Generix renova a sua Certificação ISO 27001. Saiba mais
Para preparar esta reforma fiscal, o Ministério das Finanças polaco publicou documentação detalhada, incluindo esquemas XSD, brochuras explicativas e um folheto informativo sobre os anexos (Zalacznik). Foram disponibilizados três ambientes distintos – produção, demonstração e teste – com interfaces API funcionais. O governo também esclareceu os direitos e permissões relacionados aos certificados (ZAW-FA), às delegações de acesso e aos tokens necessários para se conectar ao sistema.
Este dispositivo, inspirado nos modelos de autorização já adotados em Itália e em França, visa garantir a transmissão em tempo real das faturas ao fisco polaco. O objetivo é claro: reduzir a fraude ao IVA, reforçar a transparência e acelerar os processos de controlo.
Sabia que …
O KSeF representa um dos projetos mais ambiciosos de digitalização fiscal na Europa Central. Este projeto coloca a Polónia entre os países pioneiros na adoção da faturação eletrónica obrigatória.
Apesar da documentação cada vez mais completa, subsistem várias áreas de incerteza à medida que se aproxima a data de entrada em funcionamento. A carga técnica do KSeF continua a ser motivo de preocupação: os limites das chamadas API são muito rigorosos – um envio em lote por minuto ou vinte status em dez minutos –, o que pode causar lentidão durante os períodos de fecho do mês. As grandes empresas, especialmente nos setores da distribuição, telecomunicações ou energia, temem picos de carga que possam afetar a continuidade das suas operações.
Em termos funcionais, a estabilidade do sistema ainda precisa ser testada. Os vários códigos de erro (9101, 21121, 21401, etc.) exigem uma gestão minuciosa por parte do integrador. Os casos de faturas parcialmente rejeitadas num mesmo lote também levantam questões sobre a robustez dos fluxos de produção e a coerência dos processos de validação.
Outro assunto delicado diz respeito aos anexos estruturados. Atualmente, a Polónia é o único país da União Europeia a impor este formato XML único por fatura, proibindo qualquer anexo do tipo PDF ou JPG. Esta restrição técnica cria dificuldades para as empresas habituadas a enviar documentos volumosos, como contratos ou relatórios de desempenho.
A transição do formato FA(2) para FA(3) acrescenta uma complexidade adicional. As faturas emitidas antes de fevereiro de 2026 deverão ser corrigidas segundo o novo formato, incluindo os créditos e as regularizações. Os ERP deverão, portanto, ser capazes de gerir simultaneamente duas lógicas de mapeamento, o que implica um esforço de adaptação considerável.
A gestão de acessos e certificados constitui outro desafio operacional. Cada ambiente – teste, demonstração e produção – exige um certificado distinto, o que torna os procedimentos administrativos mais pesados, especialmente para grupos internacionais. Por fim, a integração do código QR KSeF, obrigatório em cada fatura, levanta questões sobre o seu tamanho mínimo, a sua legibilidade nos PDFs gerados e a sua compatibilidade com as ferramentas internas de leitura.
A menos de um ano da entrada em vigor da reforma, a contagem regressiva começou. As autoridades polacas continuam a fazer os ajustes necessários para garantir a estabilidade do sistema. As empresas, por sua vez, mostram-se cautelosas e pedem mais clareza sobre a gestão de rejeições parciais, a restituição de QR codes e a capacidade do sistema para absorver os volumes de transações.
De acordo com um estudo da PwC, cerca de 65% das empresas polacas consideram que não estão preparadas para a reforma fiscal nesta fase. Muitas preferem concentrar os seus esforços em 2025 na monitorização regulamentar e na qualificação dos “Accredited Service Providers” (ASP), antes de lançarem os projetos técnicos em 2026.
Número-chave
O KSeF permite reduzir em 20% os custos administrativos relacionados com a faturação, melhorando simultaneamente a rastreabilidade e a segurança das transações comerciais.
Neste contexto, a Generix posiciona-se como um parceiro de confiança para acompanhar as empresas na sua conformidade com o KSeF. Com uma vasta experiência em vários países (França, Espanha, Alemanha, Benelux, etc.), o grupo oferece uma plataforma robusta e interoperável, capaz de processar tanto os fluxos KSeF como os formatos Peppol/EN16931. A sua abordagem global, que combina experiência em regulamentação e domínio técnico, permite às organizações abordar com serenidade esta reforma fiscal polaca e preparar-se para as próximas reformas europeias, nomeadamente na Bélgica, na Alemanha e no âmbito do ViDA até 2028.
A reforma fiscal na Polónia ilustra a profunda transformação dos sistemas fiscais europeus. Além da imposição regulamentar, representa uma oportunidade para otimizar os processos internos e reforçar a transparência financeira. O sucesso da entrada em vigor do KSeF dependerá tanto da preparação das empresas como da estabilidade técnica do sistema.
Antecipar, testar e colaborar com parceiros fiáveis será a chave para uma transição bem-sucedida para um modelo fiscal mais digital, mais seguro e mais harmonizado à escala europeia.
Com o nosso mapa interativo das reformas fiscais, os nossos especialistas ajudam-no a antecipar as mudanças e a garantir a implementação da faturação eletrónica em mais de 70 países.
Um Sistema de Gestão de Armazém (WMS) é fundamental para as operações de armazém modernas, aumentando a sua eficiência, precisão…
O Electronic Data Interchange (EDI) é uma tecnologia que permite a troca eletrónica de documentos comerciais entre empresas de maneira…
O surf, mais do que um desporto, é um estilo de vida que envolve a interação contínua com a natureza,…
Trabalhe com a nossa equipa para criar a sua pilha de software da cadeia de abastecimento ideal e adaptá-la às suas necessidades empresariais específicas.
