A faturação eletrónica na Europa ainda não está totalmente harmonizada.
As principais diferenças referem-se a:

• os formatos da fatura (ex. EN 16931, UBL, XML local…) ;
• os modelos de controle: alguns países exigem uma validação (“clearance”) antes da transmissão ao cliente;
• os canais de comunicação: portais governamentais, redes Peppol ou APIs diretas;
• os prazos e obrigações de reporting: alguns exigem um reporting em tempo real;
• as regras de armazenamento e assinatura: o prazo de conservação e a assinatura eletrônica variam de país para país. Cada país, portanto, aplica seu próprio cronograma e modelo de controle, daí o interesse em dispor de uma solução unificada e escalável.

São cada vez mais os países que impõem a faturação eletrônica ou obrigações de reporting digital. Aqui ficam alguns exemplos, nomeadamente na Europa:

• Europa / União Europeia:
  • A diretiva 2014/55/UE exige que as administrações públicas aceitem faturas eletrônicas em conformidade com a norma europeia (EN 16931) nos seus contratos públicos.
  • Com a reforma ViDA, a partir de 1 de julho de 2030, as transações B2B intra-UE deverão ser faturadas de forma eletrônica estruturada.
  • Alguns Estados-Membros já implementaram obrigações nacionais (Itália, Polónia, Bélgica, Espanha, etc.).
• América Latina / Caribe: países como o Brasil, México, Peru, Colômbia e Chile têm sistemas obrigatórios muito avançados de faturação eletrônica/transmissão às autoridades fiscais (autorização, reporting em tempo real, validação).
• Ásia / Oceania: alguns países, como a Indonésia, Singapura, Tailândia, etc., estão adotando gradualmente obrigações (especialmente para transações com a administração).

A tendência mundial é a imposição progressiva da faturação eletrônica ou do reporting digital.

Implementar um projeto de faturação eletrônica requer uma abordagem estruturada. Aqui estão as principais etapas:

1. Avaliar o cenário atual: identificar os processos de faturação atuais, os sistemas utilizados (ERP, contabilidade) e as obrigações fiscais de acordo com cada país.
2. Definir o objetivo: especificar os fluxos envolvidos (B2B, B2C, B2G) e os formatos necessários (EN 16931, UBL, XML local, etc.).
3. Escolher uma solução: escolha um software ou uma plataforma SaaS compatível com as normas europeias e internacionais (como o Generix Invoice Services).
4. Integrar e testar: conectar a solução ao sistema de gestão, realizar testes de emissão e recebimento de faturas eletrônicas.
5. Formar as equipes: sensibilizar os usuários internos e os parceiros para o novo procedimento.
6. Garantir a conformidade contínua: sacompanhar as evoluções legais, nomeadamente a diretiva europeia ViDA e as obrigações nacionais.

Esta abordagem gradual permite uma transição suave para a digitalização completa das faturas, garantindo ao mesmo tempo a conformidade fiscal.

As empresas podem recorrer a vários tipos de ferramentas:

• Soluções integradas ao ERP: incluem funcionalidades de emissão e recebimento de faturas eletrônicas diretamente no sistema existente.
• Plataformas especializadas na Cloud: estas plataformas gerem a conversão de formatos, a assinatura eletrônica, o armazenamento e as declarações fiscais.
• Redes interoperativas: como a Peppol, que facilita o intercâmbio de faturas eletrônicas entre empresas e administrações na Europa.

A solução adequada deverá garantir:

• a conformidade legal de cada país,
• a conectividade multi-formato (EDI, XML, UBL, etc.),
• o armazenamento seguro e a rastreabilidade,
• uma monitorização regulamentar automática.

É precisamente esse o valor agregado de uma plataforma centralizada como a Generix Invoice Services, desenvolvida para acompanhar as empresas internacionais na digitalização dos seus processos de faturamento.

Para cumprir a regulamentação europeia e nacional, é necessário combinar diversas práticas:

• Utilizar os formatos padronizados (EN 16931) reconhecidos na União Europeia.
• Conexão através de portais ou plataformas aprovadas (Peppol, portais nacionais).
• Respeitar as obrigações fiscais locais: numeração, IVA, validação, prazos de envio, arquivo.
• Conservar e arquivar as faturas de forma segura durante o prazo legal (de 5 a 10 anos, dependendo do país).
• Atualizar os sistemas assim que uma nova reforma entre em vigor (como ViDA ou as obrigações nacionais na Bélgica, Alemanha, Polônia, etc.).

Uma solução SaaS conectada e atualizada continuamente ajuda a automatizar o cumprimento das normas, sem a necessidade de intervenções manuais repetidas.

Os principais desafios observados nos projetos de faturação eletrônica são:

• A complexidade regulamentar: cada país tem as suas próprias normas e portais.
• A integração técnica: conectar os sistemas internos às plataformas nacionais ou europeias.
• O custo inicial: investimento na solução, configuração e formação.
• O acompanhamento da transformação: adoção pelas equipes de contabilidade e parceiros.
• A gestão dos erros: tratamento de faturas rejeitadas ou em não conformidade.
• A supervisão contínua: antecipar futuras reformas fiscais.

Ao escolher uma plataforma centralizada e evolutiva, as empresas podem superar estes desafios, proteger as suas transações e reduzir os riscos de não conformidade.