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Uma fatura eletrónica é um documento processado e transmitido de forma eletrónica, por um fornecedor aos seus clientes, através de um sistema informático ou plataforma segura de transmissão de dados e utiliza formatos específicos. Todo o processo de faturação eletrónica é realizado de forma digital, sem a necessidade de recorrer ao papel, incluindo o arquivo digital durante o prazo legal de 10 anos.
Fatura Tradicional As faturas em papel são geradas eletronicamente, impressas e enviadas por correio para o destinatário, o que pode resultar em atrasos na entrega e na falta de visibilidade e controlo sobre o seu recebimento. Fatura PDF As faturas trocadas por e-mail como ficheiros PDF ou Word estão um passo à frente das faturas em papel. No entanto, não são consideradas faturas eletrónicas, uma vez que não cumprem os requisitos legais de autenticidade, integridade e segurança dos documentos fiscais. Mais à frente, explicamos os requisitos e legislação em vigor. Fatura Eletrónica A Fatura Eletrónica é a versão digital da fatura tradicional, isto é, um documento representativo das transações comerciais entre um fornecedor e um compradorvendedor. A fatura eletrónica é gerada, emitida e arquivada digitalmente. Tem o mesmo valor legal e acrescenta novas condições de segurança.
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Uma fatura PDF é um documento eletrónico em formato PDF que regista as transações comerciais entre fornecedores e clientes. Em Portugal, a Fatura PDF é reconhecida como um documento fiscal válido, desde que contenha uma assinatura digital ou certificado digital qualificado, como estabelecido nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro.
Um documento tradicionalmente denominado “Fatura PDF” não é por si só considerado uma fatura eletrónica. Para ter valor legal, esta deve cumprir os requisitos acima indicados.
Até 31 de dezembro de 2024, as faturas em formato PDF continuam a ser consideradas faturas eletrónicas, conforme o Despacho 8/2022/XXIII. A partir de 1 de janeiro de 2025, as faturas em formato PDF deverão conter os requisitos de autenticidade, nomeadamente a Assinatura Digital Qualificada, para serem considerados documentos válidos.
A legislação aplica-se às Faturas PDF e outros documentos fiscalmente relevantes (guias ou encomendas), enviados por e-mail ou outra via eletrónica.
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Um Certificado Digital Qualificado é um documento eletrónico seguro que funciona como uma identificação digital fidedigna para particulares ou entidades coletivas, e que garante o reconhecimento automático e legal de uma assinatura eletrónica em Portugal e em toda a União Europeia. Para ser considerado qualificado, o certificado digital deve ser validado por uma identidade certificada.
De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019 o envio de faturas eletrónicas requer um certificado digital qualificado para garantir a autenticidade da origem e integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica. Existem dois procedimentos para o efeito: através de uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou por meio de um selo eletrónico qualificado, conforme estabelecido pelo Regulamento (UE) n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.
No entanto, ao implementar um sistema EDI – Eletronic Data Interchange, não é necessária a utilização de outro tipo de certificado digital, sendo este facultativo.
O EDI é uma tecnologia que permite a transmissão de dados (encomendas, faturas, guias de remessa, notas de crédito/débito, inventários, preços, catálogos, informação logística) entre empresas e de forma eletrónica. Esta tecnologia utiliza um formato standard para estruturar as informações e uma linguagem comum para as transmitir de um sistema para outro, independentemente do software utilizado por cada empresa.
O arquivo digital da faturas eletrónicas é um sistema utilizado para armazenar eletronicamente as faturas emitidas e recebidas. O arquivo digital substitui o arquivo de documentos em papel, permitindo um armazenamento seguro e a conservação das faturas por um período mínimo de 10 anos. O sistema é regulado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 e faz parte do processo de faturação eletrónica obrigatório em Portugal.
A fatura eletrónica não se resume à digitalização de uma fatura em papel e respetivo envio e receção. É necessário que as faturas sigam um formato específico para serem aceites legalmente e que contenham um certificado que comprove a sua autenticidade e legitimidade. A submissão das faturas às autoridades competentes deve ser feita de forma específica através de entidades certificadas.
O processo de faturação eletrónica requer um sistema tecnológico específico, geralmente na forma de software de faturação eletrónica, que permita gerar, validar, receber e enviar este tipo de documentos pela sua empresa. Este software garante que as faturas eletrónicas estejam em conformidade com os requisitos legais e fiscais, tornando todo o processo mais seguro e eficiente.
A standardização do formato das faturas eletrónicas é essencial para permitir a integração de sistemas de faturação eletrónica de diferentes países e fornecedores de software, visando automatizar ao máximo o processo de recebimento e envio desses documentos. Esse formato é conhecido como modelo de dados semânticos, que consiste num código padronizado que atribui uma lógica específica às informações contidas na fatura, nomeadamente o número da fatura, data de emissão e referência do comprador.
Em Portugal foi criado o CIUS-PT como modelo comum para a comunicação de documentos em contratos públicos, de modo a facilitar a interpretação dos dados enviados e recebidos. A Autoridade Tributária e Aduaneira reconhece a fiabilidade desta tecnologia e utiliza-a como um dos procedimentos permitidos para a troca de faturas eletrónicas entre empresas, conforme estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.
O CIUS-PT é o formato estabelecido para a faturação eletrónica B2G (Entidades Públicas) em Portugal, desenvolvido pela eSPap, responsável por coordenar a implementação da fatura eletrónica na Administração Pública. Este formato segue os requisitos da norma europeia EN 16931-2017 e é utilizado para a comunicação de documentos estruturados, como faturas, nos contratos públicos, definindo os requisitos e a validade legal.
Os formatos gerados pelo CIUS-PT são o UBL (Universal Business Language) e o XML (Extensible Markup Language), que são padrões internacionais para a troca eletrónica de documentos comerciais.
A faturação eletrónica em Portugal foi implementada através do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que estabelece o quadro legal para a faturação eletrónica no país. O objetivo da medida é modernizar os processos de faturação e aumentar a eficiência e transparência na relação interempresas.
A implementação da faturação eletrónica foi estabelecida por fases, de acordo com o volume de negócio das empresas:
No caso do setor público, o Decreto-Lei n.º 123/2018 estabeleceu que todas as entidades públicas em Portugal, incluindo o governo, devem receber e processar faturas eletrónicas, independentemente do seu valor. Isso inclui a obrigação de aceitar faturas eletrónicas emitidas por fornecedores do setor privado.
As soluções de faturação eletrónica utilizam tecnologia avançada para garantir a autenticidade, integridade, confidencialidade dos dados e arquivo eletrónico das faturas durante 10 anos. Além disso, muitos fornecedores de soluções de faturação eletrónica oferecem medidas de segurança adicionais, como autenticação em dois fatores e criptografia de dados.
Apresentamos quatro passos que deve ter em consideração antes de implementar a Fatura Eletrónica:
Se o cliente não tem um sistema de faturação eletrónica, é possível enviar a fatura por e-mail ou disponibilizá-la num portal online para o cliente aceder. Além disso, algumas soluções de faturação eletrónica oferecem a opção de imprimir a fatura para que ela possa ser enviada fisicamente.
Com mais de 30 anos de experiência, a Generix tem acompanhado o desenvolvimento da faturação eletrónica desde os primeiros textos regulamentares que autorizaram a desmaterialização de faturas. A empresa tornou-se um dos principais players europeus a representar cerca de 150.000 entidades coletivas e apoia os seus clientes na implementação da faturação eletrónica em todo o mundo.
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