Elektronische facturering in Europa is nog niet volledig geharmoniseerd.

De belangrijkste verschillen hebben betrekking op:

• de factuurformaten (bijv. EN 16931, UBL, lokale XML, enz.);
• de controlemodellen: sommige landen eisen een validatie (“clearance”) voordat de factuur naar de klant wordt verzonden;
• de communicatiekanalen: overheidsportalen, Peppol-netwerken of directe API’s;
• de termijnen en rapportageverplichtingen: sommige landen eisen realtime rapportage;

de regels voor archivering en ondertekening: de bewaartermijn en elektronische handtekening variëren per land. Elk land hanteert dus zijn eigen tijdschema en controlemodel, vandaar het belang van een uniforme en evolutieve oplossing.

Steeds meer landen leggen elektronische facturering of digitale rapportageverplichtingen op. Hier volgen enkele voorbeelden, met name in Europa:

• Europa / Europese Unie:
  • Richtlijn 2014/55/EU verplicht overheidsinstanties om elektronische facturen die voldoen aan de Europese norm (EN 16931) te accepteren bij hun overheidsopdrachten.
  • Met de ViDA-hervorming moeten vanaf 1 juli 2030 B2B-transacties binnen de EU op een gestructureerde manier elektronisch worden gefactureerd.
  • Sommige lidstaten hebben al nationale verplichtingen ingevoerd (Italië, Polen, België, Spanje, enz.).
• Latijns-Amerika/Caribisch gebied: landen als Brazilië, Mexico, Peru, Colombia en Chili hebben zeer geavanceerde verplichte systemen voor elektronische facturering/overdracht aan de belastingdienst (clearance, realtime rapportage, validatie).
• Azië/Oceanië: sommige landen, zoals Indonesië, Singapore, Thailand, enz., voeren geleidelijk verplichtingen in (met name voor transacties met de overheid).

De wereldwijde trend is dat elektronische facturering of digitale rapportage geleidelijk verplicht wordt gesteld.

Het opzetten van een project voor elektronische facturering vereist een gestructureerde aanpak. Dit zijn de belangrijkste stappen:

1. Evalueer de huidige situatie: identificeer de huidige factureringsprocessen, de gebruikte systemen (ERP, boekhouding) en de fiscale verplichtingen per land.
2. Bepaal de reikwijdte: specificeer de betrokken stromen (B2B, B2C, B2G) en de vereiste formaten (EN 16931, UBL, lokale XML, enz.).
3. Kies een oplossing: kies voor software of een SaaS-platform dat compatibel is met de Europese en internationale normen (zoals Generix Invoice Services).
4. Integreer en test: sluit de oplossing aan op het beheersysteem, voer tests uit voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen.
5. Teams opleiden: interne gebruikers en partners bewust maken van de nieuwe procedure.
6. Zorgen voor voortdurende naleving: de wettelijke ontwikkelingen volgen, met name de Europese richtlijn ViDA en de nationale verplichtingen.

Deze stapsgewijze aanpak zorgt voor een soepele overgang naar volledige dematerialisatie van facturen, terwijl de fiscale naleving wordt gegarandeerd.

Bedrijven kunnen gebruikmaken van verschillende soorten tools:

• In ERP geïntegreerde oplossingen: deze voegen functies voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen rechtstreeks toe aan het bestaande systeem.
• Gespecialiseerde cloudplatforms: deze beheren de conversie van formaten, elektronische handtekeningen, opslag en fiscale rapportage.
• Interoperabele netwerken: zoals Peppol, dat de uitwisseling van elektronische facturen tussen bedrijven en overheden in Europa vergemakkelijkt.

Een ideale oplossing moet zorgen voor:

• wettelijke conformiteit in elk land,
• multi-format connectiviteit (EDI, XML, UBL, enz.),
• veilige archivering en traceerbaarheid,
• automatische regelgevingstoezicht.

Dat is precies de toegevoegde waarde van een gecentraliseerd platform zoals Generix Invoice Services, dat is ontworpen om internationale bedrijven te ondersteunen bij de digitalisering van hun factureringsprocessen.

Pour rester conforme aux réglementations européennes et nationales, il faut combiner plusieurs bonnes pratiques :

• Utiliser les formats standardisés (EN 16931) reconnus dans l’Union européenne.
• Se connecter via les portails ou plateformes agréées (Peppol, portails nationaux).
• Respecter les obligations fiscales locales : numérotation, TVA, validation, délais d’envoi, archivage.
• Conserver les factures de manière sécurisée pendant la durée légale (de 5 à 10 ans selon le pays).
• Mettre à jour les systèmes dès qu’une nouvelle réforme entre en vigueur (comme ViDA ou les obligations nationales en Belgique, Allemagne, Pologne…).

Une solution SaaS connectée et mise à jour en continu aide à automatiser cette conformité, sans nécessiter d’interventions manuelles répétées.

De belangrijkste uitdagingen bij elektronische facturatieprojecten zijn:

• De complexiteit van de regelgeving: elk land heeft zijn eigen normen en portalen.
• De technische integratie: interne systemen koppelen aan nationale of Europese platforms.
• De initiële kosten: investering in een oplossing, configuratie en opleiding.
• Begeleiding bij de verandering: acceptatie door de boekhoudteams en partners.
• Foutbeheer: verwerking van afgewezen of niet-conforme facturen.
• Voortdurende monitoring: anticiperen op toekomstige belastinghervormingen.

Door te kiezen voor een gecentraliseerd en schaalbaar platform kunnen bedrijven deze obstakels overwinnen, hun transacties beveiligen en het risico op niet-conformiteit verminderen.