Facturas entrantes: ¿Cómo optimizar su ciclo en tu empresa?

El largo ciclo de una factura en papel

¿Cómo suele funcionar la tramitación de una factura recibida en papel en una empresa?

1. Todo comienza con la recepción de la factura, que todavía suele llegar por correo postal.
2. El departamento de recepción lo fecha, lo apila en un montón, lo escanea y lo envía por correo electrónico al departamento de contabilidad. En esta fase, la factura puede perderse en ocasiones.
3. A continuación, la factura es analizada por el departamento de contabilidad, que tiene que realizar una tarea que requiere mucho tiempo y poco valor añadido debido a la falta de equipos digitales adecuados: comprobar todos los datos que contiene la factura,  asegurarse de que la información corresponde al pedido realizado (identidad del proveedor, productos elegidos, precios, descuentos, etc.) y la entrega efecturada (cantidades recibidas, etc.) antes de introducir los datos manualmente en el programa informático de contabilidad, con lo que se corre el riesgo de cometer errores de introducción.

¡Cuidado con los retrasos!

Si existiera discrepancia con los datos indicados en el pedido o la entrega, después de analizar la factura, ésta tendrá que ser devuelta al remitente por correo antes de iniciar una nuevo circuito. Si por el contrario, no se encuentra ninguna irregularidad, la factura se envía a los responsables de tomar la decisión de pago, a quienes el departamento de contabilidad en ocasiones tiene que recordar que la factura está pendiente de "dar el visto bueno para pagar". A continuación, validarán el pago y la factura se archivará. 

Hay que tener en cuenta de que, estos recordatorios no sólo requieren de una acción, a veces repetitiva para el empleado, sino que también puede provocar un retraso en el pago de la factura, lo que puede deteriorar las relaciones con los proveedores, o incluso dar lugar al pago de sanciones.

¿Cómo facilitar las etapas del proceso?

Hasta aquí... ¿Crees que la descripción anterior es exagerada? Por desgracia, es algo que sigue ocurriendo en muchas empresas que tardan en implementar la digitalización en su empresa y en automatizar sus facturas entrantes. Según el Barómetro Global de Digitalización, presentado en junio de 2021, solo el 20% de las empresas creen estar preparadas para dar el paso. 

Sin embargo, los beneficios son evidentes. Según un estudio de Eway de 2018, un contable puede procesar 6.000 facturas en papel al año, frente a 90.000 si se apoyara en una solución de facturación electrónica. El ciclo de tramitación de las facturas se reduciría de este modo de 15 a 3 días de media. 

¿Cómo comprobar los datos de la factura?

En el momento de recibir las facturas, éstas deben transformarse en un formato digital compatible para permitir su tratamiento automático. El módulo de AP Automation de la oferta de Generix Invoice Services proporciona estas funcionalidades gracias a un software llamado OCR, que localiza y captura los datos en la imagen. Estos datos son comprobados automáticamente por la herramienta.:

• verificación de que exista la información obligatoria (fecha de emisión de la factura, identidad del proveedor, denominación del producto, etc) ;
• controles antifraudes (¿Se ha demostrado la existencia del proveedor ? ¿Está la empresa en quiebra? ¿Es una factura ya procesada?…) ;
• controles de negocio (número de pedido, número de cuenta, código de artículo, etc…)...

Si todo está en orden, se crea un original digital que será archivado por el software durante 10 años.
 

Conciliar facturas y pedidos

A continuación, un sistema de conciliación automática comprueba los datos del pedido con los datos de la mercancía recepcionada. Al cruzar los datos, si no se detectan problemas importantes, el pago se realiza automáticamente en la fecha prevista. Por otro lado, si se detectan discrepancias o si no puede realiar conciliaciones (entregas parciales, facturas sin pedidos, etc), el software pone en marcha workflows de aprobación. Estos flujos de trabajo se pueden personalizar, ya que es posible designar al responsable de la intervención, así como las tares que está autorizando a realizar, con el fin de lelvar ´rapidamente un rechado o una liquidación con su registro contable. Un proceso que combina eficacia y seguridad.