Depois de sucessivos adiamentos – também devido à pandemia –, a obrigatoriedade da faturação eletrónica para microempresas e PMEs em contratos públicos vai mesmo avançar a partir de 1 janeiro de 2023. As organizações de menor dimensão seguem assim as regras que já se aplicam às grandes empresas desde 2021, em termos de faturação na contratação pública.
Esta é a última fase da desmaterialização das faturas para todos os fornecedores do Estado, que tem como vantagens claras a maior eficiência administrativa, redução de custos, diminuição dos prazos de pagamento, maior segurança e rastreabilidade, mas também uma maior sustentabilidade de todo o processo.
A transição, que transpõe os pressupostos da diretiva comunitária 2014/55/UE, começou com a adaptação dos sistemas de faturação dentro dos próprios organismos públicos, alargando-se depois gradualmente às empresas que têm contratos públicos.
De forma prática, esta alteração da faturação em 2023 implica que, a partir de 1 de janeiro do próximo ano, todas as faturas de microempresas e PME emitidas ao Estado devam já seguir o novo modelo. Para além desta alteração, recordo que o período especial em que as faturas em formato digital PDF só são válidas como faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2022 (conforme estipula o Despacho n.º 49/2022-XXIII). A partir dessa data, as faturas PDF emitidas e enviadas eletronicamente devem estar assinadas digitalmente (assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado).
É importante ter também em conta que nas novas regras estarão abrangidas não só as faturas, mas também outros documentos fiscalmente relevantes, a exemplo das guias de transporte, recibos, notas de encomendas e orçamentos.
Numa alteração que deve ser seguida por todas as empresas, o ATCUD – Código Único de Documento deve passar a estar incluído em todas as faturas emitidas e documentos equivalentes, também a partir de 1 de janeiro de 2023. Esta obrigatoriedade é aplicada também a documentos eletrónicos.
O ATCUD é um conjunto de caracteres, atribuídos pela AT, que incluem uma identificação da série documental (código de validação) e um número sequencial que identifica o documento dentro da série. A introdução do ATCUD em cada fatura é uma inovação fiscal que visa, essencialmente, o controlo de operações.
Para obter o ATCUD basta comunicar as suas séries documentais à Autoridade Tributária, como explica o Artigo 4.º da Portaria n.º 195/2020:
Estas mudanças na faturação em 2023 confirmam o caminho que tem sido percorrido – de forma cada vez mais consolidada – nos últimos anos: a digitalização e desmaterialização da documentação.
Mais do que, simplesmente, correr atrás das alterações legais para evitar uma multa, importa estar na linha da frente desta transição digital – e até, de forma estratégica, antecipando as próprias imposições governamentais. Porquê? Porque há benefícios óbvios e largamente comprovados para as empresas que abraçam a digitalização. Da redução de custos (essencial num contexto económico desafiante) até à maior eficiência, os ganhos são muitos. E, contas feitas, adiar a digitalização implica desperdiçar esta oportunidade.
Há, portanto, benefícios a aproveitar na digitalização e novas regras legais que precisam de estar 100% integradas na sua organização a partir de 1 de janeiro de 2023. Como começar este processo?
Na Generix, recomendamos que prepare a implementação das novas obrigações o mais cedo possível (faturação eletrónica e introdução do ATCUD nos documentos). Até porque este é um processo complexo, à medida de cada organização – e os prazos legais não podem esperar. ‘Antecipar’ a legislação e ‘simplificar’ a comunicação das faturas são aspetos essenciais nesta mudança.
Caso tenha implementado soluções Generix, entre em contacto connosco para que possamos iniciar o processo de configuração para a nova realidade fiscal.
Ainda não iniciou o processo de desmaterialização da sua empresa? Na Generix, dispomos de soluções de faturação eletrónica adaptadas às necessidades específicas da sua organização, que permitem desmaterializar a faturação a 100% e o cumprimento de todas as obrigações legais.
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