Automatización de facturas con proveedores
Publicado el 17 Febrero 2022
Aunque la gestión de facturas se basa en tareas sencillas, el número y la repetición de estas tareas consumen mucho tiempo, energía y recursos, con repercusiones financieras en caso de errores de introducción o gestión. Para ahorrar tiempo y hacer que el procesamiento sean más fiables, las herramientas de automatización tienen un valor incalculable.
Hoy en día, la digitalización de los procesos tiene múltiples beneficios. Las empresas que aún no han hecho la transición cada vez tienen más interés en acelerar el proceso, especialmente para reducir los procesos manuales que consumen mucho tiempo o para garantizar que los procesos críticos se lleven a cabo correctamente: el procesamiento de las facturas de los proveedores es un ejemplo perfecto.
¿Por qué automatizar las facturas con proveedores ?
Un estudio realizado por Eway en 2018 revela varias cifras interesantes: indica que un contable dedicado a la conciliación de facturas puede procesar 6.000 facturas en papel al año frente a 90.000 si lo hace con una solución digital. Según el mismo estudio, el ciclo de procesamiento de las facturas de forma manual supone unos 15 días, mientras que con un programa de facturación electrónica se reduce a 3 días. Además, el coste de tramitar las facturas también se ve afectado ya que una factura en papel cuesta entre 7 y 15 euros mientras que una factura electrónica cuesta menos de 1 euro. Por último, un software de facturación electrónica permite reducir en casi un 46% el personal dedicado a la tramitación de las facturas, lo que permite que el personal se centre en tareas con verdadero valor añadido para la empresa.
Impacto positivo directo sobre la imagen de laempresa
Mayor productividad, ahorro de costes y de tiempo... Todos estos son beneficios que se notan inmediatamente en la empresa. No son las únicas ventajas: las empresas que no han llevado a cabo el proceso de digitalización de facturas se arriesgan a sufrir retrasos en los pagos debido a los tiempos de tramitación, con el riegos de dañar sus relaciones con los proveedores e incurrir en sanciones. Por último, el procesamiento manual suele generar más errores de tramitación, con facturas que se pagan varias veces o con un importe incorrecto... También en este caso, las consecuencias financieras pueden ser graves.
Descuentos por pronto pago
Automatizar las facturas de proveedores repercute directamente en el margen de la empresa al reducir el coste de tramitación y disminuir los errores de gestión. Y... eso no es todo, cuando el tiempo de conciliar las facturas se reduce de 3-4 semanas a 5-6 días, puede proponer a su proveedor un descuento por pronto pago (por ejemplo, el 99% del importe). Este sistema, denominado «descuento por pronto pago», será de interés para los proveedores que necesiten dinero en efectivo y su empresa ahorrará dinero
¿Cómo funciona la automatización de facturas?
Una vez recuperadas las facturas en un formato digital utilizable, la solución de facturación electrónica comprobará los datos como la información obligatoria presente en una factura, realizará comprobaciones antifraude (si el proveedor existe, si la empresa no está en quiebra, etc.) y comprobaciones comerciales (indicación del número de pedido, número de cargo, conformidad con el código de artículo dado, etc.), y luego creará un original digital que se archivará durante 10 años.
Cotejo de facturas
Los datos comprobados se integran en un sistema de conciliación automática. En concreto, se trata de comparar todos los datos de la factura con los del pedido y la entrada de mercancías, para detectar, por ejemplo, diferencias entre precios y cantidades. A veces este proceso es complicado: puede haber facturas de varios pedidos, facturas que corresponden a entregas parciales o incluso facturas sin pedidos. El motor de reconciliación automática detectará entonces los errores. En estos casos, las herramientas digitales activan flujos de trabajo de aprobación por tipo de factura. Para cada flujo de trabajo, se autoriza la intervención de tareas y actores para analizar la situación. O bien se rechaza la factura y no se paga, o bien se acepta y se registra en la contabilidad, iniciándose el pago.
Ahorros que te permitirán financiar la solución digital
En las empresas, de media, el 22,6% de las facturas se impugnan y no se concilian. Por lo tanto, su procesamiento es costoso. Cuando se utiliza un software de conciliación automática, algunas empresas pueden lograr hasta un 90% de conciliación sin intervención humana. A continuación, es interesante calcular cuánto podría ahorrar la empresa por factura con una solución digital, ya que esta ganancia puede financiar fácilmente una herramienta de facturación electrónica.
Cuidado, la implantación de este tipo de herramientas debe planificarse con antelación para asegurarse de que se ajustan lo más posible a las necesidades. No espere al último momento o al próximo cobro tedioso para dotarse de una solución adaptada a sus necesidades: una herramienta de cobro y distribución de facturas como Generix Invoice Services integra módulos de automatización que pueden personalizarse según sus necesidades.
