Ventajas y ahorros de un portal de gestión de proveedores

La mayor exigencia en tiempos y costes está presionando de forma muy evidente sobre las actividades de gestión de las compañías. Por extraño que parezca aún perviven en las empresas operativas ancladas en el papel y la gestión manual, con procesos antiguos que generan retrasos y errores en los procesos de gestión de nuestros proveedores. Debemos aprovechar las ventajas que nos aporta la digitalización para abordar los problemas que tenemos en nuestras áreas de compras y administrativas.

• Procesos manuales repetitivos que serían fácilmente automatizables.
• Personal dedicado a tareas de poco valor añadido a o largo del proceso, gestionando procesos en diversos sistemas (ERP, correo, Excel…)
• Mucha documentación en papel y de diferente naturaleza en departamentos diferentes y no orientadas a procesos (compras, almacén, operaciones, contabilidad…)
• Información distribuida en distintos sistemas que no se comunican entre sí
• Aprobaciones que se retrasan y que retrasan los procesos

Orientarse al proceso digitalizando hace que todos los decisores compartan la misma información, la visualicen a lo largo de todas las fases del proceso, recabando las autorizaciones necesarias y compartiéndola con la organización y los proveedores implicados de manera ágil y transparente.

La digitalización del proceso de gestión de proveedores no solamente evita esos problemas, sino que genera ahorros muy considerables al facilitar el control en tiempo real, mejorar el rendimiento y la relación con los proveedores ya que:

• Disminuye enormemente el tiempo del proceso al eliminar todo tipo de tareas repetitivas
• Evita los errores manuales, aporta fiabilidad y menor coste de reprocesamiento de pedidos, etc.
• Los flujos de operaciones son dinámicos y flexibles y no retardan el funcionamiento, las autorizaciones se pueden organizar en función de procesos de negocio, umbrales, etc.
• Las personas pueden dedicarse a tareas de mayor valor, toma de decisiones, análisis de proveedores, negociación, etc.
• Las plataformas de colaboración garantizan la comunicación entre sistemas, la idoneidad de la información y la inmediatez de la búsqueda de documentación a lo largo de todo el proceso.
• Hay acceso rápido y sencillo a toda la información, desde cualquier parte de la organización y con trazabilidad de la misma.
• Mejora la experiencia del cliente interno de mi organización ya que puede consultar el estado del proceso en todo momento.

Ya antes de la pandemia un estudio de EY estimaba que el tiempo promedio de procesamiento unitario con este tipo de portales en el momento que se automatizaban los procesos pasaba de 15 días a 3 días y el coste unitario podía pasar de un entorno de entre 7 a 15 € en papel a solo 0,3 cént. por pedido/factura procesada.

Si su empresa está pensando en abordar un proyecto de gestión de proveedores, no dude en pedirnos más información sobre nuestra solución Purchase to Pay (P2P) o Portal de proveedores. Estaremos encantados de informarle sin ningún compromiso.

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