Purchase-to-Pay: Centralize, Automatize e Digitalize todas as etapas do Ciclo de Compras do seu Negócio

É com recurso ao telefone e ao email que muitas empresas ainda gerem a relação com os seus fornecedores e executam os seus processos de compra. Mas este cenário está a mudar. Para serem mais ágeis, eficientes, produtivas e suportarem menos custos, há cada vez mais empresas a apostar em tecnologia Purchase-To-Pay para digitalizar as tarefas do ciclo de compras. Eduardo Bentes, Development, Alliance & Channel Manager, não tem dúvidas: a desmaterialização do ciclo de compras é o grande tema da atualidade.

Depois da evolução verificada nos últimos anos na implementação da faturação eletrónica, assistimos agora a um aprofundamento da digitalização dos processos associados ao ciclo de compras das empresas. Como se explica este movimento?

Efetivamente, no que diz respeito aos processos de digitalização das empresas, a componente de faturação eletrónica já não é um “nice to have”, mas antes um “must have”. É um conceito completamente massificado no tecido empresarial. Neste momento, aquilo que verificamos é que as empresas estão a focar muito do seu esforço e das suas estratégias na otimização do ciclo de compras. E porquê? Porque tudo aquilo que gira em torno do ciclo de compras é um processo extremamente pesado: envolve muitas tarefas, aprovações e a intervenção de muitas pessoas dentro de uma empresa. Por isso, estamos a verificar que há cada vez mais empresas a implementar software especializado para facilitar todo o ciclo de compras.

Quais são os principais problemas que as empresas enfrentam na gestão destas tarefas?

O ciclo de compras é extremamente extenso e complexo. Por um lado, envolve todo o tipo de compras necessárias para uma empresa funcionar: desde matérias primas, passando pelas compras do economato, à aquisição de viagens e de equipamentos. E todo este processo necessita da intervenção de vários intervenientes da organização.

Imaginemos que alguém dentro de uma empresa precisa de um computador. Primeiro é necessário fazer um pedido interno junto do chefe de departamento para verificar se, de facto, existe a necessidade de adquirir o equipamento e dar a aprovação. De seguida, é importante definir qual é o equipamento mais adequado para responder às necessidades do colaborador, tendo em consideração o budget definido para este tipo de aquisição. Segue-se a fase de procurement e pedidos de cotação ao mercado, para que após este passo, seja feita a comparação entre as diversas propostas dos fornecedores e selecionada a melhor. Antes da submissão da nota de encomenda ao fornecedor é ainda fundamental sujeitar a mesma ao workflow de aprovação interna, garantindo assim o cumprimento da política interna de compras.

Após a receção do bem adquirido, segue-se um trabalho exaustivo por parte dos colaboradores da área administrativa que vão receber a fatura, validá-la e conferir se esta está de acordo com as condições da encomenda que foi feita e com a mercadoria recebida.

Todo este trabalho requer a intervenção manual em todas as etapas do ciclo de compras e tem um enorme custo para as empresas.

E como é que a tecnologia desenvolvida pela Generix pode ajudar as empresas neste processo?

A plataforma Purchase-to-Pay da Generix tem por base a tecnologia de portais colaborativos onde os vários intervenientes do circuito de compras (comprador e fornecedor) interagem no registo de consulta das informações relevantes em torno das aquisições efetuadas. Isto significa que todos os passos em torno do ciclo de compras – desde o momento em que surge a necessidade de comprar um produto ou serviço, até à contabilização de uma fatura de uma compra no sistema – são centralizados, automatizados e digitalizados nesta plataforma. Com isso, as empresas poupam tempo, recursos e tornam-se mais ágeis.

Em termos práticos, como funciona a plataforma colaborativa?

Sempre que seja necessário adquirir um artigo, o colaborador autorizado entra na plataforma e faz o registo daquilo que pretende comprar – sendo que a plataforma tem disponível um catálogo de produtos pré-definidos para cada área da empresa.

