Data privacy

DATA PRIVACY

Generix Group (ci-après « Generix ») est susceptible, au cours de ses activités, de traiter vos données à caractère personnel.

Generix s'engage à ce que la collecte et le traitement desdites données à caractère personnel, effectués à partir du site www.generixgroup.com et/ou dans le cadre de l’utilisation des solutions Generix par les clients, soient effectués conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique modifiée, aux fichiers et aux libertés, dans sa version en vigueur, ainsi qu’aux recommandations émises par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

La présente politique vous fournit des informations sur la façon dont sont traitées vos données à caractère personnel par Generix. Elle est mise à jour régulièrement afin de prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires, et tout changement dans l’organisation de Generix. Cette politique a été mise à jour le 21 juin 2022.

Generix peut être amenée à modifier occasionnellement la présente politique de confidentialité. Generix vous conseille de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique de confidentialité.

Afin de protéger votre vie privée et vos données à caractère personnel de la façon la plus efficace possible, Generix a désigné un délégué la protection des données (DPO). Cette personne, qui est le point de contact privilégié de l’autorité de contrôle, a pour mission de s’assurer que Generix traite vos données conformément à la réglementation. Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de Generix à l’adresse suivante : dpo@generixgroup.com

1. Engagements de Generix

De manière générale, Generix s’engage à se conformer à la règlementation applicable pour tous les traitements de données à caractère personnel qu’elle réalise. Ainsi, Generix s’engage à respecter notamment les principes suivants :

• Generix traite vos données à caractère personnel de façon licite, loyale et transparente ;
• Generix collecte vos données à caractère personnel pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes et ne les traitera pas d’une façon incompatible avec ces finalités ;
• Generix s’assure que les données à caractère personnel traitées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Generix traitera vos données à caractère personnel de façon à garantir un niveau de sécurité approprié pour lesdites données.
• Chaque opération de traitement sera réalisée en prenant en compte les principes de la protection des données, afin de satisfaire au principe de protection des données dès la conception ;
• Generix s’engage à sécuriser et protéger vos données à caractère personnel. A cette fin, Generix ne travaille qu’avec des partenaires de confiance ;
• Generix respectera vos droits en tant que personne concernée, et fera ses meilleurs efforts pour satisfaire à vos requêtes, dès lors que celles-ci sont fondées ;

2. Engagements de Generix en sa qualité de responsable de traitement

Generix, quand elle agit en qualité de responsable de traitement, est responsable des données à caractère personnel que vous lui fournissez, directement ou indirectement.

Chaque formulaire papier ou digital que vous renseignez limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire, et décrit :

• quels sont les objectifs du recueil de ces données (finalités) ;
• si ces données sont obligatoires ou facultatives pour la gestion de votre demande
• qui pourra en prendre connaissance
• vos droits « Informatique et Libertés » et la façon de les exercer auprès de Generix.

Les informations nominatives recueillies par le biais de nos formulaires (contact, téléchargement de documents, etc.) ou de ceux de nos partenaires commerciaux sont destinées uniquement à Generix ; elles ne feront pas l’objet de communications extérieures que pour les seules nécessités de la gestion ou pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires.

Parmi nos partenaires commerciaux figurent des intermédiaires que vous avez expressément autorisé à nous transmettre vos données à caractère personnel.

Les données personnelles recueillies par Generix sont traitées selon des protocoles sécurisés. Generix prend dès lors toutes mesures adéquates afin de protéger la confidentialité des données à caractère personnel qui vous concernent. Cependant, Generix ne peut assurer la confidentialité des messages que vous pouvez adresser transitant par un réseau ouvert de télécommunications.

En qualité de groupe international, les données personnelles collectées peuvent être accessibles par chaque entité et filiales appartenant à GENERIX Group, conformément à la réglementation européenne relative à la protection des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel que Generix est susceptible de collecter sont par exemple :

• Des données d’identification, telles que vos noms et prénoms, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse email
• Des données de candidature, telles que votre CV, vos diplômes, votre expérience professionnelle, si vous souhaitez postuler chez Generix
• Des données professionnelles, telles que vos diplômes et compétences, numéro de contact et email professionnel, et fonctions, si vous êtes un fournisseur, prestataire de service ou partenaire de Generix

Les traitements de données à caractère personnel réalisés par Generix ont une finalité explicite, légitime et déterminée. Vos données à caractère personnel peuvent par exemple être traitées pour les finalités suivantes :

* Si vous êtes un client ou un prospect, Generix peut traiter vos données à caractères personnelles aux fins suivantes :

• la prospection et l’animation ;
• la gestion de notre relation avec vous ;
• l’organisation, inscription et l’invitation aux événements de Generix ;
• la production, la gestion, le suivi de vos dossiers ;
• le recouvrement ;
• la facturation ;
• la comptabilité.
• Le recrutement
   

* En cas de soumission d’une candidature pour un poste au sein de Generix, le service des ressources humaines de Generix est susceptible de traiter vos données afin de gérer votre candidature. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Generix, conformément aux dispositions ci-dessous :

A quoi sert le traitement de vos données ?

