O que é uma fatura eletrónica?

Uma fatura eletrónica é um documento processado e transmitido de forma eletrónica, por um fornecedor aos seus clientes, através de um sistema informático ou plataforma segura de transmissão de dados e utiliza formatos específicos. Todo o processo de faturação eletrónica é realizado de forma digital, sem a necessidade de recorrer ao papel, incluindo o arquivo digital durante o prazo legal de 10 anos.
 

Que tipos de faturas existem?

Requisitos legais da Fatura Eletrónica em Portugal

1. Utilização de um formato estruturado que permita o tratamento automático, de acordo com o modelo standard europeu;
2. Utilização de um sistema EDI (Eletronic Data Interchange) para transmissão do ficheiro estruturado;
3. Utilização de um certificado digital qualificado que comprove a autenticidade e integridade do conteúdo das faturas.

O que é uma Fatura PDF?

Uma fatura PDF é um documento eletrónico em formato PDF que regista as transações comerciais entre fornecedores e clientes. Em Portugal, a Fatura PDF é reconhecida como um documento fiscal válido, desde que contenha uma assinatura digital ou certificado digital qualificado, como estabelecido nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro.

Um documento tradicionalmente denominado "Fatura PDF" não é por si só considerado uma fatura eletrónica. Para ter valor legal, esta deve cumprir os requisitos acima indicados.

Em Portugal, a Fatura PDF é considerada Fatura Eletrónica?

Até 31 de dezembro de 2023, as faturas em formato PDF continuam a ser consideradas faturas eletrónicas, conforme o Despacho 8/2022/XXIII. 
A partir de 1 de janeiro de 2024, as faturas em formato PDF deverão conter os requisitos de autenticidade, nomeadamente a Assinatura Digital Qualificada, para serem considerados documentos válidos.

Requisitos da Fatura Eletrónica PDF a 1 de janeiro 2024

1. Utilização de um Certificado Digital Qualificado que requer uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou através de um selo eletrónico qualificado
   ou
2. Utilização do sistema EDI - Electronic Data Interchange

A legislação aplica-se às Faturas PDF e outros documentos fiscalmente relevantes (guias ou encomendas), enviados por e-mail ou outra via eletrónica.

O que é o Certificado Digital Qualificado?

Um Certificado Digital Qualificado é um documento eletrónico seguro que funciona como uma identificação digital fidedigna para particulares ou entidades coletivas, e que garante o reconhecimento automático e legal de uma assinatura eletrónica em Portugal e em toda a União Europeia. Para ser considerado qualificado, o certificado digital deve ser validado por uma identidade certificada.

De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019 o envio de faturas eletrónicas requer um certificado digital qualificado para garantir a autenticidade da origem e integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica. Existem dois procedimentos para o efeito: através de uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou por meio de um selo eletrónico qualificado, conforme estabelecido pelo Regulamento (UE) n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.

No entanto, ao implementar um sistema EDI - Eletronic Data Interchange, não é necessária a utilização de outro tipo de certificado digital, sendo este facultativo.
 

O que é o EDI – Eletronic Data Interchange?

O EDI é uma tecnologia que permite a transmissão de dados (encomendas, faturas, guias de remessa, notas de crédito/débito, inventários, preços, catálogos, informação logística) entre empresas e de forma eletrónica. Esta tecnologia utiliza um formato standard para estruturar as informações e uma linguagem comum para as transmitir de um sistema para outro, independentemente do software utilizado por cada empresa.

O que é o arquivo digital de faturas?

O arquivo digital da faturas eletrónicas é um sistema utilizado para armazenar eletronicamente as faturas emitidas e recebidas. O arquivo digital substitui o arquivo de documentos em papel, permitindo um armazenamento seguro e a conservação das faturas por um período mínimo de 10 anos. O sistema é regulado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 e faz parte do processo de faturação eletrónica obrigatório em Portugal.

Como funciona a Faturação Eletrónica?

A fatura eletrónica não se resume à digitalização de uma fatura em papel e respetivo envio e receção. É necessário que as faturas sigam um formato específico para serem aceites legalmente e que contenham um certificado que comprove a sua autenticidade e legitimidade. A submissão das faturas às autoridades competentes deve ser feita de forma específica através de entidades certificadas.

O processo de faturação eletrónica requer um sistema tecnológico específico, geralmente na forma de software de faturação eletrónica, que permita gerar, validar, receber e enviar este tipo de documentos pela sua empresa. Este software garante que as faturas eletrónicas estejam em conformidade com os requisitos legais e fiscais, tornando todo o processo mais seguro e eficiente.
 

O que é um Modelo Semântico de Dados?

A standardização do formato das faturas eletrónicas é essencial para permitir a integração de sistemas de faturação eletrónica de diferentes países e fornecedores de software, visando automatizar ao máximo o processo de recebimento e envio desses documentos. Esse formato é conhecido como modelo de dados semânticos, que consiste num código padronizado que atribui uma lógica específica às informações contidas na fatura, nomeadamente o número da fatura, data de emissão e referência do comprador.

