Conformidade Legal da Fatura Eletrónica a nível Global

A faturação eletrónica na Europa ainda não está totalmente harmonizada.
As principais diferenças referem-se a:

• • os formatos da fatura (ex. EN 16931, UBL, XML local…) ;
  • os modelos de controlo: alguns países exigem uma validação («clearance») antes da transmissão ao cliente;
  • os canais de comunicação: portais governamentais, redes Peppol ou APIs diretas;
  • os prazos e obrigações de reporting: alguns exigem um reporting em tempo real;

As regras de arquivo e assinatura: o prazo de conservação e a assinatura eletrónica variam consoante os Estados. Cada país aplica o seu próprio calendário e modelo de controlo, daí o interesse em dispor de uma solução unificada e evolutiva.

São cada vez mais os países que impõem a faturação eletrónica ou obrigações de reporting digital. Aqui ficam alguns exemplos, nomeadamente na Europa:

• Europa / União Europeia :
  • A diretiva 2014/55/UE exige que as administrações públicas aceitem faturas eletrónicas em conformidade com a norma europeia (EN 16931) nos seus contratos públicos.
  • Com a reforma ViDA, a partir de 1 de julho de 2030, as transações B2B intra-UE deverão ser faturadas de forma eletrónica estruturada.
  • Alguns Estados-Membros já implementaram obrigações nacionais (Itália, Polónia, Bélgica, Espanha, etc.).
• América Latina / Caraibas: países como o Brasil, México, Peru, Colômbia e Chile têm sistemas obrigatórios muito avançados de faturação eletrónica/transmissão às autoridades fiscais (autorização, comunicação em tempo real, validação).
• Ásia / Oceânia : alguns países, como a Indonésia, Singapura, Tailândia, etc., estão a adotar gradualmente obrigações (especialmente para transações com a administração).

A tendência mundial é a imposição progressiva da faturação eletrónica ou do reporting digital.

Implementar um projeto de faturação eletrónica requer uma abordagem estruturada. Aqui estão as principais etapas:

1. Avaliar o cenário atual: identificar os processos de faturação atuais, os sistemas utilizados (ERP, contabilidade) e as obrigações fiscais de acordo com cada país.
2. Definir o objetivo : especificar os fluxos envolvidos (B2B, B2C, B2G) e os formatos necessários (EN 16931, UBL, XML local, etc.).
3. Escolher uma solução: escolha um software ou uma plataforma SaaS compatível com as normas europeias e internacionais (como o Generix Invoice Services).
4. Integrar e testar: conectar a solução ao sistema de gestão, realizar testes de emissão e receção de faturas eletrónicas.
5. Formar as equipas: sensibilizar os utilizadores internos e os parceiros para o novo procedimento..
6. Garantir a conformidade contínua: acompanhar as evoluções legais, nomeadamente a diretiva europeia ViDA e as obrigações nacionais.

Esta abordagem gradual permite uma transição suave para a digitalização completa das faturas, garantindo ao mesmo tempo a conformidade fiscal.

As empresas podem recorrer a vários tipos de ferramentas:

• Soluções integradas no ERP: incluem funcionalidades de emissão e receção de faturas eletrónicas diretamente no sistema existente.
• Plataformas especializadas na Cloud: estas plataformas gerem a conversão de formatos, a assinatura eletrónica, o armazenamento e as declarações fiscais.
• Redes operativas: como a Peppol, que facilita o intercâmbio de faturas eletrónicas entre empresas e administrações na Europa.

A solução adequada deverá assegurar:

• a conformidade legal de cada país,
• a conectividade multi-formato (EDI, XML, UBL, etc.),
• o arquivo legal seguro e a rastreabilidade,
• uma monitorização regulamentar automática.

É precisamente esse o valor acrescentado de uma plataforma centralizada como a Generix Invoice Services, concebida para acompanhar as empresas internacionais na digitalização dos seus processos de faturação

Para cumprir a regulamentação europeia e nacional, é necessário combinar diversas práticas:

• Utilizar os formatos standardizados (EN 16931) reconhecidos na União Europeia.
• Conexão através de portais ou plataformas aprovadas (Peppol, portais nacionais).
• Respeitar as obrigações fiscais locais: numeração, IVA, validação, prazos de envio, arquivo.
• Conservar e arquivar as faturas de forma segura durante o prazo legal (de 5 a 10 anos, dependendo do país).
• Atualizar os sistemas assim que uma nova reforma entre em vigor (como ViDA ou as obrigações nacionais na Bélgica, Alemanha, Polónia, etc.).

Uma solução SaaS conectada e atualizada continuamente ajuda a automatizar o cumprimento das normas, sem a necessidade de intervenções manuais repetidas.

Os principais desafios observados nos projetos de faturação eletrónica são:

• A complexidade regulamentar: cada país tem as suas próprias normas e portais.
• Integração técnica: conectar os sistemas internos às plataformas nacionais ou europeias.
• Custo inicial: investimento na solução, configuração e formação
• Acompanhamento da transformação: adoção pelas equipas contabilísticas e parceiros.
• Gestão de erros: tratamento de faturas rejeitadas ou em não conformidade
•  Supervisão contínua: antecipar futuras reformas fiscais

Ao escolher uma plataforma centralizada e evolutiva, as empresas podem superar estes desafios, proteger as suas transações e reduzir os riscos de não conformidade