O intercâmbio eletrônico de dados, mais conhecido pela sigla EDI, refere-se a um processo seguro pelo qual empresas trocam documentos de computador para computador, em um formato eletrônico padronizado.
Os documentos trocados via EDI podem ser de diversos tipos: ordens de compra, faturas, avisos prévios de expedição, documentos alfandegários, entre outros.
Uma vez implementado, o EDI não requer intervenção humana: os computadores “comunicam-se” entre si sem intermediários.
Zero papel, zero manipulação humana
Com o EDI, não há mais necessidade de transações em papel – adeus aos fax, envelopes com selo, triagem manual de correspondência, arquivamento físico… – nem mesmo envios por e-mail: os documentos são encaminhados diretamente para a aplicação adequada do destinatário. Por exemplo, uma ordem de compra EDI será automaticamente direcionada para a ferramenta de gestão de pedidos do destinatário.
Como funciona o EDI
Vamos tomar como exemplo um processo de faturação eletrônica entre duas empresas que utilizam soluções EDI.
Ao receber uma ordem de compra, o ERP do fornecedor emite uma fatura, que é automaticamente transformada em uma mensagem EDI por um software dedicado e transmitida ao cliente. A solução EDI do cliente recebe a fatura, extrai os dados de faturamento e os integra automaticamente no ERP do cliente: o processamento da fatura começa imediatamente. Todo o ciclo de vida da fatura – desde sua emissão até o processamento – é, portanto, desmaterializado e automatizado.
As vantagens do EDI
Menos erros: Com o EDI, não há risco de um documento se perder, deteriorar, ficar ilegível, ser mal interpretado ou preenchido incorretamente. Em outras palavras, menos erros humanos. Os documentos EDI seguem normas rigorosas, garantindo sua confiabilidade. Dependendo do setor e da localização das empresas, diferentes padrões EDI (EDIFACT, INOVERT, ANSI X12…) podem ser utilizados. É essencial que os usuários que trocam mensagens EDI utilizem o mesmo padrão — que falem a mesma língua, de certa forma — para que os documentos EDI sejam processados corretamente por seus sistemas.
Uma enorme economia de tempo: o EDI automatiza tarefas demoradas, como a inserção manual dos mesmos dados em diferentes softwares. Acabaram-se os dias de sofrer com atrasos antes inevitáveis (entrega postal, processamento manual de documentos, etc.). O que antes levava vários dias agora pode ser feito em minutos ou horas com o EDI.
Redução de custos: menos erros — e, portanto, menos tempo gasto corrigindo-os — e um aumento significativo na velocidade das transações levam a uma economia substancial. Sem mencionar a eliminação de todos os custos associados a transações em papel (consumíveis, armazenamento, postagem, etc.).
Rastreabilidade perfeita: as empresas que trocam documentos EDI têm visibilidade completa de todas as transações em tempo real.
Aumento da produtividade: livres de tarefas tediosas e demoradas, os funcionários podem se concentrar em ações de alto valor agregado proporcionadas pelo EDI.
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