Faturação Eletrónica e ATCUD: o que muda em 2023?

Fatura Eletrónica com Administração Pública

Depois de sucessivos adiamentos – também devido à pandemia –, a obrigatoriedade da faturação eletrónica para microempresas e PMEs em contratos públicos vai mesmo avançar a partir de 1 janeiro de 2023. As organizações de menor dimensão seguem assim as regras que já se aplicam às grandes empresas desde 2021, em termos de faturação na contratação pública.

Esta é a última fase da desmaterialização das faturas para todos os fornecedores do Estado, que tem como vantagens claras a maior eficiência administrativa, redução de custos, diminuição dos prazos de pagamento, maior segurança e rastreabilidade, mas também uma maior sustentabilidade de todo o processo.

Enquadramento legal 2023

A transição, que transpõe os pressupostos da diretiva comunitária 2014/55/UE, começou com a adaptação dos sistemas de faturação dentro dos próprios organismos públicos, alargando-se depois gradualmente às empresas que têm contratos públicos.

De forma prática, esta alteração da faturação em 2023 implica que, a partir de 1 de janeiro do próximo ano, todas as faturas de microempresas e PME emitidas ao Estado devam já seguir o novo modelo.

Para além desta alteração, recordo que o período especial em que as faturas em formato digital PDF só são válidas como faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2022 (conforme estipula o Despacho n.º 49/2022-XXIII). A partir dessa data, as faturas PDF emitidas e enviadas eletronicamente devem estar assinadas digitalmente (assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado).

É importante ter também em conta que nas novas regras estarão abrangidas não só as faturas, mas também outros documentos fiscalmente relevantes, a exemplo das guias de transporte, recibos, notas de encomendas e orçamentos.

3 pontos a reter sobre a fatura eletrónica ao Estado, para micro e PMEs:

1. Software: utilização de um software certificado pela Autoridade Tributária.
2. Estrutura: as faturas emitidas devem seguir um standard rigoroso e pré-definido.
3. Assinatura: a faturação tem de contemplar a utilização de um certificado digital que garanta a autenticidade e integridade do documento.

ATCUD obrigatório em todas as faturas em 2023

Numa alteração que deve ser seguida por todas as empresas, o ATCUD – Código Único de Documento deve passar a estar incluído em todas as faturas emitidas e documentos equivalentes, também a partir de 1 de janeiro de 2023. Esta obrigatoriedade é aplicada também a documentos eletrónicos.

O ATCUD é um conjunto de caracteres, atribuídos pela AT, que incluem uma identificação da série documental (código de validação) e um número sequencial que identifica o documento dentro da série.  A introdução do ATCUD em cada fatura é uma inovação fiscal que visa, essencialmente, o controlo de operações.
 

Como obter o ATCUD?

Para obter o ATCUD basta comunicar as suas séries documentais à Autoridade Tributária, como explica o Artigo 4.º da Portaria n.º 195/2020:

• O ATCUD, com o formato <ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial> deve constar obrigatoriamente em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes
• Tanto quem disponibiliza como quem usa soluções de faturação deve garantir que o ATCUD tem perfeita legibilidade
• O ATCUD deve constar em todas as páginas do documento
   

Benefícios da digitalização dos processos de faturação

Estas mudanças na faturação em 2023 confirmam o caminho que tem sido percorrido – de forma cada vez mais consolidada – nos últimos anos: a digitalização e desmaterialização da documentação.

Mais do que, simplesmente, correr atrás das alterações legais para evitar uma multa, importa estar na linha da frente desta transição digital – e até, de forma estratégica, antecipando as próprias imposições governamentais. Porquê? Porque há benefícios óbvios e largamente comprovados para as empresas que abraçam a digitalização. Da redução de custos (essencial num contexto económico desafiante) até à maior eficiência, os ganhos são muitos. E, contas feitas, adiar a digitalização implica desperdiçar esta oportunidade.

O que muda nas empresas?

• Redução dos custos: A adoção de faturação eletrónica permite às empresas reduzir custos com papel, e outros materiais de impressão, assim como poupar nas idas e custos de correio.
• Aumento da produtividade e eficiência: O fim do processo manual de faturação, tipicamente mais moroso, permite otimizar os recursos humanos, libertando-os para operações de maior valor acrescentado.
• Menor probabilidade de erros: Com a automatização dos processos deixa de ser necessário inserir a informação manualmente, o que reduz a probabilidade de ocorrerem erros humanos e extravios das faturas.
• Redução dos prazos de pagamento: O remetente e destinatário passam a ter um canal direto, que garante a boa receção da fatura, o que facilita o processo de recebimentos e permite gerar ciclos de pagamento mais curtos.
• Mais segurança, transparência, rastreabilidade e confidencialidade: Tratando-se de um documento digital, assinado eletronicamente, fica garantida a integridade, autenticidade, não repudio e segurança da informação, condições obrigatórias para a correcta desmaterialização de documentos.
• Vantagens ambientais: A fatura eletrónica ajuda a reduzir o uso de papel, pelo que contribui para preservar recursos naturais que são importantes na retenção de CO₂.

Prepare as novidades da faturação em 2023

Há, portanto, benefícios a aproveitar na digitalização e novas regras legais que precisam de estar 100% integradas na sua organização a partir de 1 de janeiro de 2023. Como começar este processo?

Na Generix Group, recomendamos que prepare a implementação das novas obrigações o mais cedo possível (faturação eletrónica e introdução do ATCUD nos documentos). Até porque este é um processo complexo, à medida de cada organização – e os prazos legais não podem esperar. ‘Antecipar’ a legislação e ‘simplificar’ a comunicação das faturas são aspetos essenciais nesta mudança.

Caso tenha implementado soluções Generix, entre em contacto connosco para que possamos iniciar o processo de configuração para a nova realidade fiscal.