Le traitement déployé par le service des ressources humaines a pour finalités de :

• réceptionner, enregistrer, classer les CV et les lettres de motivation adressés par voie postale et par courriel ;
• gérer les procédures de recrutement en lien avec la hiérarchie des agents à recruter ;
• analyser les candidatures et évaluer les candidats ;
• répondre aux candidats à un emploi ;
• accomplir des formalités juridiques obligatoires ;
• alimenter le dossier administratif des candidats retenus ;
• conserver un vivier des candidatures arrivées en fin de processus de recrutement

Quelles catégories de données seront collectées et traitées ? 

Pour répondre à ces finalités, seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles vous seront demandées pendant la phase de sélection. À cette fin, nous vous demanderons des données relatives aux diplômes que vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé. La fourniture de ces informations conditionne la conclusion de votre contrat de travail. La non-fourniture de ces données rendra impossible votre participation au processus de recrutement. Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, nous vous demanderons des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la conclusion du contrat de travail pour les candidats retenus. En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.

Quelle est la durée de conservation de vos données ? 

Les données concernant les candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à cinq ans après la fin de la relation de travail). Les données concernant les candidats non-retenus pour le contrat de travail, mais arrivées en dernière phase de sélection, seront conservées en vue de leur proposer, le cas échéant, de nouvelles offres d’emploi, pendant une période allant au plus jusqu’à de deux ans à compter du dernier contact avec la société. Les données concernant les candidats qui ne sont pas arrivés en dernière phase de sélection seront supprimées sans délai, dès la clôture de la procédure de recrutement sur le poste en question.

Quels sont les destinataires des données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature ? 

Votre dossier est traité de manière confidentielle. Seuls ont accès aux données à caractère personnel y figurant les responsables des services intéressés par votre candidature (chargés de recrutement, managers, etc.). En cas d’issue positive au processus de recrutement, afin de finaliser le recrutement, le service des ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche (notamment assurance chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle).
 

* Si vous êtes inscrit à l’une des lettres d’actualité de Generix, Generix est également susceptible de traiter vos données à caractère personnel afin de vous envoyer ladite lettre par e-mail.

* Si vous êtes un fournisseur, prestataire de service ou partenaire de Generix, Generix peut enfin traiter vos données pour la gestion de sa relation avec vous.

Les données personnelles collectées sont conservées pour la durée nécessaire à l’atteinte de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, ou pour répondre à des obligations légales ou contractuelles, ou pour toute la durée de la relation existante entre vous et Generix.

Le fondement légal pour la collecte et l’utilisation de vos données personnelles dépend des données personnelles collectées et du contexte dans lequel nous les collectons. Le fondement légal du traitement de vos données personnelles est basé sur des motifs tels que :

• L’exécution d’un contrat entre vous et Generix ;
• Le recueil de votre consentement ;
• La nécessité du traitement à des fins de conformité légale et règlementaire ;
• L’intérêt commercial de Generix. Cet intérêt légitime nous permet, entre autres, de vous informer, en tant que professionnel, sur nos solutions pour lesquelles vous avez exprimé un intérêt sur notre site ou de réaliser des actions de marketing direct. Ces traitements sont mis en œuvre en prenant en compte vos intérêts et vos droits fondamentaux.

Le site web de Generix contient des liens vers des réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter). A ce titre, Generix peut être susceptible de collecter et d’utiliser les données à caractère personnel des membres du réseau social concerné s’étant inscrits en tant que membre, amis, followers, afin de les contacter sur le réseau social utilisé et/ ou de leur transmettre des informations. Les membres du réseau social concerné peuvent s’opposer à tout moment à une telle utilisation en s’adressant au point de contact ci-après.

