Dématérialisation: bien choisir son prestataire

Facturation et dématérialisation : que dit la loi ?

En droit français et européen, la facture est un document obligatoire qui répond à des exigences commerciales, mais également juridiques et fiscales. Et si la facturation est aussi réglementée, c'est parce qu'elle permet de collecter la TVA qui représente une part importante du budget des États.

En France, les obligations des entreprises en termes de facturation dématérialisée sont consignées dans le Bulletin officiel des finances publiques et des impôts (BOFIP). D'après l'article 410-B (section BOI-CF-COM en date du 18/10/2013), l'entreprise est désignée comme seule responsable en matière de facturation et de déclarations de TVA. Votre prestataire de dématérialisation de la facturation ne peut donc en aucun cas être incriminé en cas de manquement (anomalie, retard...).

Sachez également que les sanctions fixées par l'article 1737 du Code général des impôts (CGI) sont :

• une amende de 50 % du montant de la transaction en cas de défaut de facturation ;
• une amende de 15 € en cas d'omission ou d'inexactitude concernant l'une des mentions obligatoires de la facture.

Sur le même sujet : [Infographie] Les entreprises françaises et la dématérialisation des factures

Les enjeux du choix d'un prestataire de dématérialisation des factures

Compte tenu de ces obligations, le choix d'un prestataire de dématérialisation n'est pas à négliger. Conformément à l'article 289 du CGI, il convient de garantir l'authenticité, la lisibilité et l'intégrité des factures, de leur émission à la fin de leur obligation de conservation.

Le prestataire de dématérialisation est donc généralement mandaté pour répondre à 3 missions principales :

1. créer les originaux des factures ;
2. les conserver dans le temps ;
3. leur donner une valeur probante.

Le choix du prestataire est ainsi à étudier au niveau de toute la gestion de l'entreprise : trésorerie, BFR et DSO ; paiement des factures dans la sphère publique ; relation avec les fournisseurs...

Garantir l’intégrité des pièces originales

Afin de mieux défendre vos droits, votre prestataire de dématérialisation doit être en mesure de garantir la valeur probante de vos originaux numériques. Chez Generix Group, cette garantie est assurée par l'utilisation d'un système de gestion électronique de documents (GED) capable de gérer en toute sécurité le cycle de vie des documents.

Répondant aux exigences de la norme NF Z42-020 relative à la conservation d'informations numériques, cette solution est un coffre fort numérique structuré en différentes sections dédiées à chaque client. Le transfert de documents numériques s'effectue via un protocole sécurisé pour garantir leur confidentialité. Un contrôle de l'accès aux données permet ainsi la gestion des coffres, le verrouillage des fichiers et un système de logs.

Source image à la Une : Flickr Creative Commons – Amtec