Portale fornitori, efficienza attraverso la collaborazione

La gestione degli acquisti e della fatturazione con i fornitori è un processo che genera importanti carichi di lavoro per il reparto amministrativo di un’azienda. Garantire la corretta ricezione delle fatture, verificarne la congruenza rispetto agli ordini originali, apportare eventuali modifiche, ottenere le autorizzazioni e comunicare le conferme ai fornitori sono solo alcune delle molte attività che incidono in modo evidente sull’efficienza dei processi amministrativi all’interno di un’azienda. Quindi, se è possibile automatizzare queste operazioni, ne conseguirà un risparmio importante in termini di tempo e denaro, percepibile praticamente da subito. Le soluzioni che automatizzano la gestione dei fornitori, come il portale fornitori o Portal Purchase to Pay (P2P) di Generix, permettono di digitalizzare e automatizzare i processi di acquisto e amministrativi con questi partner. Finora soluzioni di questo tipo sono sempre state riservate alla gestione di fornitori di grandi dimensioni, che potevano avvalersi di sistemi EDI (scambio elettronico di dati). Tuttavia, software di gestione dei fornitori come Purchase to Pay (P2P) di Generix semplificano l’automazione della gestione di qualsiasi tipo di fornitore indipendentemente dalla sua capacità tecnologica, grazie a infinite possibilità d’integrazione, nelle quali trova spazio anche la modalità manuale. Questi portali B2B diventano di fatto un ambiente di lavoro collaborativo con tutti i fornitori, i quali vengono aggiornati in tempo reale sull’andamento delle loro vendite, dalla creazione dell’ordine fino al pagamento della fattura, attraverso la pubblicazione di tutti i documenti. In questo modo, si rende più trasparente la relazione con il fornitore, si incoraggia la collaborazione e, più in generale, si migliora il rapporto fra le due aziende. Sono i vantaggi dell’automazione della gestione amministrativa che può essere impiegata con fornitori di qualsiasi tipo, senza eccezioni. Il portale fornitori copre tutte le fasi della gestione del fornitore, dall’inserimento dell’ordine alla fatturazione e lo fa con la massima tracciabilità in ogni singolo passaggio (convalida, ricezione, ecc.). Infine, fornisce una visibilità end-to-end su tutti i file e su tutte le operazioni in tempo reale. Grazie a tutte le sue peculiarità, come la capacità di automazione, di miglioramento dei processi ecc., questa soluzione rende possibile un risparmio fino al 50% rispetto ai sistemi di gestione manuale. Il software di gestione dei fornitori è dotato di una serie di funzioni che mirano specificamente alla riduzione dei tempi di elaborazione e all’ottimizzazione della gestione:

• permette ai fornitori di autoregistrarsi, in modo che i propri collaboratori possano concentrarsi su altri compiti;
• accetta lo scambio di documenti in qualsiasi formato (EDI, PDF, CSV, ecc.);
• raccoglie automaticamente i diversi documenti del processo di acquisto (ordine, bolla, contratto, ecc.) applicando diversi livelli di priorità e margini di tolleranza;
• genera report sullo stato di avanzamento dell’operazione con tanto di tracciabilità e tempistica in ogni fattura;
• offre diversi criteri di localizzazione e selezione delle fatture (tipologia, campi, importi, ecc.);
• facilita la creazione di flussi di lavoro di automazione per i processi di pagamento ai fornitori;
• consente di applicare condizioni di sconto in caso di pagamento immediato.

Affinché l’automazione e la comunicazione con il fornitore risultino facili, dirette e affidabili, la soluzione è dotata anche di un proprio servizio di messaggistica via chat e offre la possibilità di inviare messaggi personalizzati al fornitore.

Il portale fornitori è uno degli strumenti più efficaci per chi desidera migliorare i processi di relazione con le aziende partner grazie alla sua flessibilità, semplicità d’uso e massima trasparenza. L’insieme di queste caratteristiche rendono possibile uno straordinario incremento di efficienza di tutti quei processi che possono sembrare semplici, ma che in realtà sottraggono alle aziende importanti risorse, in termini economici, umani e di tempo. Per ricevere maggiori informazioni sul nostro portale fornitori, non esitare a contattarci.

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