Fatura Eletrónica - Soluções e Software de Faturação Eletrónica Generix

A fatura eletrónica é um substituto digital da fatura em papel. A única diferença é que é enviada por meios eletrónicos.

Assim, uma fatura eletrónica é legalmente definida como "uma fatura que cumpre as disposições do Regulamento de Faturação para qualquer fatura em papel e que tenha sido emitida e recebida em formato eletrónico".

De notar ainda que a faturação eletrónica tem o mesmo valor que a faturação em papel, uma vez que cumpre os mesmos requisitos que a faturação tradicional:

• Tem o consentimento do sistema de faturação do destinatário;
• Garante a legibilidade da fatura;
• Garante a autenticidade da origem da fatura;  
• Certifica a integridade do conteúdo.

Entre as muitas vantagens da faturação eletrónica, encontram-se as seguintes:

• Redução de custos;
• Melhoria da eficiência;
• Integração com o sistema de gestão (ERP) da empresa;
• Otimização da tesouraria;
• Obtenção de informação em tempo real;
• Redução dos tempos de gestão;
• Agilidade na tomada de decisões;
• Administração e contabilidade automatizadas;
• Redução do custo dos documentos em papel;
• Controlo de erros;
• Utilização eficiente dos recursos financeiros;
• Otimização dos fluxos transacionados;
• Além disso, é obrigatório para a faturação com a Administração Pública.

Outras vantagens económicas resultantes da implementação da faturação digital incluem o impulso das atividades comerciais das empresas e a adaptação às novas necessidades socioeconómicas em vigor.

Do mesmo modo, a interoperabilidade e a versatilidade permitem inter-relações comerciais dentro e fora das nossas fronteiras. Isto, por sua vez, promove o desenvolvimento organizacional das empresas em crescimento.

Quando falamos do formato da fatura eletrónica, estamos a referir-nos a:

1. Por um lado, o ficheiro que suporta o conteúdo legal da fatura. Podem ser utilizados vários formatos ao criar uma fatura eletrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF ou TXT, entre outros. Os formatos mais frequentemente utilizados são os seguintes:

• PDF: é normalmente utilizado quando o destinatário é um particular, um profissional ou uma PME cujo objetivo é guardar a fatura eletronicamente.

• XML: este formato é utilizado por Agências Fiscais.

• EDIFACT: é normalmente utilizado quando o envio é feito de computador para computador, e o destinatário é normalmente uma empresa que processa automaticamente a informação recebida, de modo que os dados sejam integrados automaticamente no sistema de gestão (ERP) do destinatário.
  
  Por outro lado, a palavra formato é utilizada para se referir à estrutura da assinatura, que, à semelhança do exemplo dado anteriormente, não possuí um formato único. PKCS7, XadES, PDF, ... podem ser utilizados.

Finalmente, tanto o conteúdo da fatura, chamemos-lhe fatura, como a assinatura, vêm num único ficheiro, normalmente com uma extensão ".fir". A utilização de critérios é aconselhável.

As obrigações da pessoa que emite uma fatura eletrónica são as seguintes:

• Criar a fatura em software de faturação eletrónica, cumprindo os requisitos mínimos de uma fatura;

• Assegurar a legibilidade no formato original;

• Garantir o acesso às faturas, seja para visualização, pesquisa seletiva, cópia ou download, e impressão;

• Conservar os dados da fatura; não é necessário conservar a fatura, mas a base de dados que a gerou;

• Contabilizar a fatura;

• Garantir a autenticidade, integridade e legibilidade das faturas que emite ou mantém através dos controlos habituais de gestão da sua atividade comercial ou profissional. O único requisito destes controlos de gestão é que permitam a criação de uma plataforma de auditoria fiável que estabeleça a ligação necessária entre a fatura e a entrega de bens ou serviços.

Assim, os utilizadores podem certificar a autenticidade e a integridade das faturas eletrónicas de três formas:

• Através de uma assinatura eletrónica avançada criada por meio de um dispositivo seguro de criação de assinaturas ou por meio de um certificado qualificado.

• Através de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), tal como definido no acordo relativo a este intercâmbio, quando este prevê a utilização de procedimentos que garantem a autenticidade da origem e a integridade dos dados.

• Por outros meios que as partes interessadas tenham notificado à Agência Estatal de Administração Fiscal antes da sua utilização e que tenham sido validados pela mesma.

