Solução EDI Generix

A solução EDI (Eletronic Data Interchange) e Faturação Eletrónica da Generix ajuda a reduzir custos e aumentar a performance. Veja como funciona.

Collaboration & Visibility
Generix Supply Chain Hub : B2B Integration
Supply Chain Execution
Generix Collaborative Network
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O que é o EDI?

O EDI - Electronic Data Interchange, é um sistema de comunicação que permite transacionar qualquer tipo de documento eletrónico (encomendas, faturas, guias de remessa, notas de crédito/débito, inventários, preços, catálogos, informação logística), num formato standard e de forma estruturada, entre os diferentes sistemas de informação das empresas que participam nas relações comerciais.


Como funciona o EDI?

Se optar por adquirir uma solução EDI, tenha em consideração estes 3 passos antes de começar a enviar documentos: preparação de documentos, tradução para formato EDI e transmissão de documentos EDI para o parceiro. Posteriormente, o parceiro precisa de: receber os documentos, traduzirinserir a documentação no sistema de gestão da empresa.

A documentação é transformada e enviada através de uma ligação entre parceiros

A informação, antes de ser enviada, é no fundo transformada, para que seja “legível” por ambas as partes. Ela é traduzida para o formato “edi”, não só por questões de segurança, mas também para uma questão de compatibilidade. Tudo isto é feito através de uma rede “EDI” que permite a transmissão e receção de documentos.


Como implementar um projeto EDI?

Uma implementação EDI sem apoio de especialistas pode ser lenta e criar falhas no sistemas que vão afetar milhares de documentos. A Generix pode ajudá-lo(a) a implementar uma solução EDI que lhe permitirá transacionar documentos eletrónicos, de acordo com os requisitos de cada um dos seus parceiros comerciais.

 

Utilização de standards internacionais EDI

Ao utilizar standards internacionais, está a garantir a compatibilidade entre sistemas EDI diferentes, para realizar trocas documentos com os seus clientes e fornecedores, independentemente do país em que se encontrem.

 

Soluções Automatizadas EDI e integradas com ERP

A Generix disponibiliza soluções completamente automatizadas e integradas com o seu software interno de gestão (ERP), para que possa incorporar os Serviços EDI da forma que melhor se adapta à sua empresa.


Vantagens do sistema EDI:

Redução dos custos de processamento

Eliminação dos custos administrativos relacionados com o consumo de papel, impressão de documentos, selos e correio.

Automatização de processos e Integração no ERP

Simplificação de processos e eliminação de tarefas de introdução manual de dados. Os dados são integrados de forma automática no sistema de gestão (ERP) da empresa.

Controlo de todos os documentos

Garantia de precisão no envio de mensagens EDI. A informação não se perde e é entregue ao destinatário com confirmação de entrega/leitura pelo próprio sistema EDI.

Implementação simples e rápida

Rápida ligação a todos os clientes, parceiros e fornecedores, e linha de Suporte técnico disponível 24/7.

Melhoria do serviço ao cliente

O rápido intercâmbio de documentos de um sistema para o outro garante o funcionamento sincronizado dos sistemas de ambos os parceiros comerciais, o qual melhora o serviço ao cliente.

Principais funcionalidades
Projeto EDI adaptado à sua empresa

Configuração dos processos de integração B2B de acordo com o processo de negócio da sua empresa, regras de gestão, eventos, notificações, workflows, alertas... etc.

Conversão de dados para envio e receção

Transformação de todos os formatos eletrónicos (formato EDI, XML, ERP, ETL, PDF) em conformidade com os standards EDI.

Troca eletrónica de documentos

Receção, consulta e arquivo de documentos financeiros, como notas de encomenda e envio de faturas eletrónicas a todos os clientes.

Integração no ERP

Disponibilizamos centenas de conectores de aplicações (SAP, MS, Oracle, Sage, Primavera, PHC, Navision), para uma simples e fácil integração da tecnologia EDI nos vários sistemas de informação do mercado.

Controlo de dados EDI

Monitorização dos fluxos de informação B2B, através de uma consola gráfica e painéis de controlo de gestão de negócio.

Acesso a uma biblioteca com 3.000 mapeamentos B2B

Rápida implementação do seu projeto EDI, aproveitando os mapeamentos já disponíveis.

