I vantaggi del portale per la gestione dei fornitori

Le esigenze del mercato globale, sempre più stringenti in termini di tempo e costi, esercitano un’evidente pressione sulle attività legate alla gestione aziendale. Per quanto possa sembrare strano, all’interno di molte organizzazioni perdurano processi ancorati alla carta e al lavoro manuale, operazioni obsolete che generano ritardi ed errori nella gestione dei fornitori. Occorre sfruttare i vantaggi della digitalizzazione per gestire i problemi che affliggono le aree acquisti e amministrazione delle aziende, quali:

• Processi manuali ripetitivi facilmente automatizzabili;
• Personale dedicato a compiti dallo scarso valore aggiunto che gestisce i processi su sistemi diversi (ERP, email, Excel…);
• Documentazione cartacea di diversa natura e non utile allo svolgimento dei vari processi (acquisti, magazzino, gestione, contabilità…);
• Informazioni gestite su sistemi diversi che non comunicano tra loro;
• Ritardi nelle approvazioni e rallentamento dei processi.

La digitalizzazione dei processi fa sì che tutti i decisori condividano le stesse informazioni, le visualizzino durante tutte le fasi della gestione, raccolgano le necessarie approvazioni e le condividano in modo agile e trasparente con l’organizzazione e i fornitori coinvolti.

La digitalizzazione del processo di gestione dei fornitori non comporta solo la riduzione dei problemi sopra elencati, ma genera anche risparmi considerevoli grazie al controllo in tempo reale, al miglioramento delle performance e delle relazioni con i fornitori stessi. Fra i numerosi vantaggi, un portale per la gestione dei fornitori:

• Riduce notevolmente il tempo di elaborazione dei processi poiché elimina tutte le operazioni ripetitive;
• Evitagli errori manuali, aumenta l’affidabilità, riduce i costi di rielaborazione degli ordini, ecc.;
• Aumenta la dinamicità e la flessibilità dei flussi operativi evitando eventuali rallentamenti, consentendo di organizzare le autorizzazioni in funzione dei processi aziendali;
• Fa sì che il personale possa dedicarsi a operazioni di maggior valore, come il processo decisionale, l’analisi dei fornitori, la negoziazione, ecc.;
• Consente ai sistemi di comunicare tra loro grazie alle logiche proprie delle piattaforme collaborative, le quali, inoltre, garantiscono l’idoneità delle informazioni e l’immediatezza nella ricerca di documenti in tutte le fasi del processo;
• Consente di accedere in modo facile e veloce a tutte le informazioni, da qualsiasi area dell’organizzazione e con la massima tracciabilità.
• Migliora l’esperienza del cliente interno all’organizzazione, consentendogli di consultare in ogni momento lo stato di avanzamento del processo.

A conferma di tutto ciò, un’indagine di Ernst & Young ha stimato che, ancor prima della pandemia, il tempo medio di elaborazione unitaria con un portale fornitori in grado di automatizzare i processi, si riduceva da 15 giorni a 3 giorni e il costo unitario poteva passare dai circa 7-15 euro della carta a soli 0,3 centesimi per ordine/fattura elaborata digitalmente.

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