Doorgedreven EDI om de vruchten van globalisering te plukken

De AGRO Merchants Group werd in 2013 opgericht als aanbieder van koel- en vriesdiensten en value added logistics voor de voedingssector. Om die rol op wereldvlak te spelen, ging het bedrijf met de steun van financiële partner Oaktree Capital Management op overnamepad. Dat bracht voordelen, maar zorgde voor organisatorische uitdagingen…

Een netwerk van een zestigtal locaties met meer dan 7,7 miljoen m² aan koel- en vries magazijnen verdeeld over vier continenten betekende ook een lappendeken van Electronic Data Interchange of EDI-systemen… “Dat maakte het moeilijk om efficiënt te werken. We zochten daarom een partner die ons kon helpen om de verschillende EDI-systemen te consolideren en te stroomlijnen,” zegt Adriaan Lievense, IT Manager Netherlands bij AGRO Merchants. “We vonden die partner in Generix Group, een EDI provider die wereldwijd vertegenwoordigd is.”

Ook voor klanten

Generix Group zorgt bij AGRO Merchants voor de uitbouw van één EDI-systeem binnen de hele organisatie, waardoor het ten volle kan genieten van de schaalvoordelen. “Daarnaast waren er natuurlijk de verschillende EDI-systemen van klanten. Hen betrekken was voor ons even belangrijk, want ze zorgen mee voor de efficiëntie van de orderverwerking. Door een flexibel mapping-systeem uit te werken, zorgt Generix Group ervoor dat hun input vertaald wordt naar onze eigen systemen en we dus in één ‘taal’ kunnen werken,” aldus Lievense.

Communicatie is bij die strategie belangrijk, om zo tot een hoge participatiegraad te komen en van in het begin de juiste informatie te pakken te krijgen. Om daarvoor te zorgen, ontwikkelden AGRO Merchants  en Generix Group samen een ‘EDI playbook’. Daarin staat uitgelegd wat ons EDI-systeem doet, wat de ‘spelregels’ zijn en de voordelen die dat oplevert, zodat klanten optimaal geïnformeerd zijn.” Voor klanten die nog geen gebruik maken van een EDI-systeem, en dat waren er heel wat, heeft AGRO Merchants samen met Generix Group een project framework ontwikkeld dat klanten toelaat om er vlot mee te starten, inclusief ondersteuning van een drietal weken na go live. “Dat wordt positief onthaald, vooral ook omdat het zo gestructureerd en bevattelijk geïmplementeerd wordt.”

Het door AGRO Merchants gebruikte systeem is flexibel en laat ook andere interne verbeteringen toe. “Zo hebben we een in onze vestiging in Gdansk een project gerealiseerd waarbij het EDI-systeem, het warehouse managementsysteem (WMS) en het financiële systeem gekoppeld zijn. Daarbij worden alle in WMS geproduceerde verkooporders automatisch vertaald naar het financiële systeem. Op die manier creëert onze aanpak meer dan enkel de traditionele voordelen,” besluit Lievense.

ROI

Aan alles hangt natuurlijk een prijskaartje, maar dat is gezien de 24/7 ondersteuning volgens Lievense zeer competitief, en de kost wordt deels gecompenseerd door een efficiëntere manier van werken. “Het zorgt voor minder niet-gestructureerde communicatie, data die in real time gedeeld wordt, orders die sneller verwerkt kunnen worden en een foutenmarge van zo goed als nul.”