Descubra todas as funcionalidades na ficha de produto
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Detalhes sobre a solução

 

Os critérios a seguir ao escolher a solução EDI no modelo SaaS

O modelo SaaS (Software as a Service) está posicionado como a única área de importante crescimento no mercado para a utilização do Intercâmbio Eletrónico de Dados. No entanto, melhorar a produtividade, otimizar os processos logísticos ou comerciais, e reduzir os custos dependerá da solução escolhida. 

Quais os critérios a utilizar para escolher um fornecedor de EDI no modelo SaaS?

  • A dimensão da rede do fornecedor de EDI

A solução EDI deve ser capaz de trabalhar com um fornecedor que já tenha uma rede de utilizadores e interligações significativas, de forma a facilitar a transmissão de fluxos, em particular a nível internacional.

  • A riqueza das ferramentas de controlo de fluxos

O sistema EDI deve oferecer ferramentas abrangentes para gerir o sistema em tempo real (monitorização, alarmes, notificações, painéis de instrumentos). O intercâmbio eletrónico de dados é muitas vezes visto como uma caixa negra que gere fluxos, mas é necessário ter uma solução que lhe permita interagir, especialmente no caso de um incidente ou evento.

  • Cobertura funcional

A experiência e a cobertura da funcionalidade é um critério que não deve ser ignorado. O sistema EDI deve ser capaz de traduzir os dados dos clientes em múltiplos formatos, adaptar-se ao processo comercial do cliente e ser capaz de distribuir amplamente os fluxos aos parceiros. Por outras palavras, deve suportar o maior número possível de protocolos e normas de intercâmbio.

  • Cumprir os regulamentos em vigor

A solução adotada para o EDI deve satisfazer critérios regulamentares abrangentes. Em particular, deve possuir numerosas certificações para garantir a segurança dos sistemas de informação: impressão digital, arquivo com valor justificativo, digitalização fiscal das faturas, etc.

  • Comunicação com fornecedores 

Como um verdadeiro centro de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), a solução deve ir além do EDI e abranger todas as trocas de informação de uma empresa com os seus parceiros comerciais. Deve, portanto, ser associado a serviços de partilha de ficheiros, portal B2B, Web-EDI, impressora virtual, fax e processamento de papel, etc.

  • A natureza do contrato proposto

Existem fortes compromissos de serviço? Quais são os SLAs? As soluções devem ser comparadas para assegurar a disponibilidade, tempo de processamento, clareza do produto, preço e nível de suporte oferecido.

  • Serviços associados e experiência

A solução e a natureza do contrato são elementos importantes. Para obter todos os benefícios, é necessário também julgar a perícia e os serviços EDI associados: assistência de implementação de parceiros, monitorização do negócio, implementação de pedidos de desenvolvimento adicional, apoio ao utilizador, formação, assistência ...

DIDIER CARRET
National Supply Chain Customer Quality
Nestlé
"Utilizamos o EDI para enviar informação aos nossos clientes e os benefícios são inúmeros: poupança de tempo, maior precisão da informação recebida e redução de erros. Quando recebemos uma encomenda via EDI, a data de entrega está especificada. Isto é uma garantia para evitarmos a perda da encomenda e/ou da fatura. Hoje, efetuamos 100% das trocas em formato EDI com todos os nossos clientes do setor do Retalho".
DIDIER CARRET
National Supply Chain Customer Quality
Nestlé

Perguntas Frequentes

EDI significa Electronic Data Interchange e refere-se à troca de informações (documentos/dados) por via digital, ou seja, de computador para computador. Esta troca deve ser feita de forma estruturada, geralmente são utilizadas comunicações EDI standard (fornecidas pela AECOC/GS1), mas também pode ser feita sob outras estruturas de comunicação tais como "TXT", "XML", "CSV", etc. Estes formatos devem ser acordados pelas partes que vão realizar a troca de informação, bem como o tipo de comunicação que vão utilizar, que também varia em função da segurança que se deseje atribuir ao envio. Pode ser sob: RVA, AS2, FTP, SFTP, etc...

O EDI substitui o processo tradicional de troca de informações entre empresas ou internamente dentro da empresa. Processos que normalmente são realizados com suporte papel (encomendas, faturas, notas de entrega...) conseguem ser automatizados, eliminando assim o processo manual de introdução da informação no ERP.

EDI

 

EDIExistem múltiplas comunicações disponíveis para satisfazer as necessidades de troca de documentos e informações entre empresas. As comunicações são classificadas pelo tipo de informação a ser trocada (ver o quadro).


Trabalhar com o EDI permitir-lhe trocar todo os tipos de documentos comerciais, ou seja, praticamente todas as transações que normalmente faria com qualquer parceiro comercial por meios convencionais. As mais comuns são: encomendas, avisos de expedição, faturas, inventários, guias de mercadorias e de transporte, notas de entrega, etc... etc.


Para todas estas comunicações, os utilizadores (remetente e recetor) devem definir previamente o tipo de estrutura a utilizar (Edifact, XML, Odette, etc), refletindo a informação no guia EDI, onde é mencionado o conteúdo que cada mensagem deve conter. Ex: para a nota de encomenda (nº de encomenda, dados do cliente, dados do fornecedor, etc.).

O intercâmbio eletrónico de dados é utilizado em muitos setores: distribuição, retalho, automóvel, serviços, indústria farmacêutica, transportes, logística, moda ... etc. Isto, juntamente com a grande variedade de comunicações estruturadas existentes, torna possível a utilização desta tecnologia com múltiplos parceiros. Hoje em dia é muito comum realizar EDI com empresas como Auchan, Sonae, Intermarché, El Corte Inglés, Pingo Doce, Leroy Merlin, Lidl, Makro, etc...

Se a sua empresa tem volume baixo de documentos para trocar, pode optar por uma solução EDI manual. No entanto, se o seu volume de documentos for elevado, recomendamos a utilização de uma solução EDI automatizada que possa ser integrada com o seu sistema de gestão (ERP).

A solução EDI da Generix integra com qualquer ERP do mercado (PHC, SAP, Oracle, Navision, Sage... etc).

A resposta é sim. Com o SaaS (Software As A Service) aplicado ao intercâmbio eletrónico de dados, alguns dos obstáculos que o EDI anteriormente apresentava às empresas desaparecem. Já não é necessário dominar esta tecnologia, as normas e os protocolos de intercâmbio ou ter peritos em EDI na sua empresa. O seu fornecedor de EDI ficará responsável pela operação dos fluxos em nome da sua empresa, de forma segura, realizando traduções de múltiplas comunicações, ligações multi-protocolo ou multi-rede e monitorização dos fluxos. 

Desta forma, já não precisará de investir na compra de hardware para implementar o EDI, uma vez que utilizará os nossos serviços online e pagará uma taxa de acordo com o seu consumo.

Não, o EDI é um dos métodos que os regulamentos consideram válidos para garantir a autenticidade e integridade das faturas eletrónicas EDI.

Para que uma troca EDI seja eficiente, as empresas envolvidas na transação comercial devem ser identificadas por um GLN ou Ponto Operacional. Este é o código que viaja através da comunicação EDI. Uma empresa que pretenda enviar ou receber documentos via EDI deve ter um software EDI capaz de recolher os dados da empresa e incorporá-los em comunicações standard, capazes de serem intercetadas pelo seu parceiro comercial. Portanto, cada uma das empresas envolvidas numa comunicação EDI deve ser identificada através de um GLN ou Ponto Operacional.

O EDI, para além de permitir às empresas responder melhor às exigências dos parceiros comerciais, o EDI traz benefícios significativos para as operações internas das empresas:

  • Rapidez e fiabilidade na troca de informações: O EDI elimina o risco de potenciais erros. Geralmente, uma encomenda enviada por fax, correio ou e-mail deve ser introduzida manualmente na ferramenta de gestão (ERP), tanto do cliente como do fornecedor. Já uma encomenda EDI é integrada na mesma, ou seja, é automaticamente registada - a correspondência com as informações necessárias para a expedição ou faturação é também automatizada.
  • Rastreabilidade a diferentes níveis: a implementação de uma solução de EDI torna possível rastrear todas as trocas efetuadas:
    • Documentos desde a encomenda até à liquidação;
    • Elementos de expedição na cadeia de transporte;
    • Unidades de consumo através de rotulagem por código de barras na origem;
    • Unidades logísticas com a utilização de códigos de rastreabilidade, tais como número de lote, datas e números de série (SSCC) ao longo da cadeia de fornecimento/produção/entrega.
  • Redução de custos:
    • Eliminação de papel (impressão, envio por correio, fax, arquivo, etc.);
    • Redução de litígios, erros e tempos de resolução;
    • Eliminação de tarefas manuais de baixo valor acrescentado;
    • Redução dos custos administrativos relacionados com o processamento de cada processo.
Porquê a Generix Group?

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99,90%
SLA : Service Level Agreement
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Solução SaaS segura