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23/09/2025
AP Automation, Facturación electrónica
Artículo
Un marco técnico reforzado para acompañar la transición
Para preparar esta reforma fiscal, el Ministerio de Finanzas de Polonia ha publicado una documentación detallada que incluye los esquemas XSD, folletos explicativos y una guía sobre los anexos (Zalacznik). Se han habilitado tres entornos distintos —producción, demo y pruebas— con interfaces API plenamente operativas. Además, el gobierno ha aclarado los derechos y permisos relacionados con los certificados (ZAW-FA), las delegaciones de acceso y los tokens necesarios para conectarse al sistema.
Este modelo, inspirado en los sistemas de clearance ya implantados en Italia y Francia, tiene como objetivo garantizar la transmisión en tiempo real de las facturas al fisco polaco. La meta es clara: reducir el fraude del IVA, reforzar la transparencia y agilizar los procesos de control.
¿Sabías qué?
El KSeF es uno de los proyectos más ambiciosos de digitalización fiscal en Europa Central. Sitúa a Polonia entre los países pioneros en la adopción del e-invoicing obligatorio.
Dudas técnicas y organizativas por resolver
A pesar de una documentación cada vez más completa, persisten varias zonas de incertidumbre a medida que se acerca el Go-Live. La carga técnica del KSeF sigue siendo motivo de preocupación: los límites de llamadas API son muy estrictos —un envío por lote cada minuto o veinte consultas de estado en diez minutos—, lo que podría generar ralentizaciones en los cierres mensuales. Las grandes empresas, especialmente en sectores como distribución, telecomunicaciones o energía, temen picos de carga que afecten la continuidad operativa.
En el plano funcional, la estabilidad del sistema aún debe ponerse a prueba. Los múltiples códigos de error (9101, 21121, 21401, etc.) requieren una gestión precisa por parte de los integradores. Además, los casos de facturas rechazadas parcialmente dentro de un mismo lote plantean dudas sobre la solidez de los flujos productivos y la coherencia en los procesos de validación.
Otro punto sensible son los anexos estructurados. Polonia es hoy el único país de la UE que impone este formato XML único por factura, prohibiendo cualquier archivo adjunto en PDF o JPG. Esta restricción técnica complica la operativa de empresas acostumbradas a enviar justificantes voluminosos como contratos o informes de ejecución.
La transición del formato FA(2) al FA(3) añade complejidad. Las facturas emitidas antes de febrero de 2026 deberán corregirse en el nuevo formato, incluso para notas de crédito y regularizaciones. Los ERP tendrán que gestionar simultáneamente dos lógicas de mapeo, lo que implica un esfuerzo de adaptación considerable.
La gestión de accesos y certificados supone otro reto operativo. Cada entorno —test, demo y producción— exige un certificado distinto, lo que incrementa la carga administrativa, especialmente para grupos internacionales. Por último, la integración del código QR KSeF, obligatorio en cada factura, genera dudas sobre su tamaño mínimo, legibilidad en PDFs y compatibilidad con herramientas internas de lectura.
Un calendario ambicioso y empresas aún cautelosas
A menos de un año para la entrada en vigor de la reforma, la cuenta atrás ya ha comenzado. Las autoridades polacas continúan realizando los ajustes necesarios para garantizar la estabilidad del sistema. Las empresas, por su parte, se muestran prudentes y reclaman mayor claridad sobre la gestión de rechazos parciales, la devolución de los códigos QR y la capacidad del sistema para absorber grandes volúmenes de intercambio.
Según un estudio de PwC, cerca del 65 % de las empresas polacas consideran que no están preparadas para la reforma fiscal en este momento. Muchas prefieren centrar sus esfuerzos en 2025 en la vigilancia normativa y la calificación de los Accredited Service Providers (ASP), antes de iniciar los proyectos técnicos en 2026.
Cifra clave
El KSeF podría reducir en un 20 % los costes administrativos asociados a la facturación, al tiempo que mejora la trazabilidad y la seguridad en los intercambios comerciales.
Generix, socio clave para la conformidad en e-invoicing
En este contexto, Generix se posiciona como un aliado de confianza para acompañar a las empresas en su adaptación al KSeF. Gracias a su experiencia multi-país (Francia, España, Alemania, Benelux…), el grupo ofrece una plataforma robusta e interoperable, capaz de gestionar tanto los flujos KSeF como los formatos Peppol/EN16931. Su enfoque global, que combina expertise normativa y dominio técnico, permite a las organizaciones afrontar con tranquilidad esta reforma fiscal polaca y prepararse para las próximas olas europeas, especialmente en Bélgica, Alemania y en el marco de ViDA antes de 2028.
La reforma fiscal en Polonia refleja la profunda transformación de los sistemas tributarios europeos. Más allá de la obligación normativa, representa una oportunidad para optimizar procesos internos y reforzar la transparencia financiera. El éxito del Go-Live del KSeF dependerá tanto de la preparación de las empresas como de la estabilidad técnica del sistema. Anticipar, probar y colaborar con socios fiables será la clave para una transición exitosa hacia un modelo fiscal más digital, seguro y armonizado a nivel europeo..
