Optimizar la facturación electrónica con un portal colaborativo

Portal colaborativo: ¿Por qué debería tener uno?

En un contexto económico cada vez más complejo, las empresas de hoy en día deben organizarse si quieren mantener una ventaja competitiva. El número de intercambios está creciendo y los requisitos son cada vez más exigentes en términos de costes y plazos de entrega.

Para mejorar su rendimiento y las relaciones con sus proveedores y clientes, son cada vez más las empresas que están implementando una solución colaborativa. No es de extrañar, ya que la gestión de proveedores es el proceso administrativo que más tiempo consume. Se estima un tiempo de procesamiento medio de una factura de proveedor en 14 días.

Los beneficios de un portal colaborativo aplicado a relaciones con los proveedores

Al implementar una plataforma de colaboración B2B, las empresas pueden beneficiarse de muchas ventajas funcionales y mejorar así el rendimiento de los flujos de facturas entrantes:

• Reunir todas las etapas digitales de Purchase-to-Pay en una sola aplicación es la mejor manera de establecer sin esfuerzo auditorías fiables. Mediante un enfoque compartido de la gestión de la base de datos, los datos de las facturas se compilan gradualmente mediante la recogida de elementos de los flujos logísticos y de pedidos.
• Reducir las disputas así como los esfuerzos de resolución de las mismas. Con los mecanismos de control automático, las facturas se aprueban antes de ser enviadas a los compradores y, en caso de que surja un conflicto, se notifica a los proveedores y se les pide que corrijan la factura online.
• Reducir el coste de procesamiento de facturas. Con un portal de proveedores, ya no tiene que recuperar y descargar facturas del sistema de una empresa. Esta tarea se delega a los proveedores, por lo que las empresas ahorran tiempo y reducen los costes relacionados con la producción de copias impresas. Se admiten varios formatos: Facturas EDI, facturas PDF,… todo ello en cumplimiento de la normativa fiscal vigente.
• Mejorar la seguridad y la trazabilidad de los datos. La información enviada por los proveedores está estandarizada para facilitar su procesamiento. El acceso se gestiona con varios niveles de certificación para asegurar los datos disponibles en tiempo real.

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Un portal colaborativo enriquece las relaciones de una empresa con sus proveedores y allana el camino para construir conexiones realmente estrechas. El acuse de recibo del pedido y las notificaciones de envío de la mercancía pueden evitar disputas sobre el suministro. En cuanto a la facturación electrónica, garantiza que las empresas y sus proveedores tengan una mayor visibilidad sobre la facturación y los pagos.

Hagamos Zoom en Generix Supplier Portal

Generix Supplier Portal cubre la mayoría de los procesos de negocio, logísticos y financieros de una empresa con sus proveedores. Esta solución de colaboración B2B ofrece varias funciones para facilitar intercambios y la colaboración:

1. intercambio y mantenimiento de las bases de datos (fichas de producto, precios, catálogos, datos bancarios, …);
2. gestión de pedidos y seguimiento del envío de mercancías;
3. facturación al proveedor y creación de avisos de pago;
4. gestión de disputas de facturación;
5. asistencia para la conciliación automática de facturas;
6. creación de notas de crédito;
7. determinación de indicadores de rendimiento e incluso gráficos de previsión de ventas…

Disponible en modo SaaS, la solución también se puede interconectar con aplicaciones de gestión de clientes para mejorar la coordinación de servicios.

Gracias a las funciones de un portal colaborativo, las empresas pueden optimizar fácilmente sus procesos. Generix Supplier Portal permite mejorar la colaboración con sus proveedores y optimizar sus procesos P2P, reducir los tiempos de procesamiento de facturas y mejorar la experiencia del cliente. ¿Quieres saber más? Descubre todas las funcionalidades que te puede ofrecer descargando la ficha de producto.