Facturación electrónica

Ahorra entre 5 y 10 euros por factura digitalizada

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PREGUNTAS FRECUENTES

La factura electrónica o una e-factura es, ante todo, una factura. Es la versión digital de las facturas tradicionales, es decir, de las transacciones comerciales entre un comprador y un vendedor.

Este tipo de facturación electrónica puede ser generada, emitida y conservada gracias a los medios electrónicos. Además, cuenta con el mismo valor legal y aporta nuevas condiciones de seguridad. 

En Generix somos proveedores de facturación electrónica y facilitamos la información pertinente para agilizar el proceso de gestión para las empresas interesadas en optimizar tiempo y aumentar la productividad de sus transacciones comerciales.

¿Con quién quieres realizar facturación electrónica? 

El uso de la factura electrónica es muy variado, de manera que puede realizarse para formalizar operaciones comerciales con diferentes tipos de usuarios:

  • CON CLIENTES
  • CON PROVEEDORES
  • CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Con clientes

Los costes de emisión por factura hacia el cliente rondan los 9€ (recuperación edición, expedición y franqueo) Con la solución del programa de facturación de Generix, podrás digitalizar facturas con tus clientes y conseguirás otros ahorros significativos. 

Además, la idea de poder emitir una factura en tiempo record también es un beneficio directo para el cliente, ya que el hecho de poder demostrar la autenticidad de una transacción comercial establece un vínculo de confianza entre usuarios y empresas.

CON CLIENTES

Con proveedores

El coste de tramitar facturas en papel con proveedores ronda los 14€ por factura. Al digitalizar las facturas entrantes, puedes ahorrarte hasta el 70%. Mediante el uso de un programa de facturación electrónica, eliminas los costes de manejar papel, reduces los conflictos y automatizas las operaciones de reconciliación y de pago. 

Para la facturación electrónica sólo es necesario el consentimiento del destinario, y además, dicho permiso puede ser implícito o tácito. Asimismo, para garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido, Generix presta los mecanismos necesarios para avalar la emisión de la factura.

CON PROVEEDORES

Con la administración pública

Generix Group pone a disposición del mercado su plataforma de facturación electrónica para que tu empresa pueda cumplir con los principales requisitos impuestos por la Agencia Tributaria Española.

También hay que mencionar que de acuerdo con la legislación, desde el 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas.

CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Principales funcionalidades
Reducción de costes

Al prescindir de los procesos de clasificación y registro de datos de las facturas manualmente, se puede ahorrar cantidades importantes en costes de copias y almacenamiento de papel.

Mejorar la visibilidad

La posibilidad de ver tus facturas electrónicas en tiempo real le ayudará a acelerar el proceso de incluir dichas facturas en el sistema contable y por lo tanto, tendrás un mayor control.

Mejorar la satisfacción del cliente

La factura electrónica tiene un procesamiento mucho más simple que la tradicional desde que se emite hasta que es aprobada por el cliente. De este modo, puede ser pagada más rápidamente al minimizarse los tiempos y evitar procesos burocráticos.

Agilizar los pagos

Al procesarse rápidamente se facilita que los pagos se realicen a tiempo, evitando cargos por pagos con retraso al proveedor.

Aumentar la productividad

Con la e-factura se sabe en todo momento cuando el cliente ha recibido la factura, y por consiguiente, se reduce el número de llamadas o el intercambio de emails para confirmar su entrega.

Respetar las regulaciones

Al reducirse los tiempos de espera en el procesamiento de facturas, los clientes reciben un mejor servicio y por consiguiente, se ve aumentada su satisfacción.

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Preguntas frecuentes

Pese a la importancia de la facturación electrónica, aún existen dudas sobre su funcionamiento, creación y envío. A continuación, responderemos las interrogantes más comunes sobres la e-facturación.

La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel. La diferencia únicamente reside en que la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos.

De esta forma, la factura electrónica se define legalmente como “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.

Asimismo, cabe destacar que la facturación electrónica tiene el mismo valor que la factura en papel, ya que cumple con los mismos requisitos de la facturación tradicional: 

  • Cuenta con el consentimiento del sistema de facturación del destinatario.
  • Garantiza la legibilidad de la factura. 
  • Avala la autenticidad del origen de la factura. 
  • Certifica la integridad del contenido.