De seguida, o sistema automatiza o pedido de validação à pessoa responsável por aprovar ou rejeitar o pedido de compra. Se o pedido for aprovado e a compra for simples, direcionamos a encomenda diretamente para o fornecedor. E é a plataforma que gere e publica automaticamente a informação junto do fornecedor. Este é notificado por email que chegou uma nova encomenda e prepara a entrega. Caso exista uma divergência na fatura enviada pelo fornecedor, o sistema deteta essa desconformidade e notifica o fornecedor do erro.

A mudança de paradigma desta solução desenvolvida pela Generix assenta no facto de permitir que ambas as partes trabalhem sob a mesma plataforma, com vantagens para ambos os parceiros de negócio. Para quem compra, a plataforma permite centralizar, automatizar e digitalizar um conjunto alargado de tarefas. Para quem vende, tem acesso a informação relevante sobre o negócio (consulta de divergências nas faturas, datas de pagamento, níveis de serviço, ...) em tempo real.

No fundo, comparativamente aos processos convencionais, esta ferramenta impacta positivamente o ciclo de compras, na medida em que ambas as partes trabalham na mesma plataforma, com o mesmo objetivo e para o mesmo princípio: ganhar agilidade, rapidez e uma maior transparência do negócio, garantindo uma maior fidelização na relação cliente/fornecedor.

Esta tecnologia está direcionada para que tipos de empresas?

É uma solução transversal aos vários setores de atividade: todas as empresas com necessidade de efetuar compras são clientes potenciais para esta tecnologia. Mas diria que é uma solução direcionada para médias e grandes empresas. E como se trata de uma tecnologia modular, isso permite-nos implementar  a solução de uma forma gradual, à medida que a empresa vai crescendo e ganhando novas necessidades. Este aspeto é particularmente importante, uma vez que facilita a democratização do acesso à tecnologia.

Purchase to Pay: 6 vantagens da implementação da tecnologia especializada na gestão do ciclo de compras

Eduardo Bentes destaca algumas das principais vantagens geradas pela tecnologia Purchase to Pay.

• Redução de custos administrativos: Como os processos são desmaterializados, o ciclo de compras elimina a necessidade de documentos em papel. Ao mesmo tempo, a carga administrativa – associada à receção, conferência de faturas e ao lançamento de dados no sistema – reduz-se drasticamente, porque todo o processo é feito com recurso aos automatismos da plataforma.
• Rapidez das operações: A automatização das operações, o facto de toda a informação estar centralizada num único canal e de permitir o acesso, em tempo real, das empresas e dos seus fornecedores, contribui para acelerar os processos de compras e melhorar os workflows.
• Menos erros: A automatização dos processos de conferência e contabilização de faturas reduz os erros de processamento, o que agiliza o processo contabilístico. Mesmo em caso da ocorrência de divergências, o sistema deteta o erro e emite um alerta.
• Compras mais otimizadas: Embora a solução Purchase to Pay da Generix não esteja desenhada para o Full Procurement, está dotada de funcionalidades que permitem à empresa enviar pedidos de cotação para vários fornecedores e comparar as diversas propostas.
• Cumprimento das regras: A plataforma garante que, ao longo de todo o ciclo de compras, são cumpridas, de forma escrupulosa, todas as regras internas de compra definidas pela empresa.
• Maior visibilidade e transparência: A plataforma, além de proporcionar o acesso a dados em tempo real, permite fazer o rastreamento de todas as etapas do ciclo de compras e saber quem pediu o quê, quem aprovou, quem fez o pedido de cotação, quem deu ordem de submissão da encomenda junto do fornecedor, entre outros aspetos.

Está interessado em saber mais sobre como esta tecnologia pode ajudar a  otimizar o ciclo de compras? Contacte-nos. Na Generix temos uma sólida experiência em soluções de Purchase to Pay e podemos apoiá-lo neste processo de implementação.