Faturação Eletrónica e ATCUD: o que muda em 2023?

Publicado a 2 Dezembro 2022

faturação_2023
Nuno Palma Generix
Nuno
Palma
B2B Integration Services Manager
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Colaboração B2B

2023 traz novas obrigações legais para as empresas portuguesas, no âmbito da faturação eletrónica. Perante as mudanças da faturação previstas, antecipar deve ser encarado como trunfo para uma transição tranquila nos processos administrativos de cada organização. Até porque, mais do que uma imposição legal, há inúmeras vantagens a aproveitar na massificação da digitalização.  

Fatura Eletrónica com Administração Pública

Depois de sucessivos adiamentos – também devido à pandemia –, a obrigatoriedade da faturação eletrónica para microempresas e PMEs em contratos públicos vai mesmo avançar a partir de 1 janeiro de 2023. As organizações de menor dimensão seguem assim as regras que já se aplicam às grandes empresas desde 2021, em termos de faturação na contratação pública.

Esta é a última fase da desmaterialização das faturas para todos os fornecedores do Estado, que tem como vantagens claras a maior eficiência administrativa, redução de custos, diminuição dos prazos de pagamento, maior segurança e rastreabilidade, mas também uma maior sustentabilidade de todo o processo.

Enquadramento legal 2023

A transição, que transpõe os pressupostos da diretiva comunitária 2014/55/UE, começou com a adaptação dos sistemas de faturação dentro dos próprios organismos públicos, alargando-se depois gradualmente às empresas que têm contratos públicos.

De forma prática, esta alteração da faturação em 2023 implica que, a partir de 1 de janeiro do próximo ano, todas as faturas de microempresas e PME emitidas ao Estado devam já seguir o novo modelo.

Para além desta alteração, recordo que o período especial em que as faturas em formato digital PDF só são válidas como faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2022 (conforme estipula o Despacho n.º 49/2022-XXIII). A partir dessa data, as faturas PDF emitidas e enviadas eletronicamente devem estar assinadas digitalmente (assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado).

É importante ter também em conta que nas novas regras estarão abrangidas não só as faturas, mas também outros documentos fiscalmente relevantes, a exemplo das guias de transporte, recibos, notas de encomendas e orçamentos.

3 pontos a reter sobre a fatura eletrónica ao Estado, para micro e PMEs:

  1. Software: utilização de um software certificado pela Autoridade Tributária.
  2. Estrutura: as faturas emitidas devem seguir um standard rigoroso e pré-definido.
  3. Assinatura: a faturação tem de contemplar a utilização de um certificado digital que garanta a autenticidade e integridade do documento.


ATCUD obrigatório em todas as faturas em 2023

Numa alteração que deve ser seguida por todas as empresas, o ATCUD – Código Único de Documento deve passar a estar incluído em todas as faturas emitidas e documentos equivalentes, também a partir de 1 de janeiro de 2023. Esta obrigatoriedade é aplicada também a documentos eletrónicos.

O ATCUD é um conjunto de caracteres, atribuídos pela AT, que incluem uma identificação da série documental (código de validação) e um número sequencial que identifica o documento dentro da série.  A introdução do ATCUD em cada fatura é uma inovação fiscal que visa, essencialmente, o controlo de operações.
 

Como obter o ATCUD?

Para obter o ATCUD basta comunicar as suas séries documentais à Autoridade Tributária, como explica o Artigo 4.º da Portaria n.º 195/2020:

  • O ATCUD, com o formato <ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial> deve constar obrigatoriamente em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes
  • Tanto quem disponibiliza como quem usa soluções de faturação deve garantir que o ATCUD tem perfeita legibilidade
  • O ATCUD deve constar em todas as páginas do documento
     

Benefícios da digitalização dos processos de faturação

Estas mudanças na faturação em 2023 confirmam o caminho que tem sido percorrido – de forma cada vez mais consolidada – nos últimos anos: a digitalização e desmaterialização da documentação.

Mais do que, simplesmente, correr atrás das alterações legais para evitar uma multa, importa estar na linha da frente desta transição digital – e até, de forma estratégica, antecipando as próprias imposições governamentais. Porquê? Porque há benefícios óbvios e largamente comprovados para as empresas que abraçam a digitalização. Da redução de custos (essencial num contexto económico desafiante) até à maior eficiência, os ganhos são muitos. E, contas feitas, adiar a digitalização implica desperdiçar esta oportunidade.

O que muda nas empresas?

  • Redução dos custos: A adoção de faturação eletrónica permite às empresas reduzir custos com papel, e outros materiais de impressão, assim como poupar nas idas e custos de correio.
  • Aumento da produtividade e eficiência: O fim do processo manual de faturação, tipicamente mais moroso, permite otimizar os recursos humanos, libertando-os para operações de maior valor acrescentado.
  • Menor probabilidade de erros: Com a automatização dos processos deixa de ser necessário inserir a informação manualmente, o que reduz a probabilidade de ocorrerem erros humanos e extravios das faturas.
  • Redução dos prazos de pagamento: O remetente e destinatário passam a ter um canal direto, que garante a boa receção da fatura, o que facilita o processo de recebimentos e permite gerar ciclos de pagamento mais curtos.
  • Mais segurança, transparência, rastreabilidade e confidencialidade: Tratando-se de um documento digital, assinado eletronicamente, fica garantida a integridade, autenticidade, não repudio e segurança da informação, condições obrigatórias para a correcta desmaterialização de documentos.
  • Vantagens ambientais: A fatura eletrónica ajuda a reduzir o uso de papel, pelo que contribui para preservar recursos naturais que são importantes na retenção de CO2.


Prepare as novidades da faturação em 2023

Há, portanto, benefícios a aproveitar na digitalização e novas regras legais que precisam de estar 100% integradas na sua organização a partir de 1 de janeiro de 2023. Como começar este processo?

Na Generix Group, recomendamos que prepare a implementação das novas obrigações o mais cedo possível (faturação eletrónica e introdução do ATCUD nos documentos). Até porque este é um processo complexo, à medida de cada organização – e os prazos legais não podem esperar. ‘Antecipar’ a legislação e ‘simplificar’ a comunicação das faturas são aspetos essenciais nesta mudança.

Caso tenha implementado soluções Generix, entre em contacto connosco para que possamos iniciar o processo de configuração para a nova realidade fiscal.