Facturación electrónica: un objetivo impulsado por la Unión Europea

Impulsora de la digitalización de la facturación electrónica, la Unión Europea exporta progresivamente este nuevo sistema de referencia al resto del mundo, enfrentando a las empresas a retos sin precedentes.

Implantación progresiva de la e-factura en la UE

La digitalización de la facturación, impulsada por la Unión Europea, se está extendiendo progresivamente a todos los Estados miembros, tanto para las facturas B2G (a las administraciones públicas) como para las B2B (entre profesionales).

No todos los países de la UE se encuentran en las mismas fases de digitalización. En el caso de las facturas B2G ya son obligatorias en Francia para los proveedores de servicios del sector público. En España empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán la obligación de aplicar esta medida en el plazo máximo de un año desde que se apruebe el desarrollo reglamentario (a partir de mediados de 2023). Por otro lado, el resto de las empresas cuya facturación anual sea inferior a 8 millones de euros tendrán que aplicar esta medida en un plazo de dos años, es decir, en 2025 será de obligado cumplimiento para cualquier tipo de compañía en España, independientemente del tamaño y sector.

Con el tiempo, la e-factura será obligatoria en todos los países europeos, cada uno con su propio calendario. Una realidad a la que deben anticiparse ahora tanto las empresas nacionales como las extranjeras.

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Una norma que se extiende al resto del mundo

A pesar de las consecuencias económicas del conflicto en Ucrania, la Unión Europea sigue siendo uno de los principales exportadores del mundo. Este peso comercial también permite a Europa exportar sus normas y estándares en muchos ámbitos: seguridad alimentaria, protección del medio ambiente y procesos comerciales.

Aunque sólo afecta al Viejo Continente, la obligación de digitalizar las facturas se extiende progresivamente al resto del mundo, lo que obliga a los agentes comerciales a adaptarse a esta evolución. El ejemplo más significante de esta influencia es el experimento que está llevando acabo los Estado Unidos para la implantación de la e-factura.

E-factura: beneficiosa tanto para la administración como para las empresas

Aunque se introduce principalmente para limitar el fraude, el objetivo de la facturación electrónica es también una oportunidad para las empresas, siempre que estén preparadas para ello.

Sencillez gracias a la factura electrónica

En la Unión Europea, la inmaterialización de la facturación electrónica tiene un objetivo principal: luchar contra el fraude del IVA. Para ello, las e-facturas permiten a las autoridades fiscales:

• Enumerar las empresas sujetas al IVA;
• Consultar el historial de operaciones de todas las empresas sujetas al IVA;
• Diferenciar el fraude de los simples errores de información.

Procesos optimizados gracias a la digitalización de la facturación

La obligación de utilizar facturas electrónicas es también una oportunidad para las empresas sujetas a ella, tanto desde el punto de vista económico como organizativo.

• Declaraciones automatizadas gracias a la información de facturación transmitida.
• Facturación estandarizada y conforme gracias a normas homogéneas en todas las empresas.
• Facturación más económica que con la tramitación en papel.

Necesidad de equiparar la facturación

Para ajustarse a este nuevo marco normativo y aprovecharlo, las empresas sujetas al mismo deben avanzar en tres áreas principales. Generix Group puede ayudarle en esta transición.

• Escoger un procedimiento: firma electrónica, intercambio electrónico de datos (EDI), registro de auditoría fiable... todas soluciones que le permiten garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de sus facturas electrónicas. ¿El reto? Seleccionar la que mejor se adapta a sus limitaciones.
• Seleccionar un método de transmisión: para enviar sus facturas a sus destinatarios, puede introducirlas manualmente en la plataforma oficial, optar por una transmisión automatizada a través de su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o utilizar una plataforma de terceros acreditada. La elección que haga dependerá del volumen de facturas que reciba.
• Disponer de los datos adecuados. A la hora de digitalizar las facturas, es importante asegurarse de que los datos que se van a transmitir en ellas están bien preparados: datos adaptados a las distintas normas y a su aplicación en los países en cuestión.