noi, conserveremo i dati personali solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per cui sono stati raccolti, come descritto nella presente Informativa sulla privacy, compreso il rispetto di eventuali requisiti legali o contabili.
      Si prega di notare che :

      • I tuoi dati personali saranno conservati per il periodo necessario a completare il processo di assunzione, e poi cancellati dopo il periodo di conservazione legalmente applicabile se la tua candidatura viene accettata;
      • I tuoi dati personali saranno conservati per il periodo di tempo legalmente applicabile, al fine di compilare i documenti amministrativi in caso di candidatura andata a buon fine;
      • Con il tuo consenso, e nel caso in cui la tua candidatura venga respinta, i tuoi dati personali saranno conservati al fine di studiare la possibilità di offrirti altre posizioni che potrebbero corrispondere al tuo profilo, e di offrirti contenuti di tuo interesse, per un periodo massimo che non può superare il tempo di conservazione legalmente applicabile dalla data del tuo ultimo contatto con Generix;
      • I risultati di eventuali test effettuati durante il processo di assunzione sono soggetti a un trattamento specifico e saranno conservati per il periodo di conservazione legalmente applicabile dal momento dello svolgimento degli stessi.

  14. Come può l’utente esercitare i propri diritti?

    Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali, l’utente ha diritto a determinati diritti ai sensi della normativa vigente.
    A seconda della legge applicabile, l’utente può godere del diritto di accesso, rettifica, portabilità, cancellazione, revoca del consenso o limitazione del trattamento dei propri dati personali. In conformità alla normativa europea, l’utente ha inoltre il diritto di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati, nonché il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali.
    In caso di ritiro del proprio consenso, potresti non ricevere gli avvisi di lavoro a cui ti sei iscritto. Inoltre, Generix potrebbe non essere in grado di valutare la compatibilità con la posizione aperta, il che potrebbe comportare il rifiuto della tua candidatura. Inoltre, l’utente ha il diritto di non essere sottoposto a decisioni basate esclusivamente sul trattamento automatizzato, ad esempio quando producono effetti giuridici. In questo caso, una risorsa umana può intervenire nel processo decisionale. Generix prevede inoltre misure che ti consentano di esprimere il tuo punto di vista e/o di contestare la decisione automatizzata. Il diritto dell’utente a non essere soggetto a una decisione automatizzata non si applica quando la decisione presa: (a) è necessaria per stipulare o eseguire un contratto; (b) è consentita dalla legge applicabile e vi sono garanzie adeguate per salvaguardare i diritti e le libertà dell’utente e i suoi interessi legittimi; oppure (c) si basa sul suo consenso esplicito. Tuttavia, in queste situazioni, l’utente può ancora richiedere l’intervento umano nel processo decisionale e sarà cura di Generix garantire l’adozione di adeguate misure per consentirgli di esprimere le proprie opinioni e/o di contestare la decisione automatizzata.
    Questi diritti non sono assoluti e l’esercizio di ciascuno di essi è soggetto a determinate condizioni in conformità alle normative applicabili. In ogni caso, se le informazioni personali raccolte non sono più necessarie per alcuno scopo e non siamo tenuti a conservarle, secondo quanto disposto dalla normativa applicabile, sarà nostra cura cancellarle o renderle anonime.
    Solo in Francia, hai anche il diritto di definire il trattamento dei dati dopo il tuo decesso (Legge per una Repubblica Digitale). Qualsiasi richiesta di esercitare un diritto sarà analizzata da Generix e dovrà essere:

    • Per iscritto;
    • Firmata dal richiedente;
    • Contenere indicazione dell’indirizzo al quale si desidera ricevere risposta;
    • Accompagnata da un documento d’identità.

    Per i residenti in Europa:
    Per qualsiasi informazione o per esercitare i tuoi diritti in merito al trattamento da parte di Generix dei dati personali, è possibile contattare il nostro Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): dpo@generixgroup.com, oppure inviare una lettera al seguente indirizzo:
    Gruppo Generix
    All’attenzione del DPO
    8 rue Simone Iff
    75012 Parigi

    Per i residenti in Canada/Québec :
    Per qualsiasi informazione o per esercitare i tuoi diritti in merito al trattamento da parte di Generix delle tue informazioni personali, è possibile contattare il nostro Responsabile della Privacy (RPRP) per qualsiasi richiesta o domanda in Québec o in Canada : noram-rens.pers@generixgroup.com, o inviare una lettera al seguente indirizzo:
    GENERIX GROUP NORTH AMERICA
    1360 Rue Ropery
    #201, Montreal,
    QC H3K 2X3

    A seconda del Paese di ubicazione, le entità Generix possono essere soggette a specifici obblighi locali, in particolare per adeguarsi ai requisiti normativi. Questi ultimi saranno illustrati caso per caso dai recruiter delle entità interessate.
    Infine, hai il diritto di avviare un reclamo a un’autorità di controllo: