Certificado Digital Qualificado nas Faturas PDF: 1 janeiro de 2024
Publicado a 24 Outubro 2023
A obrigatoriedade está a chegar
Envia faturas PDF para os seus clientes? A partir de 1 de janeiro de 2024, o envio eletrónico de fatura PDF deixa de ser legalmente aceite, pelo que deverá recorrer a um Certificado Digital qualificado para cumprir os requisitos legais e garantir a autenticidade e integridade dos documentos. Descubra, neste artigo, tudo o que precisa saber sobre as novas regras da Fatura em formato PDF.
Enquadramento legal
O Decreto-lei n.º 28/2019 estabelece as condições para a emissão de documentos eletrónicos, com o objetivo de promover a adoção da fatura eletrónica e o arquivo digital. Relativamente ao artigo nº 12 deste decreto, são definidos alguns requisitos para a emissão de faturas eletrónicas, nomeadamente:
- Faturas e outros documentos de importância fiscal podem ser emitidos por via eletrónica, desde que haja concordância prévia por parte do destinatário.
- As faturas em formato PDF sem recurso a um Certificado Digital Qualificado só serão aceites até 31 de dezembro de 2023. A partir desta data deixam de possuir validade legal. É fundamental preparar os seus sistemas para estar em conformidade legal.
O que é um Certificado Digital Qualificado?
Um Certificado Digital Qualificado é um documento eletrónico autenticado que torna uma assinatura eletrónica válida e legal, tanto em Portugal como em toda a Comunidade Europeia. O Certificado Digital Qualificado garante a identificação de pessoas ou entidades para fins de verificação de autenticidade da origem de documentos e da sua integridade de conteúdo. É denominado "Certificado Digital Qualificado" uma vez que é emitido emitido por entidades devidamente credenciadas, garantindo, assim, a sua legitimidade.
Funcionalidades do Certificado Digital Qualificado
- Autenticação: permite identificar claramente uma pessoa ou organização. Por outras palavras, é a forma de garantir a identidade da pessoa ou entidade associada a um documento.
- Assinatura: serve para comprovar que quem enviou o documento concorda com o conteúdo. Funciona como um selo de aprovação que mostra que a pessoa está de acordo com o que está escrito.
- Integridade: garantia de que um documento não foi modificado após ter sido assinado. Assegura que o conteúdo permanece exatamente como estava quando foi assinado, impedindo qualquer tipo de manipulação ou fraude.
Quando devo preparar a minha empresa para o envio de faturas PDF certificadas?
Para preparar a sua empresa para o envio de faturas PDF certificadas, é aconselhado iniciar este processo com a maior antecedência possível. Preferencialmente, antes de 1 de janeiro de 2024.
Esta abordagem permitirá uma transição mais tranquila e possibilitará a formação adequada para a sua equipa. Desta forma, estará a cumprir a legislação em vigor e terá os seus sistemas preparados.
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