¿Debe una empresa implantar un SGA en modo SaaS o en licencia?

Con tantas opciones en el mercado y una variedad de modelos de implementación, puede ser desalentador seleccionar el SGA que mejor se adapte a su operación. A continuación, analizamos dos posibles modelos de implantación, el SaaS y la adquisición de licencias (en las instalaciones), y comentamos algunas de las razones por las que la mayoría de las operaciones de distribución y fabricación deberían favorecer el primero sobre el segundo.

SaaS vs. Licencia para una solución SGA

Cuando se adquiere un sistema de gestióin de almacén mediante un modelo de licencia, los licenciatarios están comprando un producto que luego poseen. Normalmente, las empresas obtienen los derechos (aunque, a menudo, limitados) del software real y su código fuente mediante un único y elevado gasto. A continuación, deben implantar el SGA en servidores de propiedad privada, ya sea en las propias instalaciones o en externas.
En cambio, al suscribirse a un SGA SaaS, los operadores obtienen acceso al software y sus funcionalidades, pero no son propietarios del producto en sí. El sistema de gestión de almacén permanece alojado en los servidores del proveedor de servicios, a los que los operadores acceden a través de Internet. En lugar de un gasto inicial, como ocurre con el modelo de licencia, las empresas pagan cuotas mensuales o anuales para utilizar el SGA y se benefician de los servicios de mantenimiento y asistencia del proveedor.

Una diferencia clave entre los dos modelos es que una licencia compra a los operadores un producto, el propio SGA, mientras que una suscripción a un SGA SaaS proporciona acceso al software y a una serie de servicios adaptados. Las empresas que deciden comprar una licencia deben, por tanto, adquirir estos servicios además del propio SGA. Dado el elevado gasto inicial que requiere la compra de una licencia, esto puede tener un grave impacto en la agilidad financiera de la empresa.

Coste total de propiedad (CTP)

Algunos podrían argumentar que, con el tiempo, las cuotas de suscripción supondrán un CTP mayor que el modelo de licencia. Esto no es así. Hipotéticamente hablando, una solución de SGA SaaS que se ejecuta en la infraestructura local podría ser más cara que un SGA comprado. Sin embargo, dado que los usuarios suelen recurrir a las soluciones SaaS precisamente para evitar las implantaciones locales, el CTP de un SGA SaaS siempre será significativamente más barato. Es el caso, por ejemplo, del SGA de Generix.

A la hora de determinar el CTP de una licencia de SGA, las empresas deben tener en cuenta los costes de adquisición de la tecnología y la infraestructura necesarias para su funcionamiento. Además del hardware, también deben pensar en los costes de mantenimiento continuo para garantizar que la solución funcione siempre de forma óptima. Y como el SGA se implanta en servidores privados, el CTP debe incluir también los costes de un equipo informático interno dedicado a desarrollar, integrar, dar soporte y mejorar la solución.

Un SGA SaaS se aloja en los servidores del proveedor de servicios, lo que evita a las empresas estos gastos. Con SaaS, no hay necesidad de una costosa actualización de la infraestructura ni de un equipo local de IT especializado. Las cuotas de suscripción cubren el uso del propio SGA, así como los servicios de mantenimiento y asistencia del proveedor.

Escalabilidad

Ya que estamos hablando de servicios de mantenimiento, veamos qué pueden esperar las empresas cuando llega el momento de desarrollar y actualizar su SGA.

Como los suscriptores de SaaS pagan por un servicio, no por un producto, no tienen que esperar ni gastar más de su preciado capital para beneficiarse de la última versión y funcionalidades del software. De hecho, el proveedor de servicios tiene un incentivo para seguir desarrollando su producto: cuanto mejor sea el servicio, más probabilidades tendrá de retener y aumentar su base de clientes. Y como la solución está alojada en los servidores del proveedor, la implementación e integración de nuevos módulos suele ser una operación sencilla, al menos desde el punto de vista del abonado.

Este no sucede si se adquiere una licencia. En ese caso, la principal fuente de ingresos del desarrollador proviene de la venta de nuevas versiones del SGA. Por tanto, tiene sentido comercial que retenga nuevas funcionalidades hasta que pueda comercializar una nueva versión completa de su SGA. Para los licenciatarios, esto significa que están a merced del desarrollador cuando se trata de escalar su sistema. También implica más gastos de implementación e integración, que se suman al coste total de la solución.

El modelo SaaS tiene otra ventaja, en cierto modo colateral. Con SaaS, se crea de forma natural una relación entre los suscriptores y el proveedor de servicios que permite un rico bucle de retroalimentación. Gracias a la constante retroalimentación de los usuarios, los desarrolladores pueden escalar la solución con módulos y capacidades realmente adaptadas a las necesidades reales de sus clientes. Esto es mucho menos probable que ocurra con el modelo de licencia, en el que la relación con el proveedor suele terminar una vez que se han cumplido los términos del contrato.  

Este último punto podría explicar parte del éxito que Generix ha tenido con su solución Generix WMS en modo SaaS. Al desarrollar su sistema en colaboración con usuarios y socios externos, los ingenieros y desarrolladores de Generix han diseñado una única solución completa de SGA que aparece en el Cuadrante Mágico de Gartner. 

Disponibilidad del sistema

A los posibles compradores les preocupa a veces que un SGA SaaS corra más riesgo de no estar disponible, si algo va mal, que un producto que se implanta en servidores locales. Esta preocupación es infundada, ya que una solución SaaS suele ser la opción más segura entre los dos modelos en lo que respecta a la disponibilidad.

En un modelo de suscripción, los proveedores de servicios se comprometen a un acuerdo de nivel de servicio en el que garantizan el tiempo de actividad del sistema. Generix, por ejemplo, garantiza que su sistema de gestión de almacenes estará en funcionamiento en las operaciones de sus clientes el 99,9% del tiempo. Si algo falla, el proveedor es totalmente responsable de proporcionar una solución y tiene todos los incentivos posibles para hacerlo lo más rápido posible.
En cambio, cuando algo va mal con un SGA local o de propiedad privada, las empresas deben luchar por encontrar los recursos para solucionar el problema. Si su equipo de IT es incapaz de resolver el problema, un mal funcionamiento del SGA puede ralentizar gravemente, si no detener por completo, las operaciones durante horas mientras se espera la ayuda externa. Y ese apoyo, por supuesto, cuesta dinero.

Lo que hay que saber

Cuando Microsoft vio que Workspace de Google, que sólo está disponible como SaaS, estaba ganando terreno a su suite Office, el desarrollador trasladó su solución a la web y creó Office 365. Desde entonces, Microsoft ha conseguido invertir la tendencia y consolidar su cuota de mercado.
Las soluciones SaaS no son una moda. Como hemos visto, el CTP, la escalabilidad y la disponibilidad del sistema hacen del modelo de suscripción una solución muy atractiva. Esto es especialmente cierto para las PYMES y las empresas con acceso limitado al capital. Un SGA SaaS como el de Generix es una solución tecnológica asequible que ofrece todo lo necesario para transformar las operaciones en su almacén.