WMS: 8 critérios para escolher a melhor solução

Fiabilidade

Um WMS é, sobretudo, um sistema operativo. Depois de automatizar o armazém, os operadores libertam-se do trabalho manual. 

Uma interrupção no sistema tornaria impossível processar as encomendas. Do ponto de vista empresarial, uma paragem técnica de apenas umas horas colocaria a empresa numa situação de grande desvantagem. Dada a importância e forte impacto destes desafios, as empresas procuram uma solução que permita gerir o armazém de forma contínua, todos os dias do ano. 

Para garantir a fiabilidade do WMS, recomendamos fortemente que estabeleça com o fornecedor um Acordo de Níveis de Serviço (SLA). 

Os clientes devem avaliar detalhadamente a forma com que o serviço calcula os indicadores de performance. É também importante verificar os processos que o fornecedor implementa em caso de incidentes operacionais. Por exemplo, a implementação de um mecanismo para passar para um ambiente de backup. 

Ampla gama de funcionalidades

Um WMS deve ser capaz de responder eficazmente aos novos desafios da logística do comércio eletrónico.  Para isso, a sua empresa deve assegurar que a solução escolhida consegue acompanhar a evolução do mercado. Esta é a única  forma de usufruir das funcionalidades para aumento da produtividade. 

Por exemplo, aconselhamos que escolha uma solução com as seguintes características: 

• Utilização mobile, para tomar decisões em qualquer lugar, quer esteja dentro ou fora do armazém;
• Controlo de automatização;
• Receção da informação de transporte e interface  com os fornecedores de transporte, para criar  etiquetas e packing lists;
• Gestão de parque do site logístico para sincronização das operações de chegada e saída dos camiões, a fim de reduzir os tempos de espera e medir a performance. 

Modularidade da solução

É essencial dispôr de uma ampla gama de características como a modularidade. O seu futuro WMS deve disponibilizar módulos para que possa utilizar (e pagar) apenas o que necessita. 

Pode rapidamente começar a usufruir dos benefícios iniciais, focando-se apenas em alguns módulos essenciais à sua atividade. Isto acelera a implementação e o tempo necessário para os utilizadores começarem a utilizar a ferramenta. 

A aceitação da solução por parte dos utilizadores é muitas vezes, por si só, uma garantia do retorno do investimento. Desta forma, o seu projeto estará no caminho certo. No entanto, certifique-se que a solução escolhida consegue oferecer-lhe soluções que vão mais além dessas necessidades iniciais. Se não definir de uma forma clara e objetiva as suas necessidades e se se focar apenas nos benefícios imediatos, é provável que escolha a solução errada. 

Capacidade de atualização da solução

Deve  dar prioridade a  soluções  que se adaptam aos novos processos da empresa, através de configurações, em  substituição de desenvolvimentos. Uma ferramenta WMS deve ter a capacidade de integrar as necessidades do cliente e evitar dificuldades e atrasos nos projetos. 

A tarefa está longe de ser insuperável, uma vez que os processos de armazém estão geralmente standardizados dentro de uma empresa, muito mais que as operações de transporte. 

Além da standardização, o WMS deve ser compatível com os sistemas já utilizados no seu armazém e  deve ter a capacidade de integrar diferentes tipos de tecnologia, para otimizar as operações de recolha de encomendas (pick by voice, pick to light, etc.). 

Este último ponto é particularmente importante para as empresas que combinam os tradicionais canais de venda com os novos canais utilizados no e-commerce. Adicionalmente à tradicional atividade B2B (fornecimento de lojas), o seu WMS deve também ter capacidade para gerir a atividade B2C (preparação de encomendas para clientes finais). 

Facilidade de utilização

Além da modularidade e capacidade de atualização, os futuros utilizadores devem considerar outra característica chave, a facilidade de utilização. Na nossa vida privada, estamos habituados a aplicações fáceis de utilizar e com design intuitivo, e os operadores de armazém esperam o mesmo nível de comodidade e simplicidade das ferramentas de negócio. A facilidade de utilização pode ser avaliada através de um POC (proof of concept). 

Custo operativo da solução

O custo da solução é, naturalmente, um critério importante, ainda que tende a passar para segundo plano quando falamos das capacidades logísticas do WMS. 

À parte do custo do software, seria sensato fazer uma comparação detalhada dos custos que terá de cobrir (infraestrutura, manutenção, atualização de versões, etc.). Isto é particularmente importante quando se comparam soluções que funcionam em diferentes modalidades (Licença ou SaaS). No modelo SaaS (Software as a Service), as empresas pagam aquilo que utilizam e os restantes custos já estão incluidos (subscrição, manutenção, atualizações, etc.). Neste cenário, o cliente beneficia de um serviço com tudo incluído. 

Quando fizer a comparação entre soluções em modo Licenças  e SaaS, assegure-se que utiliza os mesmos critérios detalhados, caso contrário, a sua comparação deixa de ser relevante. Além disso, não se esqueça de avaliar os custos de utilização de um WMS durante um determinado período de tempo. 

Capacidade para integrar o armazém no seu ecossistema IT existente

Um WMS, para além de integrar dados do ERP, também deve interagir com outros elementos do sistema, para proporcionar-lhe a visibilidade que necessita. 

Um WMS deve proporcionar-lhe um resumo de todas as operações em curso no seu armazém, não apenas uma vez por dia, mas sim em tempo real. Por exemplo, proporcionar aos seus clientes informação atualizada ao minuto sobre as suas encomendas. 

Neste contexto, as soluções em modo SaaS facilitam a integração com os ecossistemas IT existentes.

Modelo de comercialização

Acabámos de apresentar as várias vantagens que  as soluções em modo SaaS têm sobre o tradicional software em modo licença. 

O sistema pay-per-use é ideal para empresas com atividade flutuante (forte crescimento e/ou sazonalidade). Também pode aliviar o seu departamento IT de ter que gerir a arquitetura e o hosting. Subscreve um serviço  e o fornecedor fornece-lhe o nível de performance prometido, geralmente estabelecido no Acordo de Níveis de Serviço (SLA). 

Por último, a solução pode ser rapidamente implementada, sem necessidade de instalação nas máquinas da sua empresa. O WMS que selecionar deve oferecer pelo menos a possibilidade de ser executado em modo SaaS.