Generix vous informe que vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement ou d’une limitation de traitement des informations personnelles qui vous concernent. Vous bénéficiez par ailleurs d’un droit d’opposition, pour des motifs légitimes, au traitement des données vous concernant. Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre mort (Loi pour une République numérique). Toute demande fera l’objet d’une analyse de la part de Generix et devra être effectuée par écrit, être signée par le demandeur, comporter l’adresse à laquelle devra être adressée la réponse, et être accompagnée d’un justificatif de son identité.
Vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Pour toute information ou exercice de vos droits Informatique et Libertés sur les traitements de données personnelles gérés par Generix, vous pouvez contacter son délégué à la protection des données (DPO) : dpo@generixgroup.com, ou adresser un courrier à l’adresse suivante

Generix Group
A l’attention du DPO
8 rue Simone Iff
75012 Paris

Generix vous informe par ailleurs que vous avez la possibilité de gérer vos préférences de communications e-mails via le centre de préférences.

Le site internet de Generix Group est déclaré à la CNIL : sous le numéro 792366.

3. Engagements de Generix en sa qualité de sous-traitant

Generix, en sa qualité d’éditeur, offre à ses clients – responsables de traitement - plusieurs services en mode SAAS au travers desquels lesdits clients collectent, analysent, partagent ou traitent vos données à caractère personnel par le biais de nos solutions et services.

Dans le cadre de l’utilisation de la solution, Generix agit sur instructions du client en qualité de sous-traitant, sur la base du contrat signé entre Generix Group et son client, dans le cadre d’une relation commerciale B to B.

Dans le cadre de l’utilisation des solutions, le client de Generix peut traiter ou nous demander de traiter vos données à caractère personnel pour poursuivre les finalités suivantes :

Supply Chain Execution :
Gestion du stockage, réception/retours, préparation, packing, expédition, ordonnancement, affrétement, organisation et facturation transports, gestion documentaire, statistiques.

B2B Integration :
Gestion des flux de données clients / fournisseurs => Facturation, transferts de fichiers, échanges inter-applications (EAI, ESB).

Omnichannel Sales :
Gestion de la fidélisation client => gestion des bases de données client ; gestion des programmes de fidélité ; ciblage marketing.

Pour poursuivre ces finalités, les données personnelles suivantes peuvent être collectées : nom, prénom, téléphone professionnel, email professionnel, nom et cordonnées des destinataires, nationalité, langue parlée, plaque d’immatriculation, date de naissance.

Dans le cadre de l’utilisation des solutions, les opérations de traitement réalisées par le responsable de traitement peuvent inclure les suivantes :

• Supply Chain Execution :
  Edition de l’adresse d’adresse de livraison, génération du fichier d’emballage pour le transporteur, remontée vers la direction commerciale ou d’autres systèmes externes via des échanges sortants, analyse des données pour l’organisation et la gestion ou préparation de la commande, emballage et expédition, autorisation de connexion au système et aux différents process du système, traçage de la connexion des opérateurs au système ainsi que des opérations réalisées via terminaux radiofréquence ou vocale.
• B2B Integration :
  Contrôle des flux de données liés au processus B to B, dématérialisation fiscale des factures et archivage (la dématérialisation est réalisée par Generix Group, en tant que sous-traitant, via un mandat contractuel), Bénéficiez des standards d’interopérabilité pour les échanges avec les partenaires commerciaux.
• Omnichannel Sales :
  Enregistrement et modification des données de clients finaux dans la base de données, importation de données, extraction, export, affichage de données, régularisation du nombre de points fidélité.

Les opérations de traitement confiées à Generix Group par le responsable de traitement peuvent être les suivantes : collecte, hébergement, stockage, maintenance, support, enregistrement, accès, communication par transmission, effacement et destruction.

Les données collectées sont traitées dans l’Espace Economique européen, ou dans des pays présentant un niveau de protection adéquat, ou dans le cadre de la mise en place de garanties appropriées, et sont sécurisées. Lorsque vous utilisez nos solutions, des cookies techniques peuvent être placés afin d’améliorer l’efficacité de nos solutions, et uniquement le temps nécessaire a la délivrance des services au Client (responsable de traitement), étant ici précisé que les données ne sont pas exploitables par Generix.

Si vous souhaitez des informations plus détaillées, veuillez contacter directement le client concerné, responsable de traitement.

Comme nous ne pouvons accéder aux données d’un client que sur instructions de ce client, si vous souhaitez exercer les droits dont vous disposez en vertu des lois sur la protection des données applicables (accès, rectification, opposition, suppression et portabilité, veuillez-vous renseigner directement auprès du responsable de traitement, client de Generix Group.

4. Cookies

La société Generix Group utilise les cookies afin de vous proposer un service web amélioré et davantage personnalisé. Au moyen de ce chapitre sur les cookies, nous vous présentons comment et pourquoi nous utilisons des cookies sur ce site.

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