El impacto de la pandemia y el teletrabajo en el proceso de facturación
Publicado el 2 Febrero 2022
Entre las tareas administrativas perturbadas por la situación sanitaria, la facturación supuso un reto especial. Con el distanciamiento social impuesto, el cierre de centros y el uso más o menos sistemático del teletrabajo, el tratamiento de esta masa de facturas en papel resultó muy delicado. Echemos un vistazo.
Durante la pandemia, las empresas tuvieron que enfrentarse a numerosos retos: la actividad en la cadena de suministro se vio gravemente perturbada, los riesgos de abastecimiento con los proveedores aumentaron, se invocó la fuerza mayor como motivo para imposibilitar la ejecución de los contratos, etc. En el centro de la tormenta, los 2.000 millones de facturas emitidas entre empresas, de las cuales más del 70% eran en papel, tuvieron que ser procesadas en un contexto de trabajo a distancia. Por lo tanto la acumulación de dichas facturas fomentó que muchas empresas comenzaran a plantearse la digitalización de las facturas como una alternativa a este problema.
Las facturas en papel fueron difíciles de procesar durante el confinamiento
El FNFE (Foro Nacional de Factura Electrónica) realizó una encuesta en el verano de 2020(1) para estimar los efectos del primer confinamiento en el tratamiento de las facturas en papel en un amplio abanico de empresas, desde grandes grupos industriales (más de 5.000 empleados) hasta Pymes.
Muchas empresas señalaron dificultades para procesar las facturas recibidas de sus proveedores en este formato. Estas dificultades son mayores en las grandes empresas (el 62% admite haber tenido dificultades) que en las PYMES (el 42%). En cuanto a las facturas emitidas (facturas de "clientes"), la tendencia es similar, aunque los encuestados consideran que las dificultades encontradas son ligeramente menos importantes.
Pero no sólo se interrumpió la tramitación de las facturas durante el confinamiento. Antes de poder procesar las facturas en papel, tienen que ser manipulada manualmente y el teletrabajo, el despliegue de los despidos (parciales y técnicos) y también la reducción de los servicios postales influyeron directamente en el aumento del tiempo de envío y recepción de las facturas en papel.
Las empresas que utilizan formatos electrónicos se vieron menos afectadas por la situación económica. De hecho, una gran proporción de las empresas encuestadas por la FNFE señalaron que las facturas electrónicas eran muy fáciles de procesar. El 47% de los encuestados no tuvo dificultades para procesarlas cuando se enviaron facturas a los clientes, cifra que se eleva al 60% en el caso de las facturas de los proveedores.
Retrasos significativos en los pagos
Bajo el efecto de la crisis, por primera vez en 15 años, los plazos de pago de las facturas aumentaron, incrementándose en 3 días entre el primer y el tercer trimestre de 2020.
Estos retrasos repercutieron tanto en los proveedores, que cobran con retraso, como en los clientes, que pagan con retraso. El incumplimiento de los plazos y las obligaciones reglamentarias puede tener consecuencias importantes. Además de las sanciones por retraso en el pago, estos retrasos pueden dañar la relación de confianza entre la empresa y sus proveedores, poner en aprietos las finanzas de los proveedores e incluso poner en peligro la cadena de suministro.
En España, la morosidad es la principal causa de quiebra. De hecho, 1 de cada 4 empresas tiene problemas de liquidez, aunque en los momentos más graves de la pandemia ese porcentaje llegó a ser el 25%, según un estudio del Banco central europeo (BCE) El estudio destaca que 3 cuartas partes de ese 25% de empresas españolas con problemas de caja se encuentran en riesgo de quiebra, lo que supone que una amenaza de cierre para entre el 10% y el 23% de compañías que cuentan con empleados y entre el 10% y el 17% de los empleados en el sector empresarial no financiero privado. Las PYME y las microempresas son especialmente sensibles a este problema, ya que les cuesta hasta 19.000 millones de euros al año de liquidez.
En Francia, por ejemplo, para evitar los impagos durante el período de crisis puso en marcha un régimen excepcional, el Préstamo Garantizado por el Estado (SGL). Esto permitió a las empresas acceder al efectivo rápidamente y a un tipo de interés muy bajo. A finales de 2020, 630.000 empresas -el 89% de las cuales son microempresas- se habían beneficiado de este plan, por un importe total prestado de unos 1306.000 millones de euros.
La facturación electrónica es cada vez más popular
Para que el proceso de pago sea más ágil y rápido, cada vez más empresas piden que se les envíen las facturas por vía electrónica, especialmente en formato PDF. La FNFE señala que se ha producido "una verdadera toma de conciencia de las ventajas de la facturación electrónica tras experimentar el confinamiento de larga duración y el teletrabajo". Un momento perfecto, ya que el uso de la facturación electrónica pronto se convertirá en una obligación en España.
Leer artículo: La factura electrónica será obligatoria en 2023
Lamentablemente una encuesta reciente muestra que no sólo la mitad de las empresas no están informadas sobre dicha obligatoriedad, sino que, de las que sí lo están, 4 de cada 10 creen que no estarán preparadas a tiempo.
Entre las principales dificultades identificadas por la encuesta de FNFE9 se encuentran las limitaciones de cumplimiento normativo, la reticencia de los clientes/proveedores a realizar el cambio, la interoperabilidad entre proveedores de servicios o la multiplicidad de formatos de factura...
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