Actualmente en España se intercambia millones de facturas digitales entre empresas y autónomos. Esta nueva tendencia inició el 15 de enero de 2015 gracias a la Ley 25/2013. Después de esta fecha, la facturación electrónica se convirtió en un requisito legal en el sector público estatal, autónomo y local.

Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

  • Ahorro de costes.
  • Mejora de la eficiencia.
  • Integración con la aplicación de gestión internas, de la empresa.
  • Optimización de la tesorería.
  • Obtención de información en tiempo real.
  • Reducción de tiempos de gestión.
  • Agilidad en la toma de decisiones.
  • Administración y contabilidad automatizadas.
  • Disminución de costes de los documentos en papel.
  • Control de acciones erróneas.
  • Uso eficaz de los recursos financieros.
  • Flujos de transacciones agilizados.
  • Además, es obligatorio para la facturación con las Administraciones Públicas.

Los beneficios económicos que derivan de la facturación digital también buscan potenciar las actividades comerciales de las empresas y adaptarse a las nuevas necesidades socioeconómicas vigentes.

De la misma manera, la interoperabilidad y versatilidad permite la interrelación comercial dentro y fuera de nuestras fronteras. Aspecto que a su vez promueve el desarrollo organizacional de las empresas en crecimiento.

Cuando hablamos de formato de la factura nos referimos:

  1. Por un lado al fichero que soporta el contenido legal de la factura. Se pueden usar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. Los formatos usuados con más frecuencia son:

  • PDF:  se suele usar cuando el destinario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.

  • XML: este formato es el que usa la Agencia Tributaria, facturae.

  • EDIFACT: se suele usar cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, y el  destinario suele ser una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de forma que los datos entran automáticamente en el ordenador del receptor.

  1. Por otro lado, se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la firma, que al igual que en el caso anterior, no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF,... La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES.

Finalmente, tanto el contenido de la factura, llamémoslo factura, como la firma, vienen en un único fichero normalmente con extensión ".fir". Es aconsejable la utilización de estándares.

Las obligaciones que tiene la persona que hace una factura electrónica son:

  • Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.

  • Asegurarse de la legibilidad en el formato original.

  • Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.

  • Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.

  • Contabilizar la factura.

  • Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional. El único requisito de éstos controles de gestión es que deben permitir la creación de una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.

Pese a que con la nueva normativa ya no es obligatoria la firma digital certificada, se reconoce ésta como garante del origen de la factura y de la integridad de los datos.

De esta forma, los usuarios pueden certificar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas mediante tres vías:

  • Mediante una firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas o mediante en un certificado reconocido.

  • Mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

La persona que recibe una factura también tiene una serie de obligaciones que son:

  • Recibir la factura, asegurándose de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.

  • Conservar la factura recibida es su formato original o bien delegar esta función a un tercero.

  • Asegurarse de la legibilidad en el formato original.

  • Garantizar el acceso a la factura ya sea en su  visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga, e impresión.

El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007.

  • Conversión de papel a digital. Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 7 de la citada Orden.

  • Conversión de digital a papel. Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel, siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 8 de la citada Orden.

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Desde la aprobación del reglamento de facturación de 2013, ya no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo.

La gestión informática y el sistema de envío usado en la factura digital permiten garantizar que la persona física o jurídica que firma la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no se ha alterado (integridad).

El certificado que se usa es el del expedidor real de la factura. Ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha acordado auto-facturación.

Una vez obtenido el fichero de la factura con su firma, se puede enviar al destinatario de diferentes modos. Al igual que ocurre con los formatos, no existe un modo único. Se puede enviar por correo electrónico, por FTP, poniéndolo en una página web desde la que se pueda descargar, mediante un Servicio Web (Web Service),... Lo que hay que enviar al cliente es la factura firmada digitalmente, es decir, todo, contenido legal de la factura y la firma de ésta. Recordad que aunque a partir de 2013 ya no es obligatorio que la factura vaya firmada, sí es recomendable. 