Em Portugal foi criado o CIUS-PT como modelo comum para a comunicação de documentos em contratos públicos, de modo a facilitar a interpretação dos dados enviados e recebidos. A Autoridade Tributária e Aduaneira reconhece a fiabilidade desta tecnologia e utiliza-a como um dos procedimentos permitidos para a troca de faturas eletrónicas entre empresas, conforme estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 28/2019. 

O que é o CIUS-PT?

O CIUS-PT é o formato estabelecido para a faturação eletrónica B2G (Entidades Públicas) em Portugal, desenvolvido pela eSPap, responsável por coordenar a implementação da fatura eletrónica na Administração Pública. Este formato segue os requisitos da norma europeia EN 16931-2017 e é utilizado para a comunicação de documentos estruturados, como faturas, nos contratos públicos, definindo os requisitos e a validade legal.

Os formatos gerados pelo CIUS-PT são o UBL (Universal Business Language) e o XML (Extensible Markup Language), que são padrões internacionais para a troca eletrónica de documentos comerciais. 

Prazos e obrigações da faturação eletrónica em 2023 e 2024

A faturação eletrónica em Portugal foi implementada através do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que estabelece o quadro legal para a faturação eletrónica no país. O objetivo da medida é modernizar os processos de faturação e aumentar a eficiência e transparência na relação interempresas.

A implementação da faturação eletrónica foi estabelecida por fases, de acordo com o volume de negócio das empresas:

• Grandes empresas com volume de negócios superior a 50 M€: 1 de janeiro de 2020;
• Pequenas e Médias empresas com volume de negócio entre 10 milhões a 50 M€: 1 de janeiro de 2023;
• Microempresas com volume de negócio até 10 M€: 1 de julho de 2023.

No caso do setor público, o Decreto-Lei n.º 123/2018 estabeleceu que todas as entidades públicas em Portugal, incluindo o governo, devem receber e processar faturas eletrónicas, independentemente do seu valor. Isso inclui a obrigação de aceitar faturas eletrónicas emitidas por fornecedores do setor privado. 
 

A faturação eletrónica é um sistema seguro?

As soluções de faturação eletrónica utilizam tecnologia avançada para garantir a autenticidade, integridade, confidencialidade dos dados e arquivo eletrónico das faturas durante 10 anos. Além disso, muitos fornecedores de soluções de faturação eletrónica oferecem medidas de segurança adicionais, como autenticação em dois fatores e criptografia de dados.
 

Como posso começar a utilizar a Fatura Eletrónica?

Apresentamos quatro passos que deve ter em consideração antes de implementar a Fatura Eletrónica:

1. Identificar as necessidades da empresa: As organizações não são todas iguais, nem têm as mesmas necessidades. É, por isso, importante olhar internamente, analisar os sistemas e procedimentos atuais, fazer o levantamento das necessidades, bem como dos vários intervenientes que têm de estar sincronizados.
    
2. Preparar os sistemas da empresa: Um dos aspetos que deve ser, desde logo, assegurado é que a solução de faturação eletrónica escolhida seja compatível e facilmente integrada com o ERP (sistema de gestão) da sua empresa. Isso será decisivo para que a transição para a fatura eletrónica seja feita de forma rápida e simples.
    
3. Escolher um parceiro tecnológico de confiança: Este é um ponto crucial para o sucesso da implementação. Escolher um parceiro especializado e de confiança para garantir que as faturas eletrónicas emitidas estejam em total conformidade com a legislação em vigor, com o protocolo e o modelo de transmissão adequados. Ao mesmo tempo, o parceiro tecnológico deverá apoiar na resolução de quaisquer problemas que possam ocorrer durante a implementação – nomeadamente, erros técnicos ou humanos, formação ou dificuldades de adaptação à solução.
    
4. Envolver os seus colaboradores: É fundamental envolver osseus colaboradores neste processo de transição da fatura em papel para a fatura eletrónica, colocando as equipas a par de todo o processo e disponibilizando a formação necessária para que a organização esteja preparada para maximizar as vantagens proporcionadas pela solução que está a implementar. O parceiro tecnológico deverá apoiar a organização também nesta etapa.

Como enviar faturas eletrónicas para clientes que não têm um sistema de faturação eletrónica?

Se o cliente não tem um sistema de faturação eletrónica, é possível enviar a fatura por e-mail ou disponibilizá-la num portal online para o cliente aceder. Além disso, algumas soluções de faturação eletrónica oferecem a opção de imprimir a fatura para que ela possa ser enviada fisicamente.
 

Benefícios da Fatura Eletrónica

• Automatização de processos
• Redução de erros e do tempo de processamento dos documentos
• Redução de custos administrativos e de processamento (papel, impressora, selos, correio, etc)
• Melhoria da eficiência operacional
• Maior visibilidade do estado dos documentos (lido/recebido, pago, etc)
• Controlo das transações em tempo real
• Redução dos prazos de recebimento 
• Maior transparência e melhoria da relação com o cliente
• Aumento da sustentabilidade ambiental.
   

Experiência Generix em Faturação Eletrónica

Com mais de 30 anos de experiência, a Generix Group tem acompanhado o desenvolvimento da faturação eletrónica desde os primeiros textos regulamentares que autorizaram a desmaterialização de faturas. A empresa tornou-se um dos principais players europeus a representar cerca de 150.000 entidades coletivas e apoia os seus clientes na implementação da faturação eletrónica em todo o mundo.

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