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O que é uma fatura eletrónica?

Uma fatura eletrónica é um documento processado e transmitido de forma eletrónica, por um fornecedor aos seus clientes, através de um sistema informático ou plataforma segura de transmissão de dados e utiliza formatos específicos. Todo o processo de faturação eletrónica é realizado de forma digital, sem a necessidade de recorrer ao papel, incluindo o arquivo digital durante o prazo legal de 10 anos.
 

Que tipos de faturas existem?

Fatura Tradicional: As faturas em papel são geradas eletronicamente, impressas e enviadas por correio para o destinatário, o que pode resultar em atrasos na entrega e na falta de visibilidade e controlo sobre a sua receção.

Fatura PDF: As faturas trocadas por e-mail como ficheiros PDF ou Word estão um passo à frente das faturas em papel. No entanto, não são consideradas faturas eletrónicas, uma vez que não cumprem os requisitos legais de autenticidade, integridade e segurança dos documentos fiscais.

Fatura Eletrónica: A Fatura Eletrónica é a versão digital da fatura tradicional, isto é, um documento representativo das transações comerciais entre um fornecedor e um comprador/vendedor. A fatura eletrónica é gerada, emitida e arquivada digitalmente. Tem o mesmo valor legal e acrescenta novas condições de segurança.

É obrigatório aderir à Fatura Eletrónica?

Existe legislação própria que regula esta matéria, como a Diretiva 2014/25/UE, que impõe a obrigação de faturação eletrónica nos processos de faturação com a Administração Pública.

O Decreto-Lei n.º 123/2018 (alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril), define o modelo de implementação entre Fornecedores da Administração Pública (privados e públicos) e o calendário:

• 1 de janeiro de 2021 - grandes empresas;
• 1 de janeiro de 2023 - pequenas e médias empresas;
• 1 de janeiro de 2023 - microempresas.

Para empresas que não sejam fornecedores do Estado, a adesão à fatura eletrónica é facultativa, mas numa era cada vez mais digital, representa uma enorme vantagem competitiva.
 

O que muda em 2024?

Até 31 de dezembro de 2023, as faturas em formato PDF continuam a ser consideradas faturas eletrónicas, conforme o Despacho 8/2022/XXIII. No entanto, a partir de 1 de janeiro de 2024, as faturas em formato PDF deverão conter os seguintes requisitos para serem consideradas válidas:

• Utilização de um Certificado Digital Qualificado que requer uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou através de um selo eletrónico qualificado, ou,
• Utilização do sistema EDI - Electronic Data Interchange

O que é o Certificado Digital Qualificado?

Um documento eletrónico seguro que funciona como uma identificação digital fidedigna para particulares ou entidades coletivas, e que garante o reconhecimento automático e legal de uma assinatura eletrónica em Portugal e em toda a União Europeia. Para ser considerado qualificado, o certificado digital deve ser validado por uma identidade certificada.

Como podem as empresas começar a utilizar a Fatura Eletrónica?

Quatro passos que as empresas devem ter em consideração antes de implementarem a Fatura Eletrónica:

1. Identificar as necessidades da empresa: As organizações não são todas iguais, nem têm as mesmas necessidades. É, por isso, importante olhar internamente, analisar os sistemas e procedimentos atuais, fazer o levantamento das necessidades, bem como dos vários intervenientes que têm de estar sincronizados.

2. Preparar os sistemas da empresa: Um dos aspetos que deve ser, desde logo, assegurado é que a solução de faturação eletrónica escolhida seja compatível e facilmente integrada com o ERP (sistema de gestão) da empresa. Isso será decisivo para que a transição para a fatura eletrónica seja feita de forma rápida e simples.

3. Escolher um parceiro tecnológico de confiança: Este é um ponto crucial para o sucesso da implementação. Escolher um parceiro especializado e de confiança para garantir que as faturas eletrónicas emitidas estejam em total conformidade com a legislação em vigor, com o protocolo e o modelo de transmissão adequados. Ao mesmo tempo, o parceiro tecnológico deverá apoiar na resolução de quaisquer problemas que possam ocorrer durante a implementação – nomeadamente, erros técnicos ou humanos, formação ou dificuldades de adaptação à solução.

4. Envolver os colaboradores: É fundamental envolver os colaboradores neste processo de transição da fatura em papel para a fatura eletrónica, colocando as equipas a par de todo o processo e disponibilizando a formação necessária para que a organização esteja preparada para maximizar as vantagens proporcionadas pela solução que está a implementar. O parceiro tecnológico deverá apoiar a organização também nesta etapa.

Benefícios da Fatura Eletrónica para o ambiente (e não só)

Redução do uso de papel: Ao substituir as faturas em papel por faturas eletrónicas, as empresas podem reduzir significativamente o uso de papel. Permite não só economizar árvores, mas também reduzir a demanda por madeira, o que pode levar a um menor abate de árvores.

Reduzir custos operacionais e pegada de carbono: Ao eliminar a necessidade de impressão e envio de faturas, as empresas podem economizar recursos que podem ser usados em outras iniciativas de sustentabilidade, bem como reduzir as emissões de carbono.

Economia circular: Esta abordagem está alinhada com os princípios da economia circular, na medida em que permite reduzir, reutilizar e reciclar para minimizar o desperdício.

Eficiência Operacional: Permite um maior foco no negócio ou tarefas mais relevantes para a empresa ao eliminar tarefas manuais, muito repetitivas e suscetíveis a erros.

Transparência: Maior transparência e melhoria da relação com os clientes, seja com e entre Entidades Públicas, como com todos os clientes.