Existen diferentes normativas desarrolladas en varias reglamentaciones que deben ser observadas en función del país de origen y/o destino de las facturas, o de la nacionalidad adscrita a la razón social del emisor. Estas normas difieren en función del país regulador y abarcan desde formatos específicos para desarrollar facturas, procedimientos para la transmisión y declaración de éstas ante la hacienda pública, o criterios para garantizar la autenticidad y originalidad del documento. Es conveniente conocer en qué medida le puede afectar esta normativa en función de los países en los que debe facturar, poniéndose en manos de un socio tecnológico especializado en procesos de facturación electrónica internacional como Generix.

Las e-facturas están sujetas al Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre, en el que se aprueba el Reglamento de las obligaciones de facturación. Dicho reglamento establece que las normas que deben cumplir las facturas, incluso a pesar de ser de naturaleza digital.

  • De esta manera, en el decreto se regulas aspectos como:
  • La obligación de expedir factura. 
  • Los tipos de facturas: completas, ordinarias y simplificadas. 
  • Expedición por terceros. 
  • Contenido de la factura. 
  • Legibilidad, autenticidad e integridad. 
  • Especificaciones de la factura electrónica
  • Plazos. 
  • Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.  
  • Regímenes especiales.  
  • Conservación.

El proceso de facturación electrónica es sumamente sencillo y como proveedores de facturación electrónica nos hemos visto en la necesidad de crear un sistema sencillo para digitalizar facturas.

Nuestro programa informático posee un alto nivel de facturación, y la creación y el envío pasa por un proceso automatizado que garantiza la optimización del tiempo de espera.

Por consiguiente, la forma más rápida, automática y simple de crear, firmar y enviar facturas electrónicas es a través de medios informáticos de facturación electrónica.

Tomemos en cuenta que la facturación electrónica ha evolucionado a tal nivel que hoy es posible recoger datos de los sistemas internos de las empresas para posteriormente exportarlos al formato deseado.

La e-facturación se ha convertido en una herramienta muy útil para las PYMES. El hecho de poder agilizar trámites de carácter relevante para la gestión comercial estimula el desarrollo organizacional de las empresas e incrementa la interacción de las partes involucradas.

A través de la facturación electrónica las PYMES pueden agilizar el intercambio de bienes y servicios, y estar al día con las regulaciones pertinentes mientras afianzan sus relaciones comerciales en función de la productividad y el rendimiento.

Optar por la facturación digitalizada también significa ahorrar en costes de producción y rentabilizar la inversión destinada a la creación de facturas legibles, auténticas y fiables.

Los autónomos también pueden digitalizar sus facturas para su fácil organización, administración y gestión. El hecho de poder visualizar una factura a través de un dispositivo móvil representa una ventaja para los usuarios que necesitan corroborar datos, exportar archivos en diferentes formatos o enviar documentos legales a Hacienda.

Como bien hemos mencionado con anterioridad, las facturas electrónicas están sujetas a la normativa legal regulada por Real Decreto 1619/2012 en donde se exige legibilidad, autenticidad e integridad a la hora de llevar a cabo su emisión.

Por lo tanto, todas las facturas, sean electrónicas o de papel, deben garantizar: 

  • Completa legibilidad. 
  • La autenticidad del origen garantizando la identidad de ambas partes.
  • La integridad del contenido de la factura garantizando que no ha sido modificado.

En el caso de la e-factura, como la legibilidad depende estrictamente del programa informático que crea y recibe dicho documento, es importante contar con un proveedor de facturas electrónicas de calidad para mitigar riesgos y evitar complicaciones legales.

Los proveedores de facturas electrónicas tienen la obligación de prestar un servicio fiable y diversificado que garantice la autenticidad de las transacciones comerciales.

Por ello, los programas de facturación se presentan como una solución clara y precisa que tiene como objetivo agilizar el proceso de facturación de manera legal y actualizada.

Con Generix podrás digitalizar facturas para clientes y proveedores, mientras se está al día con la administración pública. Gracias a nuestro sistema de facturación es posible tener una ventaja en la gestión de trámites al poder reducir el impacto económico de la facturación convencional y el tiempo que esto sugiere.

Además, el software de Generix también permite digitalizar una factura en papel en el menor tiempo posible. De este modo podrás organizar tus documentos y tener un aval de las facturas ya emitidas con anterioridad.

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