Faturação eletrónica: 4 passos, 4 benefícios

O processo de digitalização das empresas portuguesas deu um salto gigantesco nos últimos tempos e uma das suas faces mais visíveis é a crescente adoção da faturação eletrónica. Resumidamente, uma fatura eletrónica tem equivalência a uma fatura em papel e o mesmo valor legal. Contudo, é emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico via e-mail ou outro canal seguro de dados (EDI).

Todo o processo é realizado digitalmente, desde a emissão, passando pelo envio, à receção e ao arquivo das faturas, e os benefícios ampliam-se quando estes processos são totalmente automatizados. O objetivo é desmaterializar as faturas, mas também automatizar e melhorar a eficiência dos processos de faturação, proporcionando uma redução de custos e erros humanos ao mesmo tempo que se respeitam as normas e critérios exigidos tanto a nível nacional como transfronteiriço.

O processamento tem sido impulsionado pela União Europeia – veja-se a Diretiva Comunitária 2014/55/UE – que considera a faturação eletrónica um instrumento crucial para harmonizar a faturação da contratação pública a nível europeu. Como resultado foram definidas imposições legais que tornaram obrigatória a adoção deste instrumento para os intervenientes nas relações comerciais Business to Governement (B2G).

Neste âmbito, desde 1 de janeiro de 2023 que as micro, pequenas e médias empresas estão obrigadas a proceder à faturação eletrónica nas suas transações comerciais com a Administração Pública, uma obrigatoriedade a que as grandes empresas com contratos públicos já estavam sujeitas desde 2021.

Mas mesmo para as empresas que não fornecem entidades públicas (e não se encontram abrangidas pela referida obrigatoriedade legal), a adesão à faturação eletrónica tem sido crescente pelos benefícios que lhe reconhecem. Vejamos quatro:

1. Menor risco de erros e maior eficiência. A fatura eletrónica permite criar automatismos, tanto na vertente de emissor como de receptor, contribuindo para a eliminação de erros humanos como as discrepâncias que subsistem nos processos de faturação manual. Ao mesmo tempo, a empresa vê os seus níveis de eficiência a aumentar uma vez que o tempo alocado às tarefas administrativas reduz drasticamente.
    
2. Redução de custos. Com a eliminação das faturas em papel há uma redução direta dos custos de impressão e de armazenamento de faturas em papel – uma vez que estas ficam disponíveis num arquivo digital. Juntamente com o que representam tarefas humanas sem valor acrescentado, as poupanças podem atingir até 70%.
    
3. Maior segurança. Devido aos seus requisitos exigentes, como por exemplo a autenticação com recurso a certificado digital qualificado, a fatura eletrónica é mais segura, confidencial e fiável comparativamente a uma fatura em papel. 
    
4. Maior rapidez. Tarefas que no passado eram feitas manualmente, e que exigiam vários passos e etapas, passam a ser executadas de forma automática e mais célere. Não só a comunicação é feita mais rapidamente como contribui para a redução e o cumprimento dos prazos de pagamento.

Adotar a faturação eletrónica confere às organizações vantagens competitivas significativas e permite-lhes prepararem-se para a sua possível obrigatoriedade nas relações Business to Business (B2B) e Business to Governement (B2G), um caminho que já está a ser trilhado em alguns países europeus, como mostra o exemplo recente de Espanha.

4 passos passos para implementar a faturação eletrónica

Se quer que o seu negócio dê este “salto em frente” é importante lembrar que os sistemas – e benefícios – da faturação eletrónica se estruturam em software ou soluções cloud que devem estar bem-adaptadas às especificidades de cada negócio. Antes de avançar, conheça quatro passos que deve ter em consideração para implementar a solução mais adequada:

1. Identificar as necessidades da sua empresa. As organizações não são todas iguais, nem têm as mesmas necessidades. É, por isso, importante olhar internamente, analisar os sistemas, procedimentos e cenários de faturação (contas a receber e a pagar), fazer o levantamento das necessidades, bem como dos vários intervenientes que têm de estar sincronizados.
    
2. Preparar os sistemas da sua empresa. Um dos aspetos que deve ser, desde logo, assegurado é que a solução de faturação eletrónica escolhida seja compatível e facilmente integrada com o sistema de gestão (ERP) da sua empresa. Isso será decisivo para que a transição para a faturação eletrónica seja feita de forma rápida e simples.
    
3. Escolher um parceiro tecnológico de confiança. Este é um ponto crucial para o sucesso da implementação. Escolha um parceiro especializado e de confiança para garantir que as faturas eletrónicas emitidas pela sua empresa vão estar em total conformidade com a legislação em vigor, com o protocolo e o modelo de transmissão mais adequados. Ao mesmo tempo, o parceiro tecnológico deverá apoiá-lo na resolução de quaisquer problemas que possam ocorrer durante a implementação – nomeadamente, erros técnicos ou humanos, formação ou dificuldades de adaptação à solução.
    
4. Envolver os seus colaboradores. É fundamental envolver os seus colaboradores neste processo de transição da fatura em papel para a faturação eletrónica, colocando a sua equipa a par de todo o processo e disponibilizando a formação necessária para que a organização esteja preparada para maximizar as vantagens proporcionadas pela solução que está a implementar. O parceiro tecnológico deverá apoiar a sua organização também nesta etapa.

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