[Dossiê] Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Arquivamento Probatório: um Par Inseparável
Publicado em 7 Dezembro 2018
Estamos nos movendo para uma era em que a digitalização, seja voluntária ou imposta por lei, está assumindo o formato de papel tradicional. Durante essa transição, devemos garantir que um documento digital contenha o mesmo valor probatório de um documento. Hoje em dia, um documento digital pode legalmente ser usado como evidência admissível, desde que certas regras sejam seguidas. Essas regras são descritas em detalhes nas diferentes diretrizes legais.
Enquanto a digitalização efetivamente simplifica todos os tipos de faturamento e processos de faturamento, é importante entender os desafios, principais riscos, regras e regulamentos, bem como diferentes opções disponíveis, para que você possa fazer a escolha certa quando se trata de gerenciamento de documentos e arquivamento probatório. Nós forneceremos vários artigos sobre este assunto com o objetivo de esclarecer quaisquer áreas cinzentas que possam parecer confusas ou pouco claras.
De evidência escrita a evidência digital
Documentos digitais fizeram sua primeira aparição nos anos 70 e 80 com o surgimento de processadores de texto e sistemas de microcomputadores. Com o advento da internet, seu uso tornou-se a norma. A transformação digital está agora centrada no documento digital com o surgimento de diferentes soluções de automação de processos e sem papel. Hoje, um documento em papel é geralmente apenas uma impressão de um documento que foi inicialmente criado digitalmente, e não o contrário.
Os benefícios da digitalização são ótimos e, ao longo do tempo, o documento digital tornou-se bastante sofisticado, interativo e muito acessível. O movimento, no entanto, traz alguns desafios junto com ele, especialmente em termos de provas admissíveis. Até agora, a prova admissível sempre foi um documento escrito ou físico, mas graças ao rápido desenvolvimento e uso da documentação digital, certas alterações legais foram colocadas em prática, tornando um documento digital tão confiável em um tribunal como um documento escrito.
A digitalização vai de mãos dadas com o arquivamento digital
Como a digitalização basicamente significa a substituição de um documento físico por um digital, isso afeta claramente a comunicação entre as empresas, especificamente na maneira como os documentos são trocados, gerenciados e arquivados. Agora, tornou-se rentável para as empresas ficar completamente sem papel, embora nem todos avaliem o impacto que isso pode ter no arquivamento, já que um documento digital só pode ter valor probatório sob certas condições. É por isso que é impossível desassociar a digitalização do arquivamento probatório do documento. Para permanecer em conformidade com a lei, as empresas devem levar em conta o arquivamento de conformidade quando analisam diferentes soluções sem papel.
As regras do arquivamento probatório
A lei francesa 2000-230 estabelece que um documento digital pode ser considerado uma prova admissível da mesma forma que um documento escrito, desde que seja possível determinar quem criou o documento e que ele tenha sido criado e conservado dentro de certas condições que garantir sua integridade. Uma empresa deve ser capaz de provar facilmente que sua tecnologia foi adaptada para fornecer um processo sem papel documentado e regulamentado de ponta a ponta, incluindo como um documento é arquivado e por quanto tempo. Os objetivos desta decisão são garantir que o documento e seus autores sejam autênticos, que possam ser preservados a longo prazo, que confirme a integridade e a legibilidade do documento durante todo o seu ciclo de vida e que possa ser acessado quando necessário por usuários autorizados.
Uma assinatura eletrônica é a principal maneira de garantir a autenticidade de um documento digital, já que fornece tanto a integridade do documento como a pessoa que o assinou, e não pode ser modificado ou removido. Também é possível usar carimbos de hora eletrônicos de terceiros, que são usados principalmente para proteger e conservar documentos lacrados.
Nas próximas semanas, analisaremos diferentes aspectos do faturamento e arquivamento sem papel, abordando tópicos como gerenciamento de riscos, diferentes maneiras de conservar documentos digitais, bem como diferentes soluções e suas funcionalidades, e a melhor maneira de abordar um movimento para zero papel.