A pessoa que recebe uma fatura eletrónica também tem uma série de obrigações, nomeadamente:

• Receber a fatura, assegurando que esta cumpre os requisitos mínimos e que a assinatura eletrónica é segura;

• Manter a fatura recebida no seu formato original ou delegar esta função a um terceiro;

• Assegurar a legibilidade no formato original;

• Garantir o acesso à fatura, seja para visualização, pesquisa seletiva, cópia ou download, ou impressão.

O destinatário deve manter as faturas no mesmo formato e no mesmo suporte original em que foram enviadas. 

Com a finalidade de cumprir o regulamento e para que uma fatura eletrónica tenha a mesma validade legal que uma emitida em papel, o documento eletrónico que a substitui deve conter os campos obrigatórios para todas as faturas e ser transmitido de um computador para outro, com o consentimento de ambas as partes.

O certificado digital utilizado para assinar a fatura eletrónica é o do próprio emissor da fatura. Este pode ser o contribuinte, um terceiro que opere em seu nome ou o destinatário da fatura, se a autofaturação tiver sido acordada.

Uma vez obtido o ficheiro da fatura com a sua assinatura, este pode ser enviado ao destinatário de diferentes maneiras. Tal como com os formatos, não há um único método. Pode ser enviado por correio eletrónico, por FTP, colocando-o numa página Web a partir da qual pode ser descarregado, através de um Serviço Web, ... O que deve ser enviado ao cliente é a fatura eletrónica assinada digitalmente, ou seja, todo o conteúdo legal da fatura e a sua assinatura. 

Existem normas diferentes desenvolvidas em vários regulamentos que devem ser consideradas em função do país de origem e/ou destino das faturas, ou da nacionalidade associada ao nome da empresa do emissor. Estas regras diferem em função do país regulador, e vão desde formatos específicos para a elaboração de faturas, procedimentos para a sua emissão e declaração às autoridades fiscais, ou critérios para garantir a autenticidade e originalidade do documento. É recomendado descobrir até que ponto estes regulamentos podem afetá-lo dependendo dos países em que tem de emitir faturas, contactando um parceiro tecnológico especializado em processos de faturação eletrónica internacional, como a Generix.

O processo de faturação eletrónica é extremamente simples e, como operadores de faturação eletrónica, considerámos necessário criar um sistema simples para a digitalização de faturas.

O nosso software tem um elevado volume de faturação, e a criação e envio de faturas passa por um processo automatizado que assegura que o tempo de espera seja otimizado.

Portanto, a forma mais rápida, automática e simples de criar, assinar e enviar faturas eletrónicas é através de software de faturação eletrónica.
É de notar que a faturação eletrónica evoluiu a tal ponto que é agora possível recolher dados dos sistemas internos das empresas e posteriormente exportá-los para o formato desejado.
 

A faturação eletrónica tornou-se um instrumento extremamente útil para as PMEs. Ter capacidade de otimizar procedimentos relevantes para as empresas estimula o desenvolvimento organizacional das mesmas e aumenta a interação das partes envolvidas.

Através da faturação eletrónica, as PMEs podem simplificar o intercâmbio de bens e serviços, e manter-se atualizadas em relação aos regulamentos relevantes, reforçando ao mesmo tempo as suas relações comerciais em termos de produtividade e desempenho.

Optar pela faturação eletrónica significa também poupar nos custos de produção e obter um retorno do investimento (ROI) na criação de faturas legíveis, autênticas e fiáveis.

Os trabalhadores independentes também podem digitalizar as suas faturas para facilitar a organização, administração e gestão. Poder visualizar uma fatura num dispositivo móvel é uma vantagem para os utilizadores que precisam de confirmar dados, exportar ficheiros em diferentes formatos ou enviar documentos legais para as autoridades fiscais.

Os fornecedores de software para gerar faturas eletrónicas têm a obrigação de prestar um serviço fiável e diversificado que garanta a autenticidade das transações comerciais.

Por este motivo, o software de faturação é apresentado como uma solução clara e precisa que visa otimizar o processo de faturação, de uma forma legal e atualizada.

Com a Generix é possível digitalizar faturas para clientes e fornecedores, e ao mesmo tempo manter-se em dia com a Administração Pública. Graças ao nosso sistema de faturação é possível ter uma vantagem na gestão da burocracia ao conseguir reduzir o impacto económico da faturação tradicional e o tempo que isso implica.

Além disso, o software da Generix também lhe permite digitalizar uma fatura em papel no mais curto espaço de tempo possível. Desta forma, pode organizar os seus documentos e ter um registo das faturas emitidas anteriormente.