Soluções Faturação Eletrónica Generix

Reduza 75% dos custos com o software de Faturação Eletrónica B2B, B2C e B2G

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O que é a Fatura Eletrónica?

A Fatura Eletrónica é a versão digital da fatura tradicional, ou seja, um documento representativo das transações comerciais entre um comprador e um vendedor. Pode ser gerada, emitida e arquivada digitalmente. Tem o mesmo valor legal e acrescenta novas condições de segurança.

Esta fatura dever ser emitida por um software de faturação eletrónica certificado, como é o caso da plataforma Generix Invoice Services, que permite o processamento de todo o tipo de faturas: fatura EDI, PDF assinado, email, publicação em portal, papel.


Quais são as vantagens da Fatura Eletrónica?

A redução de custos, o aumento de produtividade e foco no negócio, a agilização de pagamentos, o arquivo 100% digital, a visibilidade em tempo real de todo o processo de faturação e estado dos documentos são alguns dos benefícios, sem esquecer a melhoria da satisfação do cliente (redução dos conflitos e extravios de documentos).


É obrigatório aderir à Fatura Eletrónica? Quais são os prazos?

Existe legislação própria que regula esta matéria, como a Diretiva 2014/25/UE, que impõe a obrigação de faturação eletrónica nos processos de faturação com a Administração Pública.

Decreto-Lei n.º 123/2018 (alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril), define o modelo de implementação entre Fornecedores da Administração Pública (privados e públicos) e o calendário:

  • 1 de janeiro de 2021 - grandes empresas;
  • 1 de janeiro de 2023 - pequenas e médias empresas;
  • 1 de janeiro de 2023 - microempresas.

Para outras empresas que não sejam fornecedores diretos do estado, não é obrigatório, mas é sem dúvida uma vantagem competitiva aderir à fatura eletrónica e contratar um serviço de faturação eletrónica.


Software de faturação eletrónica, o que é e como funciona?

Para poder emitir faturas eletronicas certificadas e de forma segura, vai precisar de um software ou uma solução na Cloud de faturação eletrónica. Serviços simples, como o envio de um ficheiro em formato .pdf assinado para o seu cliente final (Ecofatura), ou sistemas mais complexos e seguros, como o envio de faturas eletrónica através do sistema EDI - Electronic Data Interchange, são alguns exemplos.


Com quem deseja realizar a Faturação Eletrónica?

Com clientes

Ofereça aos seus clientes, um serviço de faturação personalizada a partir de uma única aplicação: ficheiros estruturados (EDI, XML, ERP), faturas eletrónica PDF por email, faturas geradas/enviadas para o portal, assinatura eletrónica ou faturas em papel através de publicações automáticas. Conheça solução Ecofatura

VER SERVIÇO ECOFATURA

e em alternativa, a solução de faturação eletrónica através do sistema EDI:

Com fornecedores

Melhore a colaboração com os seus fornecedores para reduzir os incumprimentos: receber e gerir todos os tipos de faturas de fornecedores (EDI, PDF assinado, portal, papel) validando e integrando assim a fatura eletrónica nas suas outras aplicações (ERP).

SERVIÇO DESMATERIALIZAÇÃO DE FATURAS DE FORNECEDORES

Com a Administração Pública

A Generix Group desenvolveu o Módulo de ligação à Administração Pública Portuguesa compatível com qualquer ERP e que permite de forma rápida e simples, capacitar o sistema de gestão das empresas para a emissão e receção de faturas eletrónicas, de acordo com os stantards definidos e com a legislação em vigor.

VER MÓDULO FATURA ELETRÓNICA COM A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA



Se ainda não tomou uma decisão sobre qual a melhor solução de faturação eletrónica para a sua empresa, entre em contacto connosco.

Principais funcionalidades
Redução de custos

Ao prescindir dos processos manuais de registos de dados das faturas, obtém poupanças significativas nos custos de impressão e armazenamento de papel.

Aumento da visibilidade

Possibilidade de visualizar as suas faturas eletrónicas em tempo real, irá ajudá-lo a acelerar o processo de integração dessas faturas no sistema de gestão da empresa e desta forma obter um maior controlo.

Melhoria da satisfação do cliente

A fatura eletrónica tem um processamento muito mais simples que o método tradicional, desde a fase de emissão da fatura até à aprovação do cliente. Deste modo, pode ser paga mais rapidamente, minimizando o tempo de duração deste processo.

Agilização de pagamentos

Ao processar-se rapidamente, facilita que os pagamentos sejam realizados a tempo, evitando custos por pagamentos atrasados ao fornecedor.

Aumento da produtividade

Com a fatura eletrónica é possível saber em qualquer momento que o cliente recebeu a fatura e, consequentemente, reduz o número de chamadas e a troca de emails para confirmar a sua entrega.

Descubra todas as funcionalidades na ficha de produto
Recursos
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Frequently asked questions

Apesar da importância da faturação eletrónica, existem ainda dúvidas sobre o seu funcionamento, a forma como é criada e como é enviada. Abaixo, iremos responder às perguntas mais comuns sobre faturação eletrónica.

A fatura eletrónica é um substituto digital da fatura em papel. A única diferença é que é enviada por meios eletrónicos.

Assim, uma fatura eletrónica é legalmente definida como "uma fatura que cumpre as disposições do Regulamento de Faturação para qualquer fatura em papel e que tenha sido emitida e recebida em formato eletrónico".

De notar ainda que a faturação eletrónica tem o mesmo valor que a faturação em papel, uma vez que cumpre os mesmos requisitos que a faturação tradicional:

  • Tem o consentimento do sistema de faturação do destinatário;
  • Garante a legibilidade da fatura;
  • Garante a autenticidade da origem da fatura;  
  • Certifica a integridade do conteúdo.

Entre as muitas vantagens da faturação eletrónica, encontram-se as seguintes:

  • Redução de custos;
  • Melhoria da eficiência;
  • Integração com o sistema de gestão (ERP) da empresa;
  • Otimização da tesouraria;
  • Obtenção de informação em tempo real;
  • Redução dos tempos de gestão;
  • Agilidade na tomada de decisões;
  • Administração e contabilidade automatizadas;
  • Redução do custo dos documentos em papel;
  • Controlo de erros;
  • Utilização eficiente dos recursos financeiros;
  • Otimização dos fluxos transacionados;
  • Além disso, é obrigatório para a faturação com a Administração Pública.

Outras vantagens económicas resultantes da implementação da faturação digital incluem o impulso das atividades comerciais das empresas e a adaptação às novas necessidades socioeconómicas em vigor.

Do mesmo modo, a interoperabilidade e a versatilidade permitem inter-relações comerciais dentro e fora das nossas fronteiras. Isto, por sua vez, promove o desenvolvimento organizacional das empresas em crescimento.

Quando falamos do formato da fatura eletrónica, estamos a referir-nos a:

  1. Por um lado, o ficheiro que suporta o conteúdo legal da fatura. Podem ser utilizados vários formatos ao criar uma fatura eletrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF ou TXT, entre outros. Os formatos mais frequentemente utilizados são os seguintes:

  • PDF: é normalmente utilizado quando o destinatário é um particular, um profissional ou uma PME cujo objetivo é guardar a fatura eletronicamente.

  • XML: este formato é utilizado por Agências Fiscais.

  • EDIFACT: é normalmente utilizado quando o envio é feito de computador para computador, e o destinatário é normalmente uma empresa que processa automaticamente a informação recebida, de modo que os dados sejam integrados automaticamente no sistema de gestão (ERP) do destinatário.

    Por outro lado, a palavra formato é utilizada para se referir à estrutura da assinatura, que, à semelhança do exemplo dado anteriormente, não possuí um formato único. PKCS7, XadES, PDF, ... podem ser utilizados.

Finalmente, tanto o conteúdo da fatura, chamemos-lhe fatura, como a assinatura, vêm num único ficheiro, normalmente com uma extensão ".fir". A utilização de critérios é aconselhável.

 

As obrigações da pessoa que emite uma fatura eletrónica são as seguintes:

  • Criar a fatura em software de faturação eletrónica, cumprindo os requisitos mínimos de uma fatura;

  • Assegurar a legibilidade no formato original;

  • Garantir o acesso às faturas, seja para visualização, pesquisa seletiva, cópia ou download, e impressão;

  • Conservar os dados da fatura; não é necessário conservar a fatura, mas a base de dados que a gerou;

  • Contabilizar a fatura;

  • Garantir a autenticidade, integridade e legibilidade das faturas que emite ou mantém através dos controlos habituais de gestão da sua atividade comercial ou profissional. O único requisito destes controlos de gestão é que permitam a criação de uma plataforma de auditoria fiável que estabeleça a ligação necessária entre a fatura e a entrega de bens ou serviços.

Assim, os utilizadores podem certificar a autenticidade e a integridade das faturas eletrónicas de três formas:

  • Através de uma assinatura eletrónica avançada criada por meio de um dispositivo seguro de criação de assinaturas ou por meio de um certificado qualificado.

  • Através de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), tal como definido no acordo relativo a este intercâmbio, quando este prevê a utilização de procedimentos que garantem a autenticidade da origem e a integridade dos dados.

  • Por outros meios que as partes interessadas tenham notificado à Agência Estatal de Administração Fiscal antes da sua utilização e que tenham sido validados pela mesma.

A pessoa que recebe uma fatura eletrónica também tem uma série de obrigações, nomeadamente:

  • Receber a fatura, assegurando que esta cumpre os requisitos mínimos e que a assinatura eletrónica é segura;

  • Manter a fatura recebida no seu formato original ou delegar esta função a um terceiro;

  • Assegurar a legibilidade no formato original;

  • Garantir o acesso à fatura, seja para visualização, pesquisa seletiva, cópia ou download, ou impressão.

O destinatário deve manter as faturas no mesmo formato e no mesmo suporte original em que foram enviadas. 

Com a finalidade de cumprir o regulamento e para que uma fatura eletrónica tenha a mesma validade legal que uma emitida em papel, o documento eletrónico que a substitui deve conter os campos obrigatórios para todas as faturas e ser transmitido de um computador para outro, com o consentimento de ambas as partes.

O certificado digital utilizado para assinar a fatura eletrónica é o do próprio emissor da fatura. Este pode ser o contribuinte, um terceiro que opere em seu nome ou o destinatário da fatura, se a autofaturação tiver sido acordada.

Uma vez obtido o ficheiro da fatura com a sua assinatura, este pode ser enviado ao destinatário de diferentes maneiras. Tal como com os formatos, não há um único método. Pode ser enviado por correio eletrónico, por FTP, colocando-o numa página Web a partir da qual pode ser descarregado, através de um Serviço Web, ... O que deve ser enviado ao cliente é a fatura eletrónica assinada digitalmente, ou seja, todo o conteúdo legal da fatura e a sua assinatura. 

Existem normas diferentes desenvolvidas em vários regulamentos que devem ser consideradas em função do país de origem e/ou destino das faturas, ou da nacionalidade associada ao nome da empresa do emissor. Estas regras diferem em função do país regulador, e vão desde formatos específicos para a elaboração de faturas, procedimentos para a sua emissão e declaração às autoridades fiscais, ou critérios para garantir a autenticidade e originalidade do documento. É recomendado descobrir até que ponto estes regulamentos podem afetá-lo dependendo dos países em que tem de emitir faturas, contactando um parceiro tecnológico especializado em processos de faturação eletrónica internacional, como a Generix.

O processo de faturação eletrónica é extremamente simples e, como operadores de faturação eletrónica, considerámos necessário criar um sistema simples para a digitalização de faturas.

O nosso software tem um elevado volume de faturação, e a criação e envio de faturas passa por um processo automatizado que assegura que o tempo de espera seja otimizado.

Portanto, a forma mais rápida, automática e simples de criar, assinar e enviar faturas eletrónicas é através de software de faturação eletrónica.
É de notar que a faturação eletrónica evoluiu a tal ponto que é agora possível recolher dados dos sistemas internos das empresas e posteriormente exportá-los para o formato desejado.
 

A faturação eletrónica tornou-se um instrumento extremamente útil para as PMEs. Ter capacidade de otimizar procedimentos relevantes para as empresas estimula o desenvolvimento organizacional das mesmas e aumenta a interação das partes envolvidas.

Através da faturação eletrónica, as PMEs podem simplificar o intercâmbio de bens e serviços, e manter-se atualizadas em relação aos regulamentos relevantes, reforçando ao mesmo tempo as suas relações comerciais em termos de produtividade e desempenho.

Optar pela faturação eletrónica significa também poupar nos custos de produção e obter um retorno do investimento (ROI) na criação de faturas legíveis, autênticas e fiáveis.

Os trabalhadores independentes também podem digitalizar as suas faturas para facilitar a organização, administração e gestão. Poder visualizar uma fatura num dispositivo móvel é uma vantagem para os utilizadores que precisam de confirmar dados, exportar ficheiros em diferentes formatos ou enviar documentos legais para as autoridades fiscais.

Os fornecedores de software para gerar faturas eletrónicas têm a obrigação de prestar um serviço fiável e diversificado que garanta a autenticidade das transações comerciais.

Por este motivo, o software de faturação é apresentado como uma solução clara e precisa que visa otimizar o processo de faturação, de uma forma legal e atualizada.

Com a Generix é possível digitalizar faturas para clientes e fornecedores, e ao mesmo tempo manter-se em dia com a Administração Pública. Graças ao nosso sistema de faturação é possível ter uma vantagem na gestão da burocracia ao conseguir reduzir o impacto económico da faturação tradicional e o tempo que isso implica.

Além disso, o software da Generix também lhe permite digitalizar uma fatura em papel no mais curto espaço de tempo possível. Desta forma, pode organizar os seus documentos e ter um registo das faturas emitidas anteriormente.
 

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