A importância do EDI na digitalização empresarial

O nome é, seguramente, familiar entre empresas de maior ou menor dimensão: EDI ou, na versão por extenso, Electronic Data Interchange. A tecnologia de integração e comunicação de dados entre empresas veio revolucionar as relações comerciais B2B nos últimos anos, permitindo uma “linguagem comum” na transação de documentos eletrónicos entre parceiros, fornecedores e distribuidores. As provas dadas ao serviço das comunicações empresariais, em todo o mundo, confirmam a fiabilidade e as vantagens do EDI na digitalização das organizações.
 

EDI, um pilar da comunicação B2B

O EDI funciona como uma solução de comunicação para transacionar documentos eletrónicos, num formato standard, entre os diferentes sistemas de informação dos parceiros da supply chain, desde clientes a distribuidores e fornecedores – independentemente da dimensão de cada empresa.

Ao possibilitar a comunicação entre as organizações, o EDI veio substituir os processos manuais de transação de documentos, agilizando a correspondência de encomendas, faturas, guias de remessa, informação logística ou notas de crédito, entre outros.

No âmbito desta transação eletrónica de dados, todos os documentos, seja de entrada ou de saída, são extraídos, interpretados, preenchidos e arquivados em linguagem standard EDI – nomeadamente, EDIFACT, XML, ERP ou PDF. Seguro e confiável, este intercâmbio de documentos é intuitivo e automatizado, reduzindo a necessidade de intervenção humana e acelerando operações ao longo de toda a cadeia.

Um estudo internacional, de 2021, da Deloitte reforça a importância que esta tecnologia tem, atualmente, para o mundo empresarial. 80% das empresas inquiridas pela consultora afirmam que usam o EDI pela sua fiabilidade. E todas consideram que a solução dá resposta às necessidades mais importantes da comunicação B2B.

Quais as vantagens do EDI na digitalização das empresas?

Ao agilizar a transação eletrónica de documentos, o EDI reforça o processo de transformação digital das organizações – sendo, muitas vezes, o primeiro passo desta transição a ser implementado pelas empresas.

Pensemos, por exemplo, num cenário de transação manual de documentos, antes da implementação do EDI. Um retalhista precisa de reforçar o stock de um produto e, para isso, lança uma ordem de compra no seu software – que tem depois de extrair e enviar manualmente por e-mail ao fornecedor. Após receber a ordem de compra, o fornecedor tem, por seu lado, de inserir manualmente a informação no seu sistema e iniciar o processo de faturação (sendo que a fatura fará o “caminho” inverso, do fornecedor até ao retalhista, por e-mail, fax ou correio tradicional). Esta é a realidade pré-EDI: processos manuais lentos, consumidores de tempo e recursos, com maior propensão a erros.

E depois da implementação de um sistema EDI? Os benefícios da digitalização são extensos, com destaque para: 

• Simplificação das transações eletrónicas de documentos: a tecnologia permite conectar os documentos da supply chain entre diferentes parceiros (e diferentes sistemas de gestão) num único flow e “linguagem comum”;
• Processos mais rápidos, eficientes e automatizados: a informação é integrada de forma automática no sistema de gestão da empresa, minimizando a intervenção humana e acelerando a operacionalização de processos de encomenda, faturação e transporte;
• Redução de custos: a transformação digital possibilita às empresas serem mais eficientes com menos custos – e o EDI não é exceção. Além da redução do tempo investido nestes processos (que libertam os recursos humanos para outras tarefas de maior valor acrescentado à organização), são também eliminados os custos relacionados com consumo de papel, impressão de documentos, selos e correio;
• Rastreabilidade e redução de erros: todas as transações realizadas sob tecnologia EDI deixam uma pegada eletrónica. Ou seja, é possível confirmar pelo próprio sistema, em tempo real, que o documento foi entregue/lido, ganhando visibilidade de todo o processo. Por outro lado, a adoção de uma linguagem standard assegura que os dados são transacionados de forma correta, com menor vulnerabilidade a erros e imprecisões (ao contrário do que sucede no sistema manual);
• Aumento do nível de serviço e customer experience: a rápida transação de documentos garante um funcionamento sincronizado dos sistemas de ambos os parceiros comerciais o que se traduz num serviço mais rápido e eficiente ao cliente. 

Uma solução personalizada, com provas dadas

A solução EDI da Generix permite obter todos os benefícios da tecnologia EDI na digitalização da sua empresa, com a certeza de que é a tecnologia que se adapta à sua organização – e não o contrário. Os nossos projetos EDI são configurados à medida de cada negócio, de acordo com os processos e workflows estabelecidos.

Além disso, a nossa vasta experiência no mercado contribui para acelerar a fase de implementação e integração da tecnologia nas diferentes organizações. Como? Através do acesso a uma base de dados com 3.000 mapeamentos B2B (que podem ser aproveitados para parametrizar rapidamente novos projetos) e centenas de conetores que integram, facilmente, diferentes aplicações e ERPs do mercado, como a SAP, Primavera, Sage ou PHC.