Software Fatura Eletrónica

Reduza 75% dos custos com o software de Faturação Eletrónica B2B, B2C e B2G

Supply Chain Execution & Visibility
Retail Unified Commerce
Generix Supply Chain Hub : Multienterprise Integration & Collaboration
software fatura eletrónica

Elimine o papel. Acelere os processos de faturação com o software da Generix

A Generix oferece soluções de faturação eletrónica adaptadas às necessidades de cada organização: soluções simples para emissão de faturas certificadas em formato .pdf, ligação à Administração Pública, sistemas mais robustos para envio de faturas via EDI - Electronic Data Interchange, soluções para gestão de processos mais avançados como Purchase-to-Pay e Order-to-Cash.
 

Que tipo de projeto de Faturação Eletrónica pretende implementar na sua empresa?

Faturação Eletrónica com Clientes (B2B e B2C)

Ofereça aos seus clientes, um serviço de faturação personalizado a partir de uma única aplicação: ficheiros estruturados (EDI, XML, ERP), fatura eletrónica PDF assinado por email, faturas geradas/enviadas para o portal, assinatura eletrónica.

VER SERVIÇO ECOFATURA

Faturação Eletrónica com a Administração Pública (B2G)

A Generix Group desenvolveu o Módulo de ligação à Administração Pública Portuguesa compatível com qualquer ERP e que permite de forma rápida e simples, capacitar o sistema de gestão das empresas para a emissão e receção de faturas eletrónicas, de acordo com os stantards definidos e legislação em vigor.

VER MÓDULO FATURA ELETRÓNICA COM A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Digitalização de Faturas de Fornecedores

Melhore a colaboração com os seus fornecedores para reduzir os incumprimentos: receber e gerir todos os tipos de faturas de fornecedores (EDI, PDF assinado, portal, papel) validando e integrando assim a fatura eletrónica nos vários sistemas da sua empresa (ERP)

DESMATERIALIZAÇÃO DE FATURAS DE FORNECEDORES

Principais funcionalidades

Certificação de faturas eletrónicas

As faturas emitas por via eletrónica utilizam tecnologia de certificação eletrónica/digital que garante a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Arquivo digital durante 10 anos

As soluções Generix incluem o arquivo em repositório digital dos documentos, conforme a obrigação legal (10 anos), eliminando o arquivo físico das faturas em papel.

Cumprimento da legislação em vigor

Todas as faturas emitidas e recebidas cumprem os requisitos técnicos e legais da faturação B2B, B2C e B2G. As soluções Generix garantem o cumprimento da legislação em Portugal e em mais de 60 países, incluíndo ligações a plataformas governamentais: CHORUS, FACE, MERCURIUS, SDI, PEPPOL, SAFT-T, SII, ZRE, etc.

Controlo e visibilidade financeira

A funcionalidade de visualização das suas faturas eletrónicas em tempo real, irá ajudá-lo a acelerar o processo de integração das faturas no ERP, detetar eventuais erros, aumentar a eficiência dos processos contabilísticos e obter um maior controlo sobre o estado de todos os documentos.

Redução de custos

Com a eliminação dos processos manuais de registo de dados das faturas, eliminação de custos relacionados com papel, impressão, correio e ainda espaço físico de arquivo, obtém poupanças significativas.

Melhoria da satisfação do cliente

A fatura eletrónica tem um processamento muito mais simples que o método tradicional, desde a fase de emissão da fatura até à aprovação do cliente. Deste modo, pode ser paga mais rapidamente, minimizando o tempo de duração do processo e evitar processos burocráticos.

Agilização de pagamentos

Envio de faturas eletrónicas de forma segura e eficiente. Visibilidade total dos documentos, desde a emissão da fatura até à aprovação de pagamento do cliente. Aumento do potencial do cash-flow, com ciclos de pagamento mais curtos.

Descubra todas as funcionalidades na ficha de produto
Recursos
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Soluções complementares

As soluções da Generix Group adaptam-se a todas as necessidades de gestão da supply chain, gestão de fluxos de informação e gestão de vendas omnicanal. Conheça algumas das soluções utilizadas pelos nossos clientes.

Faturação Eletrónica com Fornecedores

Faturação Eletrónica com Fornecedores

Otimize os processos de receção de faturas com os seus fornecedores
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Fatura Eletrónica com Administração Pública

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Frequently asked questions

Apesar da importância da faturação eletrónica, existem ainda dúvidas sobre o seu funcionamento, a forma como é criada e como é enviada. Abaixo, iremos responder às perguntas mais comuns sobre faturação eletrónica.

A fatura eletrónica é um substituto digital da fatura em papel. A única diferença é que é enviada por meios eletrónicos.

Assim, uma fatura eletrónica é legalmente definida como "uma fatura que cumpre as disposições do Regulamento de Faturação para qualquer fatura em papel e que tenha sido emitida e recebida em formato eletrónico".

De notar ainda que a faturação eletrónica tem o mesmo valor que a faturação em papel, uma vez que cumpre os mesmos requisitos que a faturação tradicional:

  • Tem o consentimento do sistema de faturação do destinatário;
  • Garante a legibilidade da fatura;
  • Garante a autenticidade da origem da fatura;  
  • Certifica a integridade do conteúdo.

Entre as muitas vantagens da faturação eletrónica, encontram-se as seguintes:

  • Redução de custos;
  • Melhoria da eficiência;
  • Integração com o sistema de gestão (ERP) da empresa;
  • Otimização da tesouraria;
  • Obtenção de informação em tempo real;
  • Redução dos tempos de gestão;
  • Agilidade na tomada de decisões;
  • Administração e contabilidade automatizadas;
  • Redução do custo dos documentos em papel;
  • Controlo de erros;
  • Utilização eficiente dos recursos financeiros;
  • Otimização dos fluxos transacionados;
  • Além disso, é obrigatório para a faturação com a Administração Pública.

Outras vantagens económicas resultantes da implementação da faturação digital incluem o impulso das atividades comerciais das empresas e a adaptação às novas necessidades socioeconómicas em vigor.

Do mesmo modo, a interoperabilidade e a versatilidade permitem inter-relações comerciais dentro e fora das nossas fronteiras. Isto, por sua vez, promove o desenvolvimento organizacional das empresas em crescimento.

Quando falamos do formato da fatura eletrónica, estamos a referir-nos a:

  1. Por um lado, o ficheiro que suporta o conteúdo legal da fatura. Podem ser utilizados vários formatos ao criar uma fatura eletrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF ou TXT, entre outros. Os formatos mais frequentemente utilizados são os seguintes:

  • PDF: é normalmente utilizado quando o destinatário é um particular, um profissional ou uma PME cujo objetivo é guardar a fatura eletronicamente.

  • XML: este formato é utilizado por Agências Fiscais.

  • EDIFACT: é normalmente utilizado quando o envio é feito de computador para computador, e o destinatário é normalmente uma empresa que processa automaticamente a informação recebida, de modo que os dados sejam integrados automaticamente no sistema de gestão (ERP) do destinatário.

    Por outro lado, a palavra formato é utilizada para se referir à estrutura da assinatura, que, à semelhança do exemplo dado anteriormente, não possuí um formato único. PKCS7, XadES, PDF, ... podem ser utilizados.

Finalmente, tanto o conteúdo da fatura, chamemos-lhe fatura, como a assinatura, vêm num único ficheiro, normalmente com uma extensão ".fir". A utilização de critérios é aconselhável.

 

As obrigações da pessoa que emite uma fatura eletrónica são as seguintes:

  • Criar a fatura em software de faturação eletrónica, cumprindo os requisitos mínimos de uma fatura;

  • Assegurar a legibilidade no formato original;

  • Garantir o acesso às faturas, seja para visualização, pesquisa seletiva, cópia ou download, e impressão;

  • Conservar os dados da fatura; não é necessário conservar a fatura, mas a base de dados que a gerou;

  • Contabilizar a fatura;

  • Garantir a autenticidade, integridade e legibilidade das faturas que emite ou mantém através dos controlos habituais de gestão da sua atividade comercial ou profissional. O único requisito destes controlos de gestão é que permitam a criação de uma plataforma de auditoria fiável que estabeleça a ligação necessária entre a fatura e a entrega de bens ou serviços.

Assim, os utilizadores podem certificar a autenticidade e a integridade das faturas eletrónicas de três formas:

  • Através de uma assinatura eletrónica avançada criada por meio de um dispositivo seguro de criação de assinaturas ou por meio de um certificado qualificado.

  • Através de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), tal como definido no acordo relativo a este intercâmbio, quando este prevê a utilização de procedimentos que garantem a autenticidade da origem e a integridade dos dados.

  • Por outros meios que as partes interessadas tenham notificado à Agência Estatal de Administração Fiscal antes da sua utilização e que tenham sido validados pela mesma.

A pessoa que recebe uma fatura eletrónica também tem uma série de obrigações, nomeadamente:

  • Receber a fatura, assegurando que esta cumpre os requisitos mínimos e que a assinatura eletrónica é segura;

  • Manter a fatura recebida no seu formato original ou delegar esta função a um terceiro;

  • Assegurar a legibilidade no formato original;

  • Garantir o acesso à fatura, seja para visualização, pesquisa seletiva, cópia ou download, ou impressão.

O destinatário deve manter as faturas no mesmo formato e no mesmo suporte original em que foram enviadas. 

Com a finalidade de cumprir o regulamento e para que uma fatura eletrónica tenha a mesma validade legal que uma emitida em papel, o documento eletrónico que a substitui deve conter os campos obrigatórios para todas as faturas e ser transmitido de um computador para outro, com o consentimento de ambas as partes.

O certificado digital utilizado para assinar a fatura eletrónica é o do próprio emissor da fatura. Este pode ser o contribuinte, um terceiro que opere em seu nome ou o destinatário da fatura, se a autofaturação tiver sido acordada.

Uma vez obtido o ficheiro da fatura com a sua assinatura, este pode ser enviado ao destinatário de diferentes maneiras. Tal como com os formatos, não há um único método. Pode ser enviado por correio eletrónico, por FTP, colocando-o numa página Web a partir da qual pode ser descarregado, através de um Serviço Web, ... O que deve ser enviado ao cliente é a fatura eletrónica assinada digitalmente, ou seja, todo o conteúdo legal da fatura e a sua assinatura. 

Existem normas diferentes desenvolvidas em vários regulamentos que devem ser consideradas em função do país de origem e/ou destino das faturas, ou da nacionalidade associada ao nome da empresa do emissor. Estas regras diferem em função do país regulador, e vão desde formatos específicos para a elaboração de faturas, procedimentos para a sua emissão e declaração às autoridades fiscais, ou critérios para garantir a autenticidade e originalidade do documento. É recomendado descobrir até que ponto estes regulamentos podem afetá-lo dependendo dos países em que tem de emitir faturas, contactando um parceiro tecnológico especializado em processos de faturação eletrónica internacional, como a Generix.

O processo de faturação eletrónica é extremamente simples e, como operadores de faturação eletrónica, considerámos necessário criar um sistema simples para a digitalização de faturas.

O nosso software tem um elevado volume de faturação, e a criação e envio de faturas passa por um processo automatizado que assegura que o tempo de espera seja otimizado.

Portanto, a forma mais rápida, automática e simples de criar, assinar e enviar faturas eletrónicas é através de software de faturação eletrónica.
É de notar que a faturação eletrónica evoluiu a tal ponto que é agora possível recolher dados dos sistemas internos das empresas e posteriormente exportá-los para o formato desejado.
 

A faturação eletrónica tornou-se um instrumento extremamente útil para as PMEs. Ter capacidade de otimizar procedimentos relevantes para as empresas estimula o desenvolvimento organizacional das mesmas e aumenta a interação das partes envolvidas.

Através da faturação eletrónica, as PMEs podem simplificar o intercâmbio de bens e serviços, e manter-se atualizadas em relação aos regulamentos relevantes, reforçando ao mesmo tempo as suas relações comerciais em termos de produtividade e desempenho.

Optar pela faturação eletrónica significa também poupar nos custos de produção e obter um retorno do investimento (ROI) na criação de faturas legíveis, autênticas e fiáveis.

Os trabalhadores independentes também podem digitalizar as suas faturas para facilitar a organização, administração e gestão. Poder visualizar uma fatura num dispositivo móvel é uma vantagem para os utilizadores que precisam de confirmar dados, exportar ficheiros em diferentes formatos ou enviar documentos legais para as autoridades fiscais.

Os fornecedores de software para gerar faturas eletrónicas têm a obrigação de prestar um serviço fiável e diversificado que garanta a autenticidade das transações comerciais.

Por este motivo, o software de faturação é apresentado como uma solução clara e precisa que visa otimizar o processo de faturação, de uma forma legal e atualizada.

Com a Generix é possível digitalizar faturas para clientes e fornecedores, e ao mesmo tempo manter-se em dia com a Administração Pública. Graças ao nosso sistema de faturação é possível ter uma vantagem na gestão da burocracia ao conseguir reduzir o impacto económico da faturação tradicional e o tempo que isso implica.

Além disso, o software da Generix também lhe permite digitalizar uma fatura em papel no mais curto espaço de tempo possível. Desta forma, pode organizar os seus documentos e ter um registo das faturas emitidas anteriormente.
 

Para poder emitir faturas eletronicas certificadas e de forma segura, vai precisar de um software ou uma solução na Cloud de faturação eletrónica. Serviços simples, como o envio de um ficheiro em formato .pdf assinado para o seu cliente final (Ecofatura), ou sistemas mais robustos, como o envio de faturas eletrónica através do sistema EDI - Electronic Data Interchange, são alguns exemplos.

Porquê a Generix